稅收業務檔案電子化管理研究與實踐

摘要：在構建互聯網+稅務的今天，為實現檔案管理科學化、嚴謹化、規范化，有效支撐同城通辦和網上涉稅業務，稅收業務檔案電子化管理顯得尤為迫切，本文從本單位稅收業務檔案電子化管理建設入手，積極進行了應用實踐，并且結合當前稅務部門信息化發展形勢，對稅收業務檔案電子化管理進行了下一步實踐展望。

關鍵詞：稅收；檔案；電子化管理

中圖分類號：F810.42 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）010-0000-01

一、建設背景

稅收征管檔案是稅務部門在稅收征收管理活動中形成與稅收征管業務有密切聯系的有保存價值的原始記錄 [1]。但是，多年來傳統的檔案管理模式一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，致使征管資料的管理中存在著標準不統一、內容不齊全、查閱不方便、保管條件差等問題，增值利用不高，不適應時代發展的要求[2]。另外，納稅人報送的備案類資料和證明性材料未實現在征管各系統中電子化存儲，查詢不便利，對后續稅收監控管理帶來影響。之前我局從健全檔案管理制度、強化征管檔案觀摩等方面入手采取了一些措施，收到了一些效果，但是對于當前的檔案管理模式治標不治本。稅收業務檔案管理急需走上由“傳統檔案管理”向“電子檔案管理”轉變的道路，實現了稅收征管資料的檔案電子化管理。

本單位征管業務檔案管理的現狀：

1.納稅人、業務量激增，人工集中歸檔難以為繼

隨著納稅人數量和業務量的急劇增加，手工歸檔、查詢和紙質資料傳遞效率低、差錯率高的弊端日益凸顯，實際上難以達到有序保管的要求。并且，受基層局檔案室場地的局限，同一納稅人的不同檔案往往分散在不同部門和工作人員的檔案柜、儲藏室中，相互之間未建立聯系。

2.紙質流轉成為同城通辦、網上辦稅的瓶頸

由于缺乏信息化支持，全系統行政審批仍然主要依靠紙質資料傳遞，跨區市行政審批、備案等事項的同城通辦無法實現，網上審批的瓶頸也難以突破，制約了全市服務資源的統籌運用和服務水平的提高。

3.互聯網+稅務的推動，急需實現稅收業務檔案網上采集，傳遞

隨著互聯網稅務的建設，納稅人足不出戶就可以辦理涉稅事宜，這就要求改變原有的檔案存貯、傳遞模式，依托互諒網，實現涉稅資料的網上采集，統一存貯。

二、稅收業務電子檔案實踐探討

該系統應用后將改進傳統“按戶歸集、裝訂歸檔”的方式，實現電子信息隨業務流轉，紙質資料就地封存。系統建設如下：

（一）總體流程

總體流程為：電子化采集-人工審核-紙質檔案交接-紙質檔案封裝-紙質檔案入庫-檔案檢索-檔案借閱-檔案遷移-檔案銷毀。借鑒紙質檔案管理辦法，實現了電子檔案的全生命周期管理，從產生到銷毀進行了全程管理。實現了檔案管理的信息化。

（二）系統主要功能

系統主要功能包括電子檔案采集管理、影像管理、報表統計、影像查閱、借閱管理、紙質檔案管理以及系統管理等，每個模塊中根據業務需要劃分為數量不等的子功能模塊。

（三）紙質檔案流轉

在電子檔案系統中，實現了紙質檔案痕跡化流轉，紙質檔案整個生命周期中涉及的主要環節如下：影像資料分類-影像資料采集-紙質資料裝包-影像人工審核-紙質資料入庫-檔案檢索-待借閱管理-紙質檔案借閱-紙質檔案拆封-紙質檔案借出-紙質檔案歸還-紙質檔案裝包-紙質檔案入庫-紙質檔案銷毀。

（四）多渠道涉稅資料受理

為滿足跨部門跨系統的信息共享，受理多渠道涉稅資料，實現在進行業務受理時，在安全機制下，稅務機關可采納納稅人提供的紙制涉稅資料、電子涉稅資料、系統中已有電子檔案資料以及其他系統、其他部門的電子資料。

（五）電子檔案信息復用

在優化納稅服務，減輕納稅人負擔，真正做到一次報送，多處使用中，電子檔案信息服用顯得尤為重要。本系統從基礎數據分類入手，通過資料實體與復用資料關系對照，實現了資料的復用。

1.基礎維護

為實現電子檔案的資料復用，建立資料實體復用對照關系：

資料實體：電子檔案系統中，將所有實體資料進行抽象，唯一、不重復的，不具有任何業務大小類的含義，如“工商執照原件”在資料實體管理中，將對應一個實體。

資料類別：與原系統中業務小類下維護的資料類別相同，每一個業務小類下的資料類別將會是唯一、不重復的，而每個業務小類下的每個資料類別分別對應一個資料實體，如上圖，不同的業務小類下的資料類別，可能存在相同的資料實體，如“工商執照原件”可能會在多個不同的業務小類中使用。

2.資料分類使用

在資料分類模塊中，系統根據選擇的資料類別，自動檢索該納稅人該資料類別對應的資料實體，這樣，可以復用該納稅人已有資料，通過資料實體，可實現對不同業務小類下的資料復用。

三、應用效果

實施稅收業務電子檔案以來，收到了良好的效果，主要體現在以下幾個方面：

一是數據集中，解決了稅務業務檔案存儲較為分散和查找不到的問題；

二是歸檔簡單，不再按本裝訂，通過設定歸檔條件，系統自動歸檔，封包保存省時省力；

三是簡化資料，方便納稅人辦理涉稅事宜。對涉稅資料簡化報送份數，已經采集可以在多個環節復用避免重復報送，為納稅人減輕負擔；

四是便于查閱，推行電子檔案管理系統后足不出戶即可調閱所需資料，可以更好地為稅收征管服務。

四、下一步應用展望

結合目前的應用和稅收業務特點，稅收業務電子檔案在以下幾個方面可做進一步應用探討：

（一）目前稅收業務電子檔案僅限于圖片類影像，在媒體類方面可做進一步探討，支持媒體數據存貯。

（二）稅收資料“一戶式”存貯，實現檔案資料和電子數據同步存儲調閱，在憑證化管理方面可做進一步應用探討。

（三）信息化應用是系統工程，稅收業務電子檔案系統需與目前稅收業務系統實現集成。

（四）隨著國地稅合作的深入，探討利用稅收業務電子檔案系統實現國地稅檔案共享使用，做到納稅人在國地稅任何一家報送資料，都可共享使用，真正減輕納稅人負擔。

參考文獻：

[1]馮冬青，周倩.淺談稅收征管檔案在稅收征管工作中的作用[J].山東檔案，2007（06）：33+36.

[2]李碩.論檔案化管理電子文件是保障電子檔案質量的前提[J].城建檔案，2013（1）.

作者簡介：張曉麗（1978-），女，山東即墨人，學歷：研究生，職稱：中級，青島市國家稅務局，研究方向：稅收經濟和信息化應用。