辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

[摘 要] 計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，目前已經(jīng)應(yīng)用于辦公自動化的各個環(huán)節(jié)，它能有效提高辦公效率。首先介紹辦公自動化的基本概念和計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的意義，然后介紹辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀和主要特征，最后介紹辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的應(yīng)對策略。

[關(guān) 鍵 詞] 辦公自動化；計算機(jī)技術(shù)；概念和意義；現(xiàn)狀及特征

[中圖分類號] G712 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）35-0102-02

計算機(jī)已經(jīng)逐漸融入我們的日常工作中，并且成為不可或缺的一部分，辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用可以處理復(fù)雜繁瑣的辦公業(yè)務(wù)，讓其變得操作簡單迅速，有效提高工作的效率。本文首先對基本的概念和意義做出介紹。

一、基本概念和重要意義

（一）辦公自動化的基本概念

辦公自動化是指，辦公人員利用已有資源和計算機(jī)技術(shù)完成基本業(yè)務(wù)工作，比如可以用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，并結(jié)合信息管理技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對各種信息進(jìn)行加工、處理、儲存和上傳。在整個辦公過程中，工作人員只需要進(jìn)行必要的機(jī)器操作，主要由計算機(jī)完成工作，因此稱為辦公自動化。

（二）辦公自動化中計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的意義

辦公自動化中的計算機(jī)應(yīng)用能夠有效提高工作效率。員工在運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公基本操作的過程中，由于操作比較簡單，能夠較為快速有效地完成辦公任務(wù)。而且由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在公司中，部門和部門之間、員工和員工之間的交流更加直接快速，文件傳輸也能夠做到及時的接收和處理，極大地提高了工作效率。

辦公自動化中的計算機(jī)應(yīng)用能夠節(jié)約辦公成本。由于開始使用計算機(jī)技術(shù)，企業(yè)漸漸開始走向數(shù)字化模式，節(jié)約了大量紙張的同時，還減少了墨盒等辦公必備品的購買，讓辦公更加節(jié)約成本。

辦公自動化中的計算機(jī)應(yīng)用能夠加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部交流和外部溝通。在計算機(jī)技術(shù)普及之前，公司內(nèi)部交流和外部的聯(lián)系都要受到工作場所和工作內(nèi)容的限制，一些企業(yè)為了更加方便管理，還制定了相關(guān)的流程，辦公人員想要找到相應(yīng)的解決人員是非常麻煩的，企業(yè)在與外部進(jìn)行交流的時候，也耗費(fèi)了大量的人力和時間，工作效率還不夠高。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以讓公司內(nèi)部員工的交流更加方便，各個部門之間的人員可以通過公司內(nèi)部的方式進(jìn)行郵件聯(lián)系，隨時隨地學(xué)習(xí)和交流。公司和外部的合作也更加高效，不再受時間、地點(diǎn)的限制，視頻通話的方式能夠更加便捷地將各個公司聯(lián)系起來。

辦公自動化中的計算機(jī)應(yīng)用能夠幫助管理者做出有效決策。在計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用過程中，會產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)，這些帶有反饋性的信息，將是觀察和分析員工工作過程的重要依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)通過審視和觀察，可以有效把握員工的工作質(zhì)量，下達(dá)有針對性的解決措施，讓員工的工作更加高效順利。

二、應(yīng)用的現(xiàn)狀及特征

由上述可以看出，計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用意義重大，讓企業(yè)在各個方面都有所獲益，下面將對辦公自動化中計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀和主要特征進(jìn)行介紹，更加詳細(xì)地了解辦公自動化目前的狀態(tài)。

（一）應(yīng)用現(xiàn)狀

從目前的實(shí)踐應(yīng)用過程中來看，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是方方面面的。

Word可以處理文字的編輯和排版，也使復(fù)制打印的技術(shù)高效運(yùn)作，比如公司的基本信息和企業(yè)文化等內(nèi)容，是需要每位員工都進(jìn)行查看的，因此將文字內(nèi)容進(jìn)行合理排版編輯，讓員工更加容易理解是必要的，然后再利用打印機(jī)打印并復(fù)印多份，留在公司中讓員工查看。

Excel可以高效完成數(shù)據(jù)表格的全部操作，實(shí)現(xiàn)辦公自動化，比如公司員工基本信息的錄入和整理，數(shù)據(jù)量是非常巨大的，但是利用Excel的數(shù)據(jù)透視表功能就可以提取重要數(shù)據(jù)，做好整理和分析。

圖像處理技術(shù)和音頻、視頻處理技術(shù)等多媒體技術(shù)也廣泛應(yīng)用在辦公中，許多公司還建立了自己的綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)站，讓辦公更加現(xiàn)代化。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化中最明顯的就是視頻會議，視頻會議讓決策者們可以跨越物理條件的阻礙，做到有效的溝通和交流，還可以讓一個人參與不同的會議，節(jié)省了時間和金錢，提高了辦公的效率。

（二）應(yīng)用的特征

可以保證邏輯結(jié)構(gòu)的正常運(yùn)行。在日常辦公的過程中經(jīng)常遇到這樣的狀況，數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的數(shù)據(jù)結(jié)果不全，有時甚至出現(xiàn)亂碼的現(xiàn)象，影響工作的準(zhǔn)確性。這主要是因為應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫同時運(yùn)行時，邏輯結(jié)構(gòu)互相干擾，導(dǎo)致數(shù)據(jù)紊亂。而計算機(jī)技術(shù)則有效解決了這個問題，因為計算機(jī)技術(shù)主要采用的是邏輯結(jié)構(gòu)，對應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫的區(qū)分非常明顯，兩者同時運(yùn)行的時候，也不會出現(xiàn)邏輯結(jié)構(gòu)互相干擾的情況，保證數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確。

保證數(shù)據(jù)庫的及時更新。數(shù)據(jù)庫是辦公過程中非常重要的資源，數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性決定了后續(xù)工作的完成質(zhì)量，因此保證數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確是非常重要的。在實(shí)際工作過程中，同一用戶會在不同的辦公設(shè)備和辦公地點(diǎn)登錄數(shù)據(jù)庫，可以保證調(diào)用相同的數(shù)據(jù)庫，并且能夠做到及時更新，保證了辦公的質(zhì)量要求。

雖然計算機(jī)的應(yīng)用有很多好處，但是也是一把雙刃劍，互聯(lián)網(wǎng)的開放性決定了辦公信息的不安全性。在利用計算機(jī)辦公過程中，辦公信息存在被竊取的危險，而辦公信息往往又是隱秘的內(nèi)容，一旦有不法之徒惡意公開和泄露，會給公司造成極大的損失和傷害。

因此，保證數(shù)據(jù)安全是一項非常重要的工作任務(wù)，可以采取一些措施使辦公信息更加安全。給數(shù)據(jù)加密，將數(shù)據(jù)按照安全等級進(jìn)行分類，非常重要的數(shù)據(jù)要做到數(shù)據(jù)加密，重點(diǎn)保護(hù)起來，一旦計算機(jī)受到威脅，有人進(jìn)行非法訪問，可以有效保護(hù)重點(diǎn)數(shù)據(jù)。動態(tài)監(jiān)控，對非常重要的數(shù)據(jù)，必要時要和移動設(shè)備進(jìn)行綁定，當(dāng)賬號登錄時，必須通過移動設(shè)備的驗證，否則不能登錄獲取。應(yīng)用防火墻，一些數(shù)據(jù)被病毒侵襲就會破壞和丟失，防火墻能夠掃描數(shù)據(jù)，對病毒進(jìn)行過濾、清除，保證數(shù)據(jù)的安全和準(zhǔn)確。用戶訪問認(rèn)證，在用戶要訪問辦公系統(tǒng)時，必須先對其進(jìn)行身份驗證，身份信息和數(shù)據(jù)庫中的信息相匹配時可以進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行訪問，在驗證過程中也有不同方式，比如短信驗證和郵件驗證等，保證身份驗證的正確合理。

并發(fā)措施。在日常辦公中時常遇到這樣的情況，幾個人都要使用同一份數(shù)據(jù)，但是用于不同的途徑，相應(yīng)的對數(shù)據(jù)的處理和更改就不盡相同，每個人會對數(shù)據(jù)做出不同的篩選、排序等處理，最后仍保存在數(shù)據(jù)庫中，下次繼續(xù)使用，但是下次別人再調(diào)用該數(shù)據(jù)時，數(shù)據(jù)就發(fā)生了變化，導(dǎo)致工作不準(zhǔn)確。計算機(jī)技術(shù)采用并發(fā)措施可以有效解決這一點(diǎn)，將更改后的數(shù)據(jù)另做儲存，作為單獨(dú)的數(shù)據(jù)，對原始數(shù)據(jù)不產(chǎn)生影響，保證了數(shù)據(jù)的擴(kuò)展性。

三、應(yīng)對措施

由辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀和主要特征可以發(fā)現(xiàn)，目前計算機(jī)在辦公領(lǐng)域應(yīng)用面越來越廣泛，發(fā)揮了非常重要的作用，但是期間的問題也是不容忽視的，下面將對這些問題提出應(yīng)對的措施。

（一）重視辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

由于一些客觀條件的限制，比如有限的資金、計算機(jī)熟練應(yīng)用人員不足等，造成了目前我國對計算機(jī)技術(shù)投入水平較低的狀況，計算機(jī)軟硬件的資金投入不足，對相關(guān)人員的培訓(xùn)活動不能落到實(shí)處。計算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施條件差，從業(yè)人員專業(yè)度不夠，都是亟須妥善解決的問題，需要得到領(lǐng)導(dǎo)和決策者的重視和支持，應(yīng)該推行辦公自動化和計算機(jī)技術(shù)的使用，向企業(yè)介紹優(yōu)勢和特征，鼓勵企業(yè)加大辦公自動化的投入，逐步完善辦公自動化的體系。

（二）選擇適合自身條件的辦公軟件

國外研發(fā)的很多辦公軟件能夠有效提高辦公效率，但是往往價格昂貴，需要企業(yè)付出一定的經(jīng)濟(jì)代價，考慮到國內(nèi)和國外有很多的客觀因素有所不同，很多軟件所需要的應(yīng)用條件是不一樣的，可能會受到限制，甚至出現(xiàn)運(yùn)用不暢的局面，無法發(fā)揮出它應(yīng)有的效果，因此企業(yè)在選擇軟件的過程中需要全方位測試，注重國內(nèi)計算環(huán)境的考量，找到切實(shí)可行的辦公措施。

（三）加強(qiáng)和高校的合作

企業(yè)在發(fā)展過程中，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，應(yīng)當(dāng)注重與高校之間的合作。高校可以為企業(yè)發(fā)展提供相應(yīng)的計算機(jī)培訓(xùn)課程，企業(yè)則可以讓員工有更多接受培訓(xùn)的機(jī)會。高校的科技研發(fā)工作可以在企業(yè)中獲得實(shí)踐的機(jī)會，增強(qiáng)科研內(nèi)容的實(shí)用性，一舉兩得。

（四）提高計算機(jī)從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)

計算機(jī)技術(shù)是需要與時俱進(jìn)的，但是目前我國計算機(jī)從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，一部分從業(yè)人員對軟件的熟練運(yùn)用程度低，計算機(jī)基本知識掌握不牢，導(dǎo)致在日常辦公過程中，辦公效率低，不能發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)良特性。應(yīng)當(dāng)有計劃地培養(yǎng)計算機(jī)方面的專業(yè)人才，同時提高整體員工的計算機(jī)掌握能力。

一方面，要注重對本單位的人員進(jìn)行計算機(jī)技能的培訓(xùn)，使其能完成自己的本職工作；另一方面，應(yīng)當(dāng)注重外來人才的引進(jìn)，比如在和高校交流的過程當(dāng)中，可以安排高校即將畢業(yè)的學(xué)生來到企業(yè)進(jìn)行實(shí)習(xí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過對學(xué)生的觀察，對一些計算機(jī)技能掌握比較熟練，而且能夠高效完成實(shí)習(xí)工作的學(xué)生提出優(yōu)厚的就業(yè)條件，將優(yōu)秀的畢業(yè)生留在企業(yè)中工作，不僅為企業(yè)引入了人才，還能提高整個企業(yè)計算機(jī)的運(yùn)用水平。對計算機(jī)技能掌握非常熟練的年輕人，公司仍要繼續(xù)加以培養(yǎng)，可以提供專業(yè)學(xué)習(xí)計算機(jī)的機(jī)會，讓優(yōu)秀的員工感受到企業(yè)對自己的重視，將人才留在企業(yè)當(dāng)中，公司還可以安排一些比較有能力的員工給大家上課，不僅能夠激勵優(yōu)秀員工更加努力掌握相關(guān)知識，還能提高整體的計算機(jī)運(yùn)用水平。

總之，社會發(fā)展越來越快，企業(yè)為了能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求，產(chǎn)生了很多復(fù)雜繁瑣的辦公事務(wù)，計算機(jī)技術(shù)可以有效解決這一難題。通過對辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行基本的了解和分析，并對其發(fā)展提出了改進(jìn)措施，希望能有效解決辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]王泉水.小型企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2015.

[2]李沐.基于工作流的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2015.

[3]顧偉.計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].才智，2013（6）.

[4]遲金巖.計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2013（20）.

[5]眭峰平.芻議現(xiàn)代辦公自動化中計算機(jī)的應(yīng)用[J].無線互聯(lián)科技，2014（11）.

[6]王永芳.計算機(jī)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用[J].通訊世界，2015（4）.