企業合同過程管理的思考

杜峰輝

摘 要：在依法治國的大背景下，企業合同管理的剛性約束在不斷強化，但多數國有企業的合同管理大多以合同審查為工作核心，也就是以確保合同的法律性為主，致使合同的經濟性和管理性未能得到足夠重視。

關鍵詞：依法治企；合同管理；責任體系；合同考核

一、合同過程管理中普遍存在的問題

企業日常生產經營運作中，企業的合同大多由業務部門主導選擇具有履約能力的單位為合作對象，經常出現以下問題：

（一）“先干活后補合同”、“合同簽訂程序倒置”現象時有發生。造成原因多數是業務部門主觀上存在著不嚴格執行相關管理規定，風險意識淡薄。

（二）業務部門自行審查或不審查對方的企業資質、信用等級等相關證件的情況，對合作單位的生產能力、技術和裝備條件、產品質量和管理水平等也欠缺專業審查，易造成項目質量無法保證。

（三）業務部門選擇合作企業后，極少組織企業其他職能部門如計劃、合同管理、價格定額、財務等相關部門與合作對象進行實質性洽談。

（四）利用信息技術進行合同審查后，實現了合同管理的標準化和信息化，但審查效率不高卻成了突出問題。主要體現在業務部門經辦人員全程監控運行力度不夠和審批節點審查時間過長問題。一是有的合同經辦人員發起合同后，就很少進入信息系統查看審批情況，被退回也不知道，更沒有及時通知節點審批人審查合同，影響合同審批時限，個別合同審批時間近1個月甚至超過1個月。二是部分合同在審批人節點耽擱時間較長。另外，審批人退回后，業務經辦部門也經常不能及時落實審批節點未通過的原因而造成合同留滯。

（五）合同提報質量不高。一是存在著合同文本選擇有誤、條款漏項、填寫不規范、約定不明確等。二是系統運行操作不規范。

（六）合同履行過程中，缺少閉環管理。如在合同簽訂時，一般要約定質量保證金，結算時在合同標的的總金額中扣除，質保期滿后若未發生任何質量問題，再將質保金支付給對方單位。但是實際操作過程中不規范造成了合同履行法律風險，極易產生合同糾紛，對方單位有足夠理由，依據合同約定對企業進行起訴。

（七）項目完工后業務部門組織的驗收小組普遍存在“走馬觀花”的驗收方式，很難保證項目的質量。

二、強化法治思維和法治意識，推動合同管理合規運行

企業合同管理合規運行的基礎是不斷加強依法治企，把依法合規貫穿于生產經營管理全過程，做決策、辦事情、抓運行，不僅要從技術和經濟上是否可行去考量，更要從法律上是否允許、政策上是否合規去審視。

（一）建立合同主辦、審查、監管全方位責任體系。實行合同主辦單位、部門負責制，合同的主辦單位、部門是合同簽訂、履行的責任主體。領導、各級審查審批部門，承擔涉及權限內或本部門業務專業范圍合同相關信息的審查責任。合同管理部門承擔合同業務運行的監督管理責任，對合同運行過程督導，及時協調處理運行中遇到的相關問題，保障合同項目平穩運行。

（二）項目監控重點前移，從項目決策開始介入。目前，企業合同管理部門參與項目決策，還停留在“項目計劃立項、批復被通知的階段”，基本未參與項目前期決策，項目是否按照“先審批，后簽合同，再執行”的程序來監管，仍停留在紙面上，造成了合同管理的滯后。因此，要建立項目立項聯席決策、運行監控和完成反饋制度，與現行的各項制度融合，形成貫穿項目運行周期始終的無縫運行監管體系。企業必須要優化工作流程、審批設置，突出制度設計、考核監督，建立合同管理考核體系，充分發揮合同的約束、預防、管控作用。

（三）建立靜態和動態相結合的合同管理制度。采取靜態和動態相結合的管理方式，根據企業發展形勢需要，不斷調整合同管理辦法和合同管理考核細則，施行管理制度動態化， 對合同全過程監督考核。從合同經辦人員在cmis系統是否認真、及時、準確的錄入合同信息、簽約依據、招投標情況（合同談判）等相關資料信息，到跟蹤合同業務流程運行情況，提示相關審查人員及時審批合同，并根據合同業務流程運行情況，及時辦理合同訂立、履行結算、終結、歸檔等相關工作，每項都應做出詳細的考核內容，納入各業務部門經營考核中，使之更加符合依法治企的要求。

（四）依托合同管理信息系統，抓好合同項目運行和考核監督。通過建立的合同管理考核體系，完善各項考核內容，采取指標測評、網上跟蹤監控、重點問題督導解決等方式，落實考核機制。同時加強量化考核、排名通報力度，在考核模式上注重過程管理、過程考核，在考核范圍上注重全面覆蓋、重點突出，在考核重心上注重責任連帶、壓力傳遞，以確保考核指標的完成。

（五）拓寬項目驗收方式、方法和途徑。目前，國內工程和維修項目驗收已經基本建立起常態化的管理機制，但其他項目由于項目特點等因素還存在驗收標準和方式、方法的管理缺失，企業將著力研究各類項目的屬性，拓寬驗收途徑，強化項目的驗收管理。

（六）建立溝通例會機制，加強問題督導。合同管理考核體系的確立，可以充分發揮了考核“指揮棒”導向作用，但這并不是最終目的，還應建立合同管理運行溝通例會制度，針對各項目運行過程中的問題，搞好溝通配合，通過共同研究、整體部署、協同作戰、相互促進，才能持續提升合同管理水平。

（七）建立定期業務培訓制度，采用多種培訓形式，提高合同經辦人員素質。針對不層次的企業合同管理人員，應制定不同教學培訓方案，講解合同法、合同信息系統操作、各種合同文本的法律認知等內容。及時分析培訓效果，增刪培訓內容、查找遺漏點，根據需要不定期召開合同管理答疑座談會，對各部門遇到的問題和難題集中解答。并制作了經辦人、審批人及信息系統運行各階段不同層次的操作視頻，方便隨時下載學習、提高技能，打造一支具有較高素質的合同管理工作人員隊伍。

隨著依法治企的深入開展，規范經營逐漸深入人心，企業各個管理層次都將不同程度的重視加強合同風險管理的力度，規范運作，經過對合同管理工作的改進和優化，相信可以做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，使合同的簽訂、履行、糾紛處理都處于有效的控制狀態。