加強技工院校學(xué)生檔案管理的措施研究

[摘 要] 隨著職業(yè)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，社會對技工院校的重視程度逐漸提升，技工院校的規(guī)模日益擴大，學(xué)生數(shù)量也有所提升，技工院校需要處理的學(xué)生檔案越來越多，大大增加了技工院校學(xué)生檔案管理的工作量。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習、生活、社會實踐活動等方面的記錄，是用人單位了解學(xué)生、考察學(xué)生的重要依據(jù)。目前，技工院校學(xué)生檔案管理工作的進展并不是非常理想，還存在很多管理上的問題。

[關(guān) 鍵 詞] 技工院校；學(xué)生檔案；檔案管理；管理措施

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）35-0186-02

技工院校的學(xué)生檔案主要由學(xué)生在校期間的學(xué)習、生活、社會實踐等項目組成，是學(xué)校、社會、個人具有保存、證明、使用價值的歷史真實記錄，在學(xué)生還沒有進入社會工作以前，通常由學(xué)校代為整理、歸檔與保管。當學(xué)生進入企業(yè)工作的時候，檔案是用人單位了解學(xué)生的主要參考依據(jù)，其重要性不言而喻。近幾年來，隨著技工院校規(guī)模的不斷擴大，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，應(yīng)該進行適當?shù)母倪M。

一、技工院校學(xué)生檔案管理工作的重要作用

（一）明確技工院校的辦學(xué)理念與人才培養(yǎng)目標

技工院校與普通院校在屬性上面有很大的不同，因此其辦學(xué)理念的制定也要具有鮮明的特色。技工院校在制定辦學(xué)理念的時候，應(yīng)該根據(jù)社會對人才的需求制定教學(xué)計劃，相對于素質(zhì)教育，更加注重高端技能的傳授，將教學(xué)重心放在培養(yǎng)學(xué)生實踐能力上面，以就業(yè)為導(dǎo)向，根據(jù)市場需求進行人才培育。加強技工院校學(xué)生檔案管理工作的落實，對于明確技工院校辦學(xué)理念、制定人才培養(yǎng)目標有很大的幫助，從市場需求的角度出發(fā)，對學(xué)生的培養(yǎng)計劃進行創(chuàng)新定位，全面提高學(xué)生的綜合素質(zhì)和潛在能力，能夠為社會培養(yǎng)出更多高素質(zhì)、高技能的專業(yè)人才。

（二）提升技工院校的辦學(xué)績效

與普通院校相比，技工院校的教學(xué)計劃更加注重實踐性和應(yīng)用性。目前，教育部門大力提倡素質(zhì)教育的實施，技工院校應(yīng)該充分發(fā)揮出自己的教學(xué)特色，以“因材施教”為出發(fā)點，將提高學(xué)生就業(yè)率作為教學(xué)目標，根據(jù)市場需求為社會培養(yǎng)出更多適合其發(fā)展的技術(shù)型人才，既能夠推動技工院校的穩(wěn)定發(fā)展，還能夠提高學(xué)生的就業(yè)情況。學(xué)生檔案是能夠客觀反映學(xué)生成績、實踐能力、獲獎狀況等方面信息的真實材料，用人單位通過學(xué)生檔案能夠?qū)?yīng)聘者有一個更加深入的了解，從而找到更加適合企業(yè)建設(shè)的人才。另外，學(xué)校也可以根據(jù)學(xué)生檔案對學(xué)生的職業(yè)生涯進行預(yù)測與規(guī)劃，為學(xué)生提供更多的實習機會。

二、技工院校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

（一）學(xué)生的檔案管理工作不夠重視

學(xué)生檔案管理雖然是技工院校教學(xué)管理中的重要組成部分，但是隨著教學(xué)思想的不斷轉(zhuǎn)變，技工院校對學(xué)生檔案管理工作的重視程度越來越低，在教學(xué)管理中只注重教學(xué)檔案、人事檔案的管理，忽視了學(xué)生檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的重要作用。目前，很多技工院校都缺乏對學(xué)生檔案管理工作的監(jiān)督與管理，沒有完善的學(xué)生檔案管理制度，也沒有規(guī)范的學(xué)生檔案管理程序，甚至有些技工院校學(xué)生檔案管理人員的配置都不是非常齊全，嚴重影響了技工院校學(xué)生檔案管理工作效果的發(fā)揮。

（二）缺乏對畢業(yè)生檔案的管理

目前，很多技工院校在進行學(xué)生檔案管理工作的時候，只注重對在校學(xué)生檔案的管理，忽視了對畢業(yè)生檔案的管理。技工院校無法對畢業(yè)生在社會中的發(fā)展情況進行了解，無法及時掌握市場對專業(yè)人才的需求以及畢業(yè)生在社會中的適應(yīng)能力，這樣技工院校就不能根據(jù)這些結(jié)果的分析來制定合理的教學(xué)計劃，調(diào)整教學(xué)方案和教學(xué)目標，不利于技工院校就業(yè)率的提升，還會造成嚴重的資源浪費。

（三）學(xué)生檔案管理制度不夠完善

不完善的學(xué)生檔案管理制度影響了技工院校學(xué)生檔案管理工作的開展，一旦學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)任何問題，也沒有有效的規(guī)章制度作為參考依據(jù)，只能憑借學(xué)生檔案管理工作人員的實踐經(jīng)驗去解決問題，通常這些問題都得不到妥善解決。另外，有些技工院校管理層對于學(xué)生檔案管理的意識比較薄弱，沒有認識到學(xué)生檔案管理在學(xué)生發(fā)展、學(xué)校建設(shè)中的重要性，經(jīng)常會出現(xiàn)職責分配不清、管理工作混亂、學(xué)生檔案丟失和損壞的情況。

（四）學(xué)生對個人檔案的認識不夠

因為技工院校并沒有對學(xué)生檔案管理工作進行明確的宣傳，所以大部分學(xué)生對于個人檔案的認知都比較模糊，認為檔案歸檔、管理都是學(xué)校應(yīng)該負責的事情，與學(xué)生本人并沒有太大的關(guān)系，即使有關(guān)系，以后總要脫離學(xué)校，走向社會，個人檔案也不會有人再去提起。而正是這種思想造成了學(xué)生對個人檔案不重視的情況，沒有認識到個人檔案對自己今后人生的重要意義。目前，很多畢業(yè)生在畢業(yè)之后并沒有及時就業(yè)或者頻繁更換就業(yè)單位，幾經(jīng)輾轉(zhuǎn)之后，個人檔案就不知去向，等到需要使用的時候才發(fā)現(xiàn)個人檔案的重要性。

三、加強技工院校學(xué)生檔案管理工作的措施

（一）對學(xué)生檔案的管理制度進行完善

技工院校的教師、領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認識到學(xué)生檔案管理工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性，建立專門的學(xué)生檔案管理機構(gòu)對學(xué)生檔案進行管理，聘請綜合素質(zhì)高的檔案管理人員加入學(xué)生檔案管理隊伍當中，制定出行之有效的檔案管理規(guī)章制度，明確學(xué)生檔案的歸檔范圍和標準，堅持“專人專管、分門別類、規(guī)范存放”的基本原則，最大限度地發(fā)揮出學(xué)生檔案管理規(guī)章制度的重要作用。

（二）規(guī)范對學(xué)生檔案的收集工作

管理人員應(yīng)該規(guī)范地進行學(xué)生資料的收集，并不是說所有的學(xué)生資料都會被收集到學(xué)生檔案當中，應(yīng)該選擇具有代表性的內(nèi)容收集到檔案當中進行歸檔。一般能夠被收集到學(xué)生檔案中的內(nèi)容有：學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、錄取名冊、學(xué)生成績卡、職業(yè)資格證書、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表、思想品德考核表、畢業(yè)生實習考核表、教師資格審批表等。另外，技工院校還應(yīng)該鼓勵各個部門相互協(xié)調(diào)、資源共享，建立定期催收制度，定期對學(xué)生的評優(yōu)資料、獲獎資料等方面的信息進行收集，由專門的管理人員收集、整理之后，將準確的資料移交到學(xué)生檔案管理部門。

（三）提高學(xué)生檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)

作為一名優(yōu)秀的檔案管理工作人員，不僅要具備良好的思想素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)，還應(yīng)該具備崇高的工作責任感、敬業(yè)精神和服務(wù)意識，還要具備現(xiàn)代化的創(chuàng)新思想，能夠?qū)⑿吕砟睢⑿录夹g(shù)靈活地應(yīng)用到學(xué)生檔案管理工作中，推動學(xué)生檔案管理工作的信息化發(fā)展。技工院校應(yīng)該不斷提升學(xué)生檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，定期對學(xué)生檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們認真學(xué)習與學(xué)生檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，繼續(xù)進行深造，不斷提高自身的綜合業(yè)務(wù)水平。同時，還要培養(yǎng)學(xué)生檔案管理人員的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的意識，提升他們對科學(xué)技術(shù)的操作能力，全面提升學(xué)生檔案管理人員對工作的熱情。

（四）提高學(xué)生對個人檔案的認識程度

技工院校應(yīng)該幫助學(xué)生認識到個人檔案的重要性，了解個人檔案對他們?nèi)蘸笊睢⒐ぷ鞯挠绊懀@樣學(xué)生才能夠有意識地去完善自己的個人檔案，從學(xué)習、生活、社會實踐等各個方面去優(yōu)化個人檔案，學(xué)生的學(xué)習意識提升了，技工院校的教學(xué)質(zhì)量自然也就提升了。技工院校應(yīng)該積極地在校園內(nèi)開展形式多樣的宣傳教育活動，從新生入校的時候開始，通過校園廣播、宣傳櫥窗、校園網(wǎng)絡(luò)等多種形式讓更多的學(xué)生了解到個人檔案的重要性，鼓勵學(xué)生自主參與到各種社團活動、社會實踐活動中來。

（五）實現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷完善，技工院校學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)該向信息化的方向發(fā)展，用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，全面提高學(xué)生檔案管理工作的效率，將管理人員從繁雜的工作中解放出來。目前，我國技工院校學(xué)生檔案管理工作的信息化還處于初級階段，還有很多需要完善的地方。技工院校應(yīng)該加大學(xué)生檔案管理工作信息化的資金投入，購買先進的電子設(shè)備，利用這些電子設(shè)備將學(xué)生檔案數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫當中，從而實現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的信息化發(fā)展。學(xué)生檔案管理工作的信息化不僅減輕了檔案管理人員的工作負擔，還能夠提升技工院校對學(xué)生檔案的利用率，更好地利用學(xué)生檔案對其職業(yè)生涯進行預(yù)測。

（六）完善畢業(yè)生檔案管理的工作

技工院校在進行畢業(yè)生檔案管理的時候，應(yīng)該嚴格遵照國家的調(diào)動流程來進行，對于已經(jīng)畢業(yè)但是尚未找到工作的畢業(yè)生，其學(xué)生檔案應(yīng)該由學(xué)校代為管理，當學(xué)生找到能夠接收其檔案的就業(yè)單位以后，再根據(jù)國家規(guī)定的相關(guān)程序進行檔案移交。在移交的過程中，要嚴格遵守相關(guān)的檔案移交程序，避免出現(xiàn)學(xué)生檔案在移交過程中出現(xiàn)丟失的情況，即使真的出現(xiàn)學(xué)生檔案丟失的情況，也能在第一時間進行處理。另外，技工院校應(yīng)該對已經(jīng)畢業(yè)學(xué)生的工作狀況進行追蹤，通過對畢業(yè)生在某一行業(yè)的發(fā)展情況以及某一行業(yè)市場需求的研究來制訂教學(xué)計劃，了解畢業(yè)生在社會中的適應(yīng)能力，為日后技工院校的建設(shè)提供參考依據(jù)。

綜上分析可知，技工院校的學(xué)生檔案管理工作屬于一項比較復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，需要一定人力、物力、財力的支持才能夠發(fā)揮出最大的效果。目前，技工院校在開展學(xué)生檔案管理工作的時候，應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代化的新技術(shù)和新理念，完善學(xué)生檔案管理制度和畢業(yè)生學(xué)生檔案管理工作，提高學(xué)生對個人檔案的重視程度，提升學(xué)生檔案管理工作團隊的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的信息化發(fā)展。

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