XY企業(yè)內(nèi)部控制存在問題及對策

[摘 要]內(nèi)部控制是企業(yè)發(fā)展水平的衡量標志，是避免企業(yè)在不可預知風險中減少經(jīng)濟損失的重要手段。中小型企業(yè)作為社會市場經(jīng)濟的重要部分，在推動經(jīng)濟的飛速發(fā)展、活躍市場活力、緩解就業(yè)壓力上發(fā)揮著不可或缺的作用。本文以內(nèi)部控制的概念、主要內(nèi)容為理論基礎，以XY公司為例，結(jié)合我國目前中小企業(yè)的發(fā)展情況，分析其內(nèi)部管理中存在的問題，然后從優(yōu)化企業(yè)控制環(huán)境、健全內(nèi)部監(jiān)督體制、完善內(nèi)部控制信息溝通系統(tǒng)、規(guī)范控制活動和確定控制措施等四個方面提出了科學合理的完善內(nèi)部控制的對策及建議。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制；XY企業(yè)；控制活動；信息系統(tǒng)

1 相關(guān)理論概述

1.1內(nèi)部控制的界定

所謂內(nèi)部控制，是指一個公司為了實現(xiàn)其經(jīng)營活動目標、保護公司資產(chǎn)的安全、確保內(nèi)部會計資料的真實可靠，而采取的自我調(diào)整、約束、計劃、評價和管控的一系列方法與措施的總稱。有效的內(nèi)部控制能使其經(jīng)營方針有序執(zhí)行，最終可提高經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性以及效果性。隨著經(jīng)濟制度的改革與內(nèi)部控制的逐漸完善，加強公司的內(nèi)部控制有利于保護企業(yè)資產(chǎn)安全防止外流，使資產(chǎn)不會貶值 ，保證財產(chǎn)真實安全和數(shù)據(jù)的準確，有效地防范公司經(jīng)營所存在風險， 提高企業(yè)經(jīng)營決策的效率。公司內(nèi)部控制有五個要素，分別為：控制環(huán)境、風險評估與風險應對、控制活動、信息系統(tǒng)與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。

1.2內(nèi)部控制的五要素

1.2.1內(nèi)部控制環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境是五要素的基礎，是所有控制活動、控制制度賴以運行的內(nèi)部環(huán)境。一般包括組織機構(gòu)、治理層次、管理層級、公司文化、人力資源管理、內(nèi)部審計等方面。

1.2.2風險評估與應對

風險評估與應對是公司實施內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，每個企業(yè)在運營過程中都會面臨各種不同的風險，比如經(jīng)營風險、操作風險、財務風險、利率風險、匯率風險、決策風險、法律法規(guī)風險等等。企業(yè)應根據(jù)不同的風險種類制定相應的措施。

1.2.3控制活動

控制活動是指企業(yè)采取一定的措施將風險有效地降低到可以承受的范圍內(nèi)，它是在評估完風險之后進行的。企業(yè)的各管理層次和各職能部門均存在不同的控制活動。控制活動主要包括以下幾方面：授權(quán)審批、資產(chǎn)保護、會計信息、不相容職責相分離、運營分析控制、績效考評、突發(fā)事件應急處理機制等方面。各企業(yè)的具體控制活動會根據(jù)各自企業(yè)性質(zhì)和規(guī)模不同而不同。

1.2.4信息與溝通

所謂信息系統(tǒng)與溝通，是指企業(yè)為了保證信息能夠在內(nèi)部和外部之間有效地溝通，而采取的措施，從而能及時精確地收集并傳遞相關(guān)的內(nèi)部控制信息。信息系統(tǒng)與溝通將企業(yè)的所有控制串聯(lián)起來，從而保證控制活動的有效實施。

1.2.5內(nèi)部監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督是通過檢查內(nèi)部控制制度的制定和實施情況，評價內(nèi)部控制是否運行有效，并進行及時監(jiān)督和完善。在實踐中，一般由內(nèi)部審計機構(gòu)或者其他監(jiān)督機構(gòu)履行內(nèi)部審查職能。內(nèi)部監(jiān)督分為日常檢查和專項檢查。內(nèi)部監(jiān)督單單依賴幾個內(nèi)部審計師是不夠的，還應當設立審計委員會，更有效地履行監(jiān)督職能，以確保內(nèi)部控制持續(xù)有效的運行。

2 XY企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

XY企業(yè)成立于1992年，位于河南省，是一家傳統(tǒng)食品行業(yè)。經(jīng)過20余年的發(fā)展，公司目前已形成了圍繞禽肉生產(chǎn)加工運輸?shù)囊幌盗芯C合產(chǎn)業(yè)鏈，主要以打造區(qū)域農(nóng)產(chǎn)品為目標，定位于“自然產(chǎn)業(yè)鏈，自然好產(chǎn)品”，旨在為客戶提供安全放心的食品，致力于打造完整的食品產(chǎn)業(yè)鏈。

2.1內(nèi)部控制環(huán)境基礎薄弱

XY 企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設置不合理。XY企業(yè)組織結(jié)構(gòu)比較簡單，董事長為最高權(quán)力核心，所有的工作圍繞核心運行，重要部門的負責人為公司高層的親屬，審計等監(jiān)管部門無法正常工作，企業(yè)由于管理部門較少、管理部門崗位設置更少，因而管理部門每個員工從事的工作內(nèi)容相對較多，一人多崗現(xiàn)象，普遍這樣的組織架構(gòu)，也直接導致了人力資源部門在工作上毫無發(fā)言權(quán)。XY 公司內(nèi)部控制意識淡薄，重視經(jīng)營所帶來的成果而忽略管理企業(yè)內(nèi)部的控制。所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)不能有效分離的管理模式使得XY企業(yè)管理缺乏內(nèi)部約束性。由于食品行業(yè)進入門檻較低，加之公司創(chuàng)業(yè)初期競爭對手較少，使得公司在短短幾年時間內(nèi)，業(yè)務就覆蓋到全國二十多個省，一躍成為食品行業(yè)的佼佼者。公司的經(jīng)營理念并未跟從時代發(fā)展，并不愿意在公司管理上投入太多的資金，想繼續(xù)謀求更高的利益。

2.2內(nèi)部控制監(jiān)督不力

XY企業(yè)的內(nèi)部審計在機構(gòu)設置、人員素質(zhì)、崗位設置上都多多少少存在著相應的問題，影響了內(nèi)部控制監(jiān)督職能的正常發(fā)揮。XY企業(yè)很多審計人員是會計出身，審計方面知識不多，行使監(jiān)督職能顯然十分吃力。甚至部分審計相關(guān)人員還一人身兼多職，連審計起碼的獨立性也不具備。這種情況下的內(nèi)部審計工作只能是成為一種形式或者擺設，就更不用提內(nèi)部控制是否進行有效監(jiān)督。XY公司就從沒有進行過一次全面徹底的內(nèi)部審查，在偶爾的專項審計中發(fā)現(xiàn)過賬上資金有幾十萬的走向并不沒有什么合適理由，也并沒有什么解決，意識不到這件事情的嚴重性。

2.3內(nèi)部控制信息溝通不暢

XY公司內(nèi)部信息與溝通存在著較大的問題。XY公司有很多分公司，分公司之間以及分公司和總公司之間的溝通都是依靠傳統(tǒng)的電話、郵件、微信、QQ等方式進行傳達，很少有面對面的交流，更沒有深入交流過各自的需求和急需解決的問題，從而導致很多分公司管理人員只是充當上級政策的傳達者，不能相互更好地探討工作中遇到的新情況、新發(fā)現(xiàn)，影響總公司不能及時改進已經(jīng)過時的制度。XY公司與外部信息溝通不暢。目前我國中小企業(yè)大多不太重視信息系統(tǒng)與溝通的建設，XY公司地處縣級市郊區(qū)，比較偏僻，與經(jīng)濟繁榮地區(qū)存在信息的脫節(jié)。 而互聯(lián)網(wǎng)時代，重要的是信息的溝通與分享，掌握了相當于掌握了巨大資源，企業(yè)業(yè)務與客戶的維護也是靠的是信息與溝通。企業(yè)要想持續(xù)健康發(fā)展，必須重視信息與溝通體系的發(fā)展。

2.4控制活動不當

XY公司存在供應商選擇不當，供應商管理不當，沒有及時對供應商進行考評，造成企業(yè)經(jīng)濟損失，導致公司的經(jīng)濟利益受到損失。 XY 公司對賬外資產(chǎn)缺少管理和登記，公司存在一些折舊已經(jīng)提足但仍在使用的賬外資產(chǎn)，也沒有對這些資產(chǎn)進行登記和盤點。 XY 公司沒有考慮一些陳舊的固定資產(chǎn)的再利用價值，導致許多陳舊的設備長期無人看管，而且得不到正常的維護和保養(yǎng)，從而導致這些固定資產(chǎn)逐漸因為人為管理不善而遭到損壞。 XY 公司對固定資產(chǎn)進行盤點，但由于資產(chǎn)較多，大多情況下是由財務部進行抽查，且盤點報告較為簡單僅進行一些數(shù)量上的說明，缺少資產(chǎn)現(xiàn)狀分析。

3 完善XY企業(yè)內(nèi)部控制存在問題的對策及建議

3.1加強內(nèi)部控制環(huán)境建設

建立完善的組織機構(gòu)。XY企業(yè)應增設一個獨立的內(nèi)部審計機構(gòu)，督促企業(yè)健康發(fā)展。XY企業(yè)想要在食品行業(yè)內(nèi)有所發(fā)展，必須改變管理者原來的經(jīng)營理念，進而逐漸從管理層影響到普通員工的內(nèi)控意識，使其意識到內(nèi)部控制對企業(yè)生存和發(fā)展的重要意義。企業(yè)可以通過對行業(yè)中優(yōu)秀企業(yè)進行考察和學習，閱讀企業(yè)內(nèi)部控制相關(guān)的書籍，邀請專家過來交流與學習，讓管理者深刻認識到內(nèi)部控制體系對企業(yè)未來發(fā)展的重要性與作用。

3.2完善內(nèi)部監(jiān)督與評價體系

XY公司必須改變目前僅限于事后監(jiān)督的監(jiān)督方式，構(gòu)建事前監(jiān)督、事中監(jiān)督、事后監(jiān)督三位一體的監(jiān)督過程，只有更好的事前監(jiān)督，才能防患于未然，最大程度降低風險、保護財產(chǎn)安全，確保實現(xiàn)企業(yè)目標。在堅持對財務明細進行全面審計的同時，更要重點關(guān)注公司制定的內(nèi)部控制制度是否完善、執(zhí)行是否有效，將重點事項、焦點問題及經(jīng)營管理的難點、弱點作為內(nèi)部審計的重點，把內(nèi)部審計結(jié)果作為進一步完善內(nèi)部控制制度的依據(jù)。

3.3建立廣泛的信息與溝通系統(tǒng)

提高全體人員信息與溝通的意識 。XY公司需要大力培養(yǎng)重要員工的信息與溝通意識，這樣管理層才會主動識別、獲取有關(guān)企業(yè)發(fā)展的所有信息。企業(yè)應當采取微信、QQ群、微博、郵件、傳真、正式會議、調(diào)研報告、工作手冊、外出培訓等多種方式，確保所需的內(nèi)、外部重要信息能夠在企業(yè)各部門之間快速地傳遞，避免或降低因信息不及時而發(fā)生的風險。作為XY公司的治理層和高級管理人員，其信息與溝通意識更加重要，對于公司內(nèi)部控制能否執(zhí)行及執(zhí)行效果起關(guān)鍵作用。所以，XY企業(yè)應當培養(yǎng)全體員工的信息與溝通意識，增強其內(nèi)部控制運行效率。

3.4規(guī)范控制活動，確定控制措施

XY企業(yè)尚處于發(fā)展階段，規(guī)模不大、業(yè)務量也有限，此時，企業(yè)高層應當重視內(nèi)部控制制度，規(guī)范各種控制活動。做到資產(chǎn)有專人看管，會計職責相互分離，對會計文件進行及時跟蹤審核，從現(xiàn)金、銀行存款日記賬、到成本類明細賬、稅務明細賬以及總賬，都能進行恰當?shù)膷徫辉O計，做賬的不管錢，管錢的不碰章，確保不相容職位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督。對于重大的資產(chǎn)購置和資金支付要進行授權(quán)審批，對于不同的管理層次應當設置相應審批權(quán)限，確保企業(yè)不面臨較大財務風險。更重要的是要對內(nèi)部會計控制建立一套自我評價體系，這樣才能做到內(nèi)部控制持續(xù)行之有效，使一些財務管理和會計控制問題得到解決。

參考文獻：

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作者簡介：

劉淑萍（1987—），女，河南廣播電視大學助教，碩士，助教，研究方向：遠程教育，企業(yè)管理。