文書檔案的整理與保管方法的創新策略研究

鐘群興

摘 要：作為各團體、法定機關、企事業單位等在各種活動中產生的各類信息材料，文書檔案具有非常重要的保存價值。隨著時代的發展和進步，信息化時代背景下文書檔案的整理與保管工作面臨著新的挑戰和新的發展機遇，本文從當前階段文書檔案管理工作中存在的問題分析入手，針對文書檔案整理和保管方法的創新問題進行了研究，提出了幾點創新策略。

關鍵詞：文書檔案；整理；保管方法；創新策略

整理與保管是文書檔案管理工作中最關鍵的兩個環節，這兩項工作完成的是否科學合理直接決定了文書檔案的管理水平，隨著網絡和信息技術的發展，傳統的文書檔案整理方式與保管辦法已經無法適應新的發展形勢和各企事業單位自身發展需求，在此種情況下十分有必要對這兩項工作進行創新，下面就此問題做進一步探討。

1 新時代背景下文書檔案管理工作面臨的新機遇

其一，當前階段的網絡、信息技術發展得較為成熟，在各個領域中都得到了廣泛的應用，讓各項工作開展得更加規范有序，極大地提升了工作效率和質量。因此，在文書檔案整理與保管上也應積極與現代化計算機技術進行有效融合，在采用適當方法對檔案做分類處理的基礎上引進現代化檔案管理技術開展文書檔案的管理工作[1]。

其二，以往的文書檔案都是以紙質為主，以致在文書檔案整理時需要花費大量的人力和時間，工作量大，工作效率低下。對于此種情況，我們大可以在文書檔案整理中充分利用起計算機，實現文書檔案的電子化、數字化，從而讓文書檔案日后的保管與管理變得更加方便、規范。

其三，針對文檔文件歸類整理工作新頒布的要求中提出，歸類整理文檔文件時不需要對案卷標題做二次擬定，直接可以件為基本單位，這樣一來，直接通過計算機檢索系統就可以將所需文書檔案快速搜索出來，一方面有效規避了以往人工分類時在檔案歸屬上存在的差異性；一方面切實發揮出了應用計算機對文書檔案進行現代化、數字化管理的優勢，讓文書檔案的整理、保管與調用更加簡單、快捷。

2 創新文書檔案整理與保管方法的策略和具體措施

（一）注重文書工作與檔案工作銜接的有效性和規范性

作為保障檔案質量的基礎，文件在文書檔案管理中是關鍵一環，所以，文書人員要重視文書材料的立卷歸檔工作，小到紙張的大小和文字格式等細節性東西都要有統一標準；不允許使用紅墨水或圓珠筆、鉛筆對文件材料進行修改、起草和批閱；收發文件時要進行及時登記，做好相應記錄。

（二）在文書檔案的收集工作中要加強各部門之間的協同合作

相關工作人員一定要充分對業務部門的實際情況以及新工作進行有效了解，加強部門之間的交流溝通，進而有效及時準確的獲得相應的信息。同時還要按照各單位自身的實際狀況，來決定檔案工作的重點以及工作重心，使用切實有效的方式來進行檔案的收集以及整理，確保檔案工作能夠順利的進行。

（三）文書檔案整理方面具體措施

首先，按照A-文書檔案、B-基建檔案、C-設備、儀器檔案、D-會計檔案、E-人事檔案、F-聲像檔案、G-專門檔案、H-榮譽實物檔案、I-印章檔案九個大類對檔案進行分類[2]。在此基礎上，再根據材料性質的不同將各大類劃分以阿拉伯數字為代號的若干屬類，按照從左到右的順序分別為一級屬類、二級屬類、……，以此類推，各屬類間用“.”隔開，最終形成以字母加數字形式的分類號，且有類設類，無類空類。這種分類方法避免了按照部門分類時文書檔案分類連續性會受到部門調整、工作性質交叉的影響。

其次，1998年-2000年間的文書檔案按照“年度—機構—問題—保管期限”進行分類整理和立卷。案卷按照本級永久、長期和上級長期、下級長期以及本級短期與上級短期、下級短期的順序排列。基結構模式的構成為大類代號+保管期限代號與目錄序號、案卷順序號，其中保管期限代號分為永久、長期和短期合編；2000年之前的檔案多年合編一個，目錄號為A0·1。同時，為適應辦公自動化要求，可對文書檔案采取單件歸檔的方式，對于每一年的文件材料的不同保管期限，應分別從“1”開始編定流水號，保管期限分為永久和長期、短期三種，其中先按照上級文件材料和本級文件材料與下級文件材料的區別進行分類，之后再根據年度按照保管期限進行分類；在文件材料排列上，處于同一保管期限內的要先以問題排列的方式排我院文件，然后再按照發文單位和文號順序排列那些內設機構文件，最后再排列上級與下級文件材料。另外，根據最新規定，可將文書檔案的保管期限劃分為永久和定期兩類，在定期之中再以30年、10年為標準采取標時制。

最后，在文書檔案裝訂時可把一份文件當做一件，把請示和批復裝訂成一件，此時，若文件過于厚重，可將其分成兩件進行裝訂。另外，針對正文與附件、來文同復文、正本與草稿也可根據實際情況采取分開裝訂的方式。需要注意的是，分開裝訂時的排序一定要將它們集中放置于一處。對于那些立檔工作完成之后歸來的文件，不需要改動前面已經編好的檔案號，可直接將其放置于最后；一般情況下使用不銹鋼訂書釘進行裝訂，當文件檔案過厚時再使用三針法線裝的方式。

（四）文書檔案保管方面具體措施

應用計算機輔助明確保管歸檔文件期限的辦法經常會應用到抽詞比較這種方法。可在每年年底以及月末成批處理，能夠應用隨辦隨歸的方法處理單份文件。

首先，對歸檔文件的文種、內容以及責任者的詞表進行編制，其一，根據以上分值給眾多詞條進行給分，詞部分詞條可以提前列出一些，剩余部分在實際錄入過程中由計算機系統應用自學的方式構建詞表。其二，明確列出歸檔文件的主題詞，并將其明確的規劃成兩個檔，分別為一般檔和重要檔，同時還要明確相應的分數。其三，明確列出眾多歸檔文件的具體分數以及文種。

其次，按照現行文件的實際格式，明確相應的模板。例如，模板一：內容和文種；模板二、責任者以及內容和文種[3]。明確模板的主要目的就是計算機可以方面的進行自動抽詞。

再次，編制程序。主要內容就是把電子文件中的詞表與各段進行比較，如果文種、內容以及責任者相一致，那么就需要抽出，同時明確對應的分數。然后，在將分數進行匯總。

最后，形成電子文件之后，在實現設計的程序中進行運行，按照實際匯總分數，明確相應的保管期限，然后讓工人對保管期限進行審核，看其是否準確。

3 結束語

文書檔案對于各企事業單位、行政機關來說具有十分重要的保存價值，是很多工作開展的必要參考依據，為此，在新時期應積極對文書檔案整理與保管工作進行創新，切實提升文書檔案管理水平與工作效率。

參考文獻

[1]張華.談文書檔案的整理與保管方法的創新[J].赤子，2014（7）：203-203.

[2]陶英雪.談文書檔案的整理與保管方法的創新[J].科學與財富，2013（12）：291-291.

[3]林玉杰.論述文書檔案的整理與保管方法的創新[J].華章，2014（14）：342-342.