煤炭企業(yè)基建期項目檔案收集歸檔要求及整理策略

韓新峰

【摘要】煤炭的現(xiàn)代化發(fā)展對基建期煤礦基本建設(shè)工作提出了新的要求，為適應(yīng)現(xiàn)代煤炭企業(yè)發(fā)展新潮流的要求，需要對企業(yè)內(nèi)部管理進行一系列改革，檔案管理的改革就是其中的重點，也是提高企業(yè)管理效率及行業(yè)競爭力的有效手段。目前，基建期煤炭企業(yè)的檔案管理工作并不規(guī)范，存在的很多問題影響著煤炭企業(yè)基建期的檔案利用，阻礙了企業(yè)管理效率的提升，對新建煤炭企業(yè)的建設(shè)進度產(chǎn)生一定制約，長遠來看，對礦井建成后檔案專項驗收及整體項目的竣工驗收起到?jīng)Q定性作用。

【關(guān)鍵詞】基本建設(shè)項目；檔案收集歸檔；整理

自1994年原工業(yè)部出臺《煤礦工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》后，一直采用規(guī)則中的要求對基本建設(shè)項目的檔案進行收集、分類、管理等。煤礦建設(shè)工程從開始籌劃到完工驗收都離不開基本建設(shè)項目的檔案管理工作，這是一項動態(tài)的工作，隨著工程進度的開展逐步完善相應(yīng)的檔案資料，真實地記錄著煤礦工程施工現(xiàn)狀。基本建設(shè)項目檔案管理工作能夠真實有效地進行，關(guān)鍵在于檔案資料的收集。檔案資料的收集能夠保證基本建設(shè)項目相關(guān)資料的完整性，是開展檔案管理工作的前提保證。建設(shè)項目檔案資料的完整性與真實性直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此收集資料時一定要做到準確，并與實際的工程進度相符合。煤礦基本建設(shè)項目的檔案管理工作一定要嚴格按照國家的要求進行，并對檔案進行分類，對有保存價值的資料必須進行妥善的統(tǒng)一的管理，以便日后的翻閱。

一、基本建設(shè)項目前期的檔案收集工作

（一）檔案資料類型的選擇。完整的基本建設(shè)項目檔案資料主要包括工程項目施工前期的資料、施工過程中的即時資料、運營階段的資料、國家規(guī)定的其他資料、還有員工的信息檔案。工程項目施工前期的檔案資料主要有設(shè)計環(huán)節(jié)中需要的資料信息，關(guān)于工程項目可行性討論的報告，實地考察與驗證的資料，還有所有的設(shè)計文稿等資料。施工過程中的資料主要包括施工現(xiàn)場監(jiān)管的記錄文件，工程的施工圖紙、工程項目的竣工效果圖，施工單位的相關(guān)信息，以及承包雙方的委托合同等。運營階段的資料主要指試運行過程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還有就是正式投產(chǎn)后的相關(guān)資料。國家規(guī)定的資料主要是相關(guān)政策要求必須具備的工程項目的圖片、錄像記錄資料等。

（二）檔案資料時間的選擇。基本建設(shè)項目檔案的收集需要根據(jù)工程項目的進度，及時進行整理。新設(shè)備、新技術(shù)的引進一定要先進行書面文件的登記與備案，再進行使用。基本建設(shè)項目檔案收集工作需要與工程項目施工進度同步進行，這樣才可以保證檔案資料的有效性。

二、基本建設(shè)項目檔案管理工作

煤礦基本建設(shè)項目所有的檔案資料應(yīng)該都需要符合國家的相關(guān)規(guī)定，并以檔案管理要求為依據(jù)，由文件檔案的所屬單位進行詳細整理，工程項目負責(zé)單位的各個部門需要根據(jù)收到的文件的類型、內(nèi)容、時間等進行年度性質(zhì)的整理。檔案資料的類型不同，歸檔整理的方式也不一樣。工程項目施工前期的實地勘察與初期設(shè)計等基礎(chǔ)性的文件資料需要依據(jù)工程項目或者專業(yè)進行歸檔；關(guān)于引進的技術(shù)、設(shè)備，竣工驗收與試運行階段的資料信息按照單項工程進行整理；項目施工的相關(guān)記錄、工程驗收的實時記錄、工程質(zhì)量評定的結(jié)果則歸于單位工程這一類別；施工單位負責(zé)施工規(guī)程中設(shè)計方案更改、試運行數(shù)據(jù)資料、維護保養(yǎng)文件的整理；工程項目的建設(shè)單位負責(zé)整理項目招標(biāo)文件、所用設(shè)備資料。

煤礦基本建設(shè)項目檔案文件可以根據(jù)文件之間形成規(guī)律和成套性的特點進行組卷管理，在不改變卷內(nèi)文件之間緊密聯(lián)系的前提下，進行科學(xué)的分類，合理地組卷。基本建設(shè)項目檔案管理文件的組卷方式多種多樣，例如，以時間、問題、單位工程等進行組卷管理。當(dāng)卷宗內(nèi)文件保存期限不一致時，以時限長的文件為主；文件排列順序可以按問題嚴重性的大小，也可以按照時間的先后順序，還可以依據(jù)文件的重要程度。項目案卷需要有詳細的編目，將卷內(nèi)文件的目錄、文件的頁碼、案卷的封面設(shè)計等都需要包含在內(nèi)。

三、基本建設(shè)項目檔案歸檔工作

煤礦基本建設(shè)項目設(shè)計的部門比較多，有承建單位、施工單位和監(jiān)管單位，各個單位部門需要在工程項目竣工后，將各自整理的工程項目的檔案資料送交承建單位的檔案管理部門進行歸檔。考慮到煤礦基本建設(shè)項目的施工期比較長，可以根據(jù)施工階段的不同分階段進行歸檔；可以依據(jù)單個工程項目的完成情況進行歸檔；也可以等此項建設(shè)工程竣工后統(tǒng)一進行歸檔。歸檔的文件資料需要形成完整體系，真實地反映建設(shè)項目施工過程中的各個細節(jié)，是對整個基本建設(shè)項目的完整回放，文件資料的每個數(shù)據(jù)、記錄都要求與實際的施工情況相符合，并保證實體建設(shè)項目與圖紙設(shè)計相符合，工程質(zhì)量符合建設(shè)單位的質(zhì)量要求。基本建設(shè)項目檔案資料在由施工方進行收集、管理、歸檔成冊后，需要由監(jiān)管部門、質(zhì)管部門、文件編制方三方進行會審，以確保文件檔案資料的真實可靠性。

四、結(jié)語

基本建設(shè)項目的檔案管理工作在煤礦建設(shè)工程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，關(guān)系著工程項目能否順利進行驗收。煤礦基本建設(shè)項目的參與單位比較多，施工過程中產(chǎn)生的檔案資料也比較復(fù)雜，這就要求工作人員在資料的收集、分類等環(huán)節(jié)要格外地細心，必須按照國家的相關(guān)規(guī)定開展檔案管理工作，一定做到有據(jù)可依，有據(jù)可查。

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