新時期中職學校檔案管理工作優化

[摘 要] 學校的檔案管理不僅是學校教學和行政管理的重要內容，也是評判教學質量和管理水平的標準之一。目前，中職學校檔案管理存在很多問題，只有進行改革才能夠滿足新時代下中職院校發展的需求。結合實際的檔案管理經驗，分析了如何優化新時期下中職院校檔案管理工作。

[關 鍵 詞] 中職學校；檔案管理；優化措施

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）35-0183-01

隨著教育的改革和迅速發展，中職教育的規模也逐漸擴大，在中職教育改革過程中，檔案管理的優劣直接關系到能否達到改革的效果和目的，同時檔案管理也是學校行政和教學管理的重要組成部分。學校檔案包含了學生的學習生活以及社會實踐的真實記錄，不僅是學生社會關系和學習狀況的直接反映，也是社會單位聘用和考核的重要依據。對于學生、學校以及社會具有重要作用。

一、中職學校檔案管理存在的問題

（一）學校管理者缺乏足夠重視

目前，大部分中職學校的管理部門認為學校不同于政府等行政單位，對檔案管理不夠重視，也沒有制定詳細的管理章程，使檔案管理無法得到學校領導部門的支持，從而限制了檔案管理的發展，相關人員無法起到促進作用。而且管理也缺乏規范，缺乏必要的管理制度，所以檔案管理人員在管理過程中沒有相關依據。

（二）管理人員專業水平不高

中職學校的檔案管理人員大多為教師兼職，缺乏專業的管理人員進行管理，管理團隊的整體專業水平偏低。而且管理人員在上崗前也缺乏必要的培訓，缺乏相應的檔案管理業務知識，業務能力低，態度也不端正，責任心低等，導致檔案管理工作效率低下，整個管理系統混亂等。

（三）管理模式落后

隨著時代的發展和教育環境的改變，學校檔案管理已無法滿足學校改革需求，但很多學校依舊采用傳統的管理模式，使管理工作難以順利進展。而且有些中職學校依舊采用人工加工的方式對檔案進行歸檔、加工的處理，不僅效率低下，出錯率也高，檔案資料利用率也低，給需要調閱檔案和使用檔案的人員造成不必要的麻煩。同時，也容易導致檔案保存不當，被損壞，無法修復。

（四）檔案資料建設不全

中職院校檔案資料建設不全是目前檔案管理存在的最大問題，造成這種現象的原因有管理人員構成復雜，更換頻繁，管理工作無法良好銜接，造成檔案的遺失和損壞。而且在檔案歸檔時期，由于部分人員檔案內容缺失，工作人員工作上存在漏洞，使本人不能及時補充檔案。另外，由于檔案管理人員自身問題，在管理過程中，出現錯誤，導致檔案被錯誤地銷毀，導致檔案損失。

（五）硬件設施落后

導致檔案管理中硬件設施落后的原因有中職學校自身發展的限制，投入的資金有限，使檔案室建設不具備檔案存放的條件。例如，相應的通風、防潮、防霉以及防火等設施。

二、檔案管理優化措施分析

（一）建立檔案管理體系制度

隨著教育的快速發展，中職學校擴招進一步加大了檔案管理的工作量和難度，只有建立有效的制度體系才能夠處理越來越復雜的檔案管理問題，同時也使檔案管理的工作更加規范化和標準化，為檔案管理工作的優化打下堅實的基礎和制度保障，同時也為以后的檔案管理工作提供依據和標準。首先，國家的教育主管部門應該制定檔案管理的總章程，制定檔案管理規范，以此適應教育發展的新格局。其次，教育行政單位與其他相關單位應共同探討和制定管理辦法，為中職學校檔案管理提供相應的法律依據，推進學校檔案管理的制度化建設。再次，學校管理人員要依據政府教育部門制定的總體辦法制定出詳細的適合本學校的具體實施細則，然后按照細則進行檔案的管理，完善制度體系，使管理體系更加具有適用性。最后，要對相關的法規制度進行宣傳，學校組織檔案管理人員學習相關制度準則，促進制度的嚴格執行。

（二）加大檔案管理的投入

中職學校應該準確認識到檔案管理在教學管理中的重要性及其對教學的促進作用，加大管理的投入。首先，應該加大資金的投入，良好管理工作的開展必須具有足夠資金的支持，所以加大資金投入是必不可少的。其次，需要創新管理理念，結合新時期時代發展特點以及教育改革方向，創新思維管理模式，利用新理念對檔案進行管理。最后，對于檔案管理過程中存在的問題要及時解決，加大人力資源和相關設備的投入，共同促進檔案管理工作的發展。

（三）提高管理人員素質

1.需要對在崗人員進行在職培訓，主要的培訓內容包含了檔案管理的相關規章制度，還有檔案管理工作方法的培訓以及職業道德的培訓。2.招聘新的管理人員，在招聘過程中，要考核人員的實際管理能力，以及是否具有工作經驗，是否具有專業知識等。3.提供晉升機會，提高管理部門的等級，利用合適的獎勵制度提高工作人員的工作熱情。例如，在工作評定時可以將實際的工作業績與平時考核結合起來，淘汰不合格人員，獎勵工作認真的人員。

（四）加強硬件設施建設

中職學校檔案管理應該遵循以本單位為主的原則，相關工作人員要將重點放在搜集本單位的文件材料上。其中包含重要會議的材料、協議書、學生資料等，而且所有檔案要分類存放。檔案存放需要一定的條件，例如室內濕度不能太大，以及需要具備相應的消防設施等，加強硬件設施的投入十分關鍵。同時，隨著計算機的快速發展，電子檔案也成為檔案的主要形式之一，所以，需要配備和維護計算機硬件設施，為電子檔案的管理提供基礎。

三、總結

采用科學、合理的方式進行檔案管理，一方面需要建立管理制度，加強人員的管理，提高人員專業水平，另一方面要提高硬件設施水平，為檔案管理提供物質基礎。加強檔案管理，不僅有利于促進學校教學質量的提高，而且有利于學校對教學信息的統一高效管理。

參考文獻：

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