高校院系行政秘書隊伍現(xiàn)狀及素質(zhì)提升舉措

摘 要： 當(dāng)前高校院系行政秘書隊伍當(dāng)中，很多行政秘書人員的素質(zhì)達(dá)不到相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，綜合素質(zhì)參差不齊的院系行政秘書，影響了院系各項基本行政工作的順利進(jìn)行。針對這一問題，需要及時采取有效措施逐步提升高校院系行政秘書的綜合素質(zhì)，建設(shè)一支高素質(zhì)的高校院系行政秘書隊伍。本文主要從高校院系行政秘書隊伍的現(xiàn)狀入手，對高校院系行政隊伍中存在的問題進(jìn)行分析，并提出提升行政秘書素質(zhì)的相關(guān)舉措。

關(guān)鍵詞：高校院系 行政秘書隊伍 現(xiàn)狀 素質(zhì)提升 舉措

中圖分類號：G46 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）07-0220-01

高校行政秘書是高校行政管理隊伍中的重要組成部分，是高校基層行政工作的執(zhí)行者，在校內(nèi)外的溝通和聯(lián)系、維持學(xué)校內(nèi)部各部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)方面發(fā)揮著不可替代的作用。高校之中往往按照學(xué)科性質(zhì)進(jìn)行基層單位的設(shè)置，院系就是在這樣基礎(chǔ)上產(chǎn)生的單位，院系行政秘書負(fù)責(zé)處理院系內(nèi)部發(fā)生的各項綜合事務(wù)。高校院系行政秘書，是高校院系工作的主要負(fù)責(zé)人，有效的協(xié)調(diào)了院系和學(xué)校之間的各項工作，為院系學(xué)生的正常學(xué)習(xí)和生活提供了更加便利的條件。高校管理工作在不斷的走向完善和成熟的階段，對于高校院系行政秘書的要求也在逐步提升。

一、高校院系行政秘書隊伍的現(xiàn)狀

1.高校院系行政秘書的職責(zé)

高校院系行政秘書，是各個院系設(shè)立的負(fù)責(zé)處理院系內(nèi)部中股東綜合事務(wù)的基層行政人員，對于院系各項工作的順利進(jìn)行起到了重要作用。高校院系行政秘書的工作職責(zé)主要包括：處理高校院系的日常行政事務(wù)，保證經(jīng)費(fèi)能夠按照規(guī)定嚴(yán)格使用，進(jìn)行院系人事管理和科研管理的相關(guān)工作。高校院系在自身經(jīng)費(fèi)方面一定的自主權(quán)，高校院系的行政秘書在進(jìn)行日常的行政工作時，牢牢把握節(jié)約的原則，需要對院系的各項經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理的控制和管理，保證院系花費(fèi)的各項支出都能夠按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行。高校院系行政秘書通常需要制作出日常經(jīng)費(fèi)的使用明細(xì)表，定期進(jìn)行公開展示，便于人們進(jìn)行監(jiān)督。高校院系行政秘書需要協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好院系內(nèi)部各個教職工的考核工作，同時還需要能夠做好科研協(xié)調(diào)工作，開展相應(yīng)的科研講座。

2.高校院系行政秘書日常工作中存在的一些問題

2.1院系行政秘書的綜合素質(zhì)參差不齊

很多高校院系中擔(dān)任行政秘書的人員并不是秘書或者管理類的專業(yè)人才，沒有經(jīng)過較為系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在進(jìn)行日常的行政工作時，對于自身的定位不夠準(zhǔn)確，對于行政秘書的工作職責(zé)理解不夠明確，因而在解決院系的綜合事務(wù)時的服務(wù)意識不夠強(qiáng)烈。行政秘書自身服務(wù)意識不強(qiáng)，在面對相關(guān)部門的協(xié)調(diào)和溝通工作、學(xué)生的日?，嵥槭聞?wù)時，容易產(chǎn)生煩躁的心理，給學(xué)生和其他部門的行政人員留下不好印象。高校院系中的行政秘書依靠自身的工作經(jīng)驗處理日常事務(wù)，遇到一些專業(yè)性較強(qiáng)的行政工作無法順利解決，給高校院系行政工作造成一定困擾[1]。

2.2高校院系行政秘書隊伍建設(shè)缺乏規(guī)劃

高校院系的行政秘書隊伍建設(shè)工作不強(qiáng)，沒有將其作為一個整體進(jìn)行考慮，缺乏相應(yīng)的行政秘書隊伍建設(shè)規(guī)劃。高校院系的行政秘書在進(jìn)行日常的行政工作時，都是作為獨立個體進(jìn)行的，沒有成為一個團(tuán)隊集體，缺乏相應(yīng)的集體意識。缺乏較為完善的發(fā)展規(guī)劃，是高校行政秘書隊伍建設(shè)中的一個重要問題，在很大程度上制約了行政秘書的發(fā)展，給日常行政工作的正常進(jìn)行造成了一定的阻礙。高校院系行政秘書在各個部門之間較為分散，行政事務(wù)處理不夠集中[2]。

2.3高校院系行政秘書培訓(xùn)進(jìn)修的機(jī)會少

高校院系行政秘書每天需要面對大量的工作，往往采用的是定崗定編，很多行政秘書輕易不能離開工作崗位，自身的空余時間較少。高校院系行政秘書沒有足夠的時間進(jìn)行自身的學(xué)習(xí)和提升。大多數(shù)的高校院系對于行政秘書的培養(yǎng)力度都不夠，沒有給行政秘書進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)。高校院系行政秘書自身培訓(xùn)進(jìn)修的機(jī)會少，提升自我的可能性也就相應(yīng)減小，再加上高校往往不夠重視，很多行政秘書對于自身的定位較為模糊，影響了高校院系行政秘書的全面發(fā)展[3]。

二、高校院系行政秘書的素質(zhì)提升舉措

1.選拔任用時提高標(biāo)準(zhǔn)

想要有效改善高校院系行政秘書隊伍中綜合素質(zhì)參差不齊的狀況，在進(jìn)行選拔任用時可以采用提高標(biāo)準(zhǔn)的方式。雖然高校院系對于行政秘書的要求不像一般教師那樣高，但是作為學(xué)校管理隊伍中的基層人員，需要具有較高的秘書專業(yè)知識和管理技能。將高校院系行政秘書作為整體來考慮，不僅要注重每個行政秘書的個人素質(zhì)，還要考慮到人員搭配問題，有效提高行政秘書在日常行政事務(wù)管理方面的能力。提高選拔任用的標(biāo)準(zhǔn)，能夠在用人之初，就保證行政秘書的能力和水準(zhǔn)都處在較高的水平，這樣對保證行政秘書滿足高校院系行政工作的要求具有良好的意義[4]。

2.加強(qiáng)高校院系行政秘書隊伍建設(shè)

將高校院系行政秘書納入學(xué)校整體的管理工作體系之中，加強(qiáng)高校院系行政秘書隊伍建設(shè)工作，逐步提高每個行政秘書的工作能力和行政秘書隊伍的整體素質(zhì)。想要構(gòu)建出更加科學(xué)合理的高校院系行政秘書隊伍，就需要對行政秘書的整體發(fā)展進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，為行政秘書提供良好的發(fā)展和晉升空間[5]。

3.提供更多的進(jìn)修和培訓(xùn)機(jī)會

高校需要給予行政秘書更多的學(xué)習(xí)機(jī)會和學(xué)習(xí)空間，讓行政秘書能夠不斷提升自我，增強(qiáng)自身的各項能力。高校應(yīng)該給行政秘書提供更多的進(jìn)修和培訓(xùn)機(jī)會，制定出中期、長期的培訓(xùn)計劃，從政策方面落實保障行政秘書的進(jìn)修和培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。專項技能的培訓(xùn)，可以采用定期或者不定期舉辦講座或者交流活動的方式進(jìn)行。高?？梢院推渌麑W(xué)校進(jìn)行合作，給行政秘書提供更多的進(jìn)修機(jī)會。

結(jié)語

高校和院系之間、院系和院系之間的各種文件往來、收發(fā)，各種工作會議的精神傳達(dá)，都是高校院系行政秘書需要負(fù)責(zé)的日常任務(wù)。學(xué)校發(fā)布的各項工作任務(wù)，需要高校院系行政秘書進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)調(diào)和布置，院系開展各項學(xué)習(xí)、工作的后勤服務(wù)，同樣需要高校院系行政秘書認(rèn)真負(fù)責(zé)。提升高校院系行政秘書的綜合素質(zhì)是必要之舉。

參考文獻(xiàn)

[1]邱晗凌，黃蘭芳.高校院系行政秘書管理素質(zhì)研究[J].教育教學(xué)論壇，2014（36）：9-10

[2]陳欽瀾.關(guān)于高校行政秘書隊伍建設(shè)的思考[J].兒童發(fā)展研究，2013（4）：48-51

[3]白泰華.淺談如何做好院系行政秘書工作[J].職業(yè)教育（中旬刊），2014（12）：60-62

[4]姚金泱.高校行政秘書隊伍的現(xiàn)狀及對策分析[J].才智，2014（16）：19-22

[5]楊春艷.淺析高校院（系）行政秘書的角色定位及素質(zhì)要求[J].教育教學(xué)論壇，2012（39）：26-27

作者簡介：梁丹丹（1988.1-），女，漢族，廣東揭陽人，東莞理工學(xué)院城市學(xué)院政法系行政秘書，本科，研究方向：高教研究。