大數(shù)據背景下檔案管理的問題探究

[摘 要] 大數(shù)據背景下，傳統(tǒng)的檔案管理沉疴繁重難以適應當前社會的發(fā)展趨勢，本文通過梳理傳統(tǒng)檔案管理面臨的問題，為大數(shù)據時代的檔案管理提供相應的對策。

[關鍵詞] 大數(shù)據；檔案管理；管理技術

1 大數(shù)據背景下檔案管理的特征及其發(fā)展趨勢

1.1 大數(shù)據的屬性

隨著計算機和互聯(lián)網的發(fā)展，我們已經進入了一個大數(shù)據時代，涂子沛先生在《大數(shù)據：正在到來的數(shù)據革命》一書中指出“大數(shù)據之大，不僅僅意味著數(shù)據之多，還意味著每個數(shù)據都能在互聯(lián)網上獲得生命，產生智能，散發(fā)活力和光彩。”大數(shù)據有四個方面的屬性，即大量化（Volume）、多樣化（Variety）、快速化（Velocity）及由此產生的價值（Value）[1]。

1.2 大數(shù)據背景下檔案管理的特點

檔案大數(shù)據與傳統(tǒng)大數(shù)據的共性在于：數(shù)據量巨大、數(shù)據類型繁多、處理速度快三點。而略為不同的是：數(shù)據相對分散、單一種類檔案數(shù)據價值密度高、據可靠性與保真性高。[2]但是，相似中也有差異之處，如大數(shù)據的價值密度相比檔案會比較低，這里的價值密度指的是單位數(shù)量的數(shù)據所含有的信息的價值。

1.3 大數(shù)據背景下檔案管理的發(fā)展趨勢

大數(shù)據時代需要對海量的信息進行加工整合重組，建立統(tǒng)一的平臺，用大數(shù)據技術對其進行統(tǒng)計分析。因此檔案管理的思想觀念應從傳統(tǒng)的分割、封閉的保守檔案是作為原始記錄被保存下來的有價值的資料，是大量原始文件的匯總，具有憑證作用和參考作用，繼承發(fā)揚優(yōu)良的文化傳統(tǒng)并服務于社會的發(fā)展。

2 大數(shù)據應用到檔案管理中的必要性

2.1 社會管理的需要

2013年9月29日，住房和城鄉(xiāng)建設部公布了首批90個智慧城市試點，由國家統(tǒng)一規(guī)劃和施行的智慧城市建設正式起步。【3】智慧城市的建設可以將大量的檔案信心融入到智慧城市的建設中，盤活檔案館中信息資源，便于政府決策和公民的利用，發(fā)揮檔案館應有的職能。

2.2 檔案本體變化對檔案的存儲和備份需求增加

檔案要確保保存檔案能被社會有效利用，承擔檔案的收集、整理、鑒定等任務。大數(shù)據時代，檔案信息量大且載體形式多樣化，比如圖片、視頻、音頻等。到2020年，各級國家檔案館館藏案卷將達6億多卷。[4]

2.3 檔案服務職能的轉變

大數(shù)據時代，檔案服務職能必須為用戶提供智慧化、網絡化的需求，這需要大數(shù)據提供支持為用戶提供有針對性的服務。此外，檔案管理已經從實體管理轉變?yōu)橹R管理，檔案用戶不滿足于數(shù)據和文件的利用，他們希望獲得數(shù)據隱藏的信息和知識，而數(shù)據背后知識的獲得需要通過大數(shù)據技術。

3 檔案管理應用大數(shù)據技術面臨的問題

3.1 管理技術與觀念較為落后

大數(shù)據是時代發(fā)展的必然趨勢，他作為一種技術和一種理念，為社會各領域的發(fā)展提供了機遇和挑戰(zhàn)，檔案事業(yè)也是如此。大數(shù)據的出現(xiàn)為傳統(tǒng)的檔案管理觀念提出了新的要求。這要求檔案管理部門樹立技術化、網絡化和信息化的管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理中，主要是對以紙質為主的實體檔案進行手工整理、編目。在大數(shù)據時代，檔案管理將要在云平臺上建設實現(xiàn)檔案云存儲的的云存儲系統(tǒng)，在此基礎上，對各類有價值的信息進行挖掘和整合，通過對政府和各單位的決策提供參考，實現(xiàn)檔案的價值。

3.2 管理數(shù)據庫較為薄弱

檔案管理環(huán)節(jié)主要包括收集、整理和利用。收集階段主要是將各單位形成的有保存價值的資料入庫 ，大數(shù)據時代則是實時歸檔。整理工作在傳統(tǒng)階段是手工進行的，在大數(shù)據時代則是用云平臺進行存儲和分析。利用工作也由傳統(tǒng)的被動利用，變?yōu)閷?shù)據進行分析、計算和預測。

3.3 檔案安全性匱乏

大數(shù)據應用在信息資源管理中時，處理的數(shù)據庫必須是開放的，因此檔案信息的保密和安全是一個很大的問題。信息資源的安全體系是信息資源共享平臺的保障部分，只有安全體系堅固，才能更好地保障資源體系的安全穩(wěn)定和服務體系的正常應用。[5]在進行檔案資源貢獻的同時要提高檔案安全意識，制定策略和法律法規(guī)，此外，要提高計算機的防控技術，提高數(shù)據的安全性。

4 大數(shù)據背景下提高檔案管理水平的對策

4.1 傳統(tǒng)觀念的轉變

傳統(tǒng)的觀念中，檔案總是被動的提供管理用服務，忽視了用戶的真正需要。檔案館要以用戶利用需求的多元化為契機，改變傳統(tǒng)觀念，針對用戶需求提供個性化的利用服務，并對各種檔案信息進行挖掘，滿足用戶更深層次需求，實現(xiàn)檔案的價值。此外，還應該樹立檔案大數(shù)據的理念，注重實現(xiàn)檔案資源的數(shù)據化。

大數(shù)據時代的數(shù)據量大會增大管理的難度。因此必須保證數(shù)字檔案資源的格式統(tǒng)一和數(shù)據規(guī)范，且在一定的時間內穩(wěn)定不變以此確保信息資源的共享。

4.2 檔案數(shù)據庫建設的加強

百度平臺每天處理的數(shù)據量將近100個PB，相當于5000個國家圖書館的信息量的總和。很顯然，這個數(shù)據量目前在國內外檔案領域難以達到。[6]將檔案資源進項數(shù)字化是一切工作的前提，在檔案工作中，各檔案館應該根據實際，將重要的或利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，并逐步實現(xiàn)所有檔案資源的數(shù)字化，進而形成數(shù)據化，通過大數(shù)據對檔案資源進行利用。

4.3 大數(shù)據檔案資源共享平臺的構建

檔案信息的彼此鼓勵致使大數(shù)據無法在該領域得到應用。檔案領域要全面部署和規(guī)劃檔案共享體系，在“云”共享基礎之上，完善原有的檔案共享體系。目前我國已經建立了全國開放的檔案信息資源共享平臺，在各級檔案館之間的鏈接作用下實現(xiàn)資源共享。

參考文獻：

[1]宋淑.大數(shù)據視野下檔案管理思維方式的轉變[J].檔案學研究，2015（03），36-39.

[2]魯?shù)挛?試述檔案大數(shù)據的定義、特征及核心內容[J].檔案，2014，04：13-15.

[3]李小晨.大數(shù)據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013，06：48-50.

[4]楊冬權.關于隨館藏數(shù)量增加而相應增加各級國家檔案館人員編制的提案[N].中國檔案報，2013（03），07.

[5]胡樹煜，孫士宏，金丹.大數(shù)據時代檔案信息資源共享平臺安全策略研究[J].蘭臺世界，2016（02）5-7.

[6]王成琴. 關于大數(shù)據用于檔案信息資源管理的理性思考[J].蘭臺世界，2015（29）67-69.

作者簡介：

張文倩，（1990-11-13），漢族，河南省駐馬店市，碩士研究生，上海大學，2016級圖書情報檔案系專業(yè)碩士，檔案方向。