電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性

摘 要：檔案是記錄歷史的真實性寫照，是人類社會的活動產物，也讓我們加深對歷史的了解，檔案是國家的重要的文化財富，是我們學習歷史的文化資源，社會中的個人和組織形成檔案的主體，這是歷史留給我們的無價之寶，那么如何恰當的保存檔案，我們也要重視起來。有哪些辦法可以更好更安全的保護歷史檔案，并且又保證我們使用時的方便，又能提高工作效率，本篇文章就為你解答了這些問題，也分析了兩者的差異與共性，讓我們一起來看看吧。

關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；差異和共性

傳統檔案管理，解決了檔案的保護問題，運用現實空間按照文件類型進行有序分類，并進行整理存放，增強了檔案的安全度。但是隨著社會信息化的進步與發展，企業的檔案管理也有了新的改變，新形勢的檔案管理方式也日益增加，擁有智能化的電子檔案已經逐步的進入到我們生活當中，也提高了社會發展信息化的客觀要求，這也是融入信息化社會的必然條件。

1 電子檔案與傳統檔案的共性和差異

我國隨著電子產品的不斷發展與完善，檔案管理不單單只靠圖書館里的文件夾所保管，電子檔案以逐步的進入到我們的生活當中，再社會的各個領域里電子檔案給予我們很大的幫助，電子檔案具有自動化標準化的特點，大大提高了我們檔案管理的效率，電子檔案與傳統檔案有很大的區別，下面就讓我們看看電子檔案與傳統檔案的共性與差異。

1.1 電子檔案與傳統檔案的共性

傳統檔案與電子檔案的原理是通用的，電子檔案的形成是以傳統檔案為基礎的，傳統檔案是電子檔案的信息資源，傳統檔案的有效支持才能很好完善電子檔案，這是電子檔案明顯的特點。存檔信息資源不會自動進入到網絡里，其一是由形成活動的開展者通過電子系統的編輯上傳到網絡上，其二是以傳統檔案為依據，并收集、整理其檔案內容，通過電子系統提供到網絡上，所以傳統檔案的管理也是不可忽視的，我們要做好對傳統檔案的儲藏工作，建立完善的檔案數據信息，對以后檔案運用帶來有力的幫助。電子檔案也可以查到原始檔案的所在地，可以方便獲取，比原來的多人找尋方法方便快捷很多，這也是電子檔案與傳統檔案的完美體現。電子檔案與傳統檔案的原則是一致的，繼承前者的檔案管理才能形成完美檔案管理形式，電子檔案和傳統檔案利用了技術上的有力條件，來完善系統檔案一系列漏洞與欠缺，在之前的檔案基礎上進行檔案信息的更新，對以后的工作帶來很大的方便，與此同時，檔案的質量方面也大大的提升很多，這是電子檔案管理在現今時代所擁有的嶄新的一面，也使傳統檔案管理有了進一步的擴展空間。

1.2 電子檔案與傳統檔案的差異

電子檔案管理與傳統檔案管理有著很大的不同，電子檔案管理必須要通過比較復雜的編程碼，這樣才能進行相應檔案信息的處理；與此同時，檔案管理者可對其進行復制、存儲以及傳遞等相關操作，這樣操作者閱讀時就會很容易找到相應的信息。電子檔案和傳統檔案管理歸檔的時間有所不同，文件整理完成后電子檔案可以隨時進行歸檔處理，還可以在指定時間內進行統一歸檔處理，在接收到新的文件時，存檔人員通過電腦建立新的電子檔案，歸類整理相關內容，并用電子數碼簽字記錄相應的歸檔信息，這樣在我們需要檔案信息時可以用文件的形式通過互聯網傳輸，發送到指定的移動終端上。這樣可以提高對文件的安全性，也保護了檔案的完整度和準確性。電子檔案與傳統檔案的歸檔方式也不同，電子檔案運用電子編碼的方法來進行存檔，文件的內容上可以進行新的完善與編輯，不會給原文件帶來破壞性的印記，也可以刪去和改進某些需要鑒定文件里的有關信息，但是也因為這些特點，使電子文件在傳輸過程中對相關信息的真實性產生了疑惑，在進行鑒別過程是非常復雜。所以在我們進行更新時，要特別注重數字簽名和信息認證，做好文檔加密保護措施。電子檔案與傳統檔案在保存方面也有很大的不同，電子文件的載體變質可能是會發生的事情，隨著不同信息技術的發展和創新，存儲介質也發生這改變，所以在進行電子存檔是也要打印出一份紙質檔案來做備份，這樣會降低電子檔案信息的缺失。我們也可以依靠計算機技術部門與文件管理部門的合作，檔案管理人員收到電子文件時，要轉換相應模式進行文件存儲，這樣可以統一文件格式方便保存，也提高信息資源的安全性。傳統檔案管理一般都是運用文書來歸納，是以紙張作為載體的一種檔案，一般存放在圖書館、檔案室，數量比較多，查找起來比較費時間，保存期限也是固定的。電子檔案管理可以實現文件的高級管理，所以結合電子檔案與傳統檔案的特點來運用會更加輕松。

2 電子檔案與傳統檔案的優點和缺點

電子檔案信息具有真實性、信息可靠性且文件不會輕易丟失，電子檔案信息存儲量非常大，可以收入各地各類不同的檔案資料，對使用者的幫助非常大，能達到資源共享的效果。例如，在運用傳統檔案管理的圖書館中，《古代社會》這本書的時候，要根據書的排序、類型、語言類進行查找，很費時間與人力，但是后來圖書館引進了計算機電子檔案，只要把圖書館里所以檔案記錄在計算機里，再通過輸入相關內容就可以很快的找到實際所需要的檔案文件。電子檔案的優點也是它的缺點，電子檔案信息可以輕易的被整改，而且修改后沒有一點痕跡，這個弊端是現階段需要改進的。現在網絡的不斷發展，網絡安全問題也是大家所擔心的事情，電子病毒就是一種網絡缺陷，它會破壞電子檔案所存檔的信息，讓其無法恢復，這也加劇了人們對電子檔案的安全性做出了質疑。電子檔案需要依附在特殊的載體上，如果沒有特殊的載體那么電子檔案就無法閱讀，檔案管理員如果錯誤的閱讀或存檔電子檔案，就會破壞電子檔案的系統文件和其本身的完整性，會使文件丟失或損壞，所以在運用電子檔案時，要注意不要損壞或惡意更改電子檔案。在建立電子文檔時要進行主題詞記錄，運用成熟的技術能力，進行全方位、多角度的審核，這樣就極大的方便與用戶對其相關文件的查找，大大降低了檔案管理者在查詢文件的勞動時間。傳統檔案一般都是紙質記錄，紙質檔案具有安全性、穩定性，傳統檔案能有效地作為公證憑證，所以傳統檔案具有可信度，但也很難做出無痕跡更改，傳統檔案不像電子檔案難以需要拷貝、復制，它的原始性我們是不要質疑的。傳統檔案也具有直觀性，傳統檔案在其沒有被損害的情況下，很是方面我們閱讀與觀察，方便我們直觀的得到我們需要的信息。傳統檔案也有很強的法律效力，因為文件在記錄是時間、內容、人物、事件等都保存在檔案文件里，也有檔案管理人員的簽字與認證，所以傳統檔案具有法律效力。但是傳統檔案保存時需要立卷、整合、存儲這個過程需要非常多的人力，工作量非常大，工作效率非常低，傳統檔案占用的空間非常大，不便于查找，也該管理者帶來不便。傳統檔案在同一地點同一時間只允許一個人應用，不能實現信息資源共享化。

3 結束語

隨著我們對信息科技的了解與認識，電子技術在我們生活中的多種運用，電子檔案為我們提供了高效的管理技術和實施方法，提高了檔案管理工作的高效完成。傳統檔案也有它自身的優點，傳統檔案的穩定性和可靠性是我們所認同的，所以通過研究電子檔案與傳統檔案的共性與差異，了解到兩者的特點，這樣我們就可以完善電子檔案與傳統檔案所欠缺的，提高兩者優點并幫助我們解決實際問題。

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作者簡介

姜倩（1989-），女，山東省煙臺市人，漢，助理館員，大學。研究方向：檔案學基礎理論研究。