淺談高校教學秘書如何應對新形勢新挑戰

王強強（吉林大學計算機科學與技術學院，吉林長春130012）

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淺談高校教學秘書如何應對新形勢新挑戰

王強強
（吉林大學計算機科學與技術學院，吉林長春130012）

摘要：高校教學秘書是高校教學管理鏈不可缺少的一環，其工作能力、自身素質直接影響教學工作的開展。新形勢下教學秘書的工作面臨學術權力與行政權力的界限不清、大學生新特點與既有工作模式的碰撞、工作內容與辦公手段的不斷變化等新挑戰。可以在創新管理理念、增進師生溝通、堅持業務學習等方面下功夫，提高業務水平和管理水平，保證高校教學、科研工作的順利進行。

關鍵詞：高校；教學秘書；行政管理；教學管理

Abstract:The work of teaching secretary in colleges and universities is an indispensable part of the teaching management. The work ability of teaching secretary and their quality directly affect the teaching work. In the new situation, teaching secretary work faces such challenges as the unclear line between academic power and administra原tive power, the collision between college students' new characteristics and existing operation modes, the constant changing of working content and working methods. This paper proposes that teaching secretary work should pay at原tention to the innovation of management idea, promote the communication between teachers and students, business study and so on, so as to improve the level of business and management, ensure the smooth progress of university teaching and scientific research work.

Keywords:university; teaching secretary; administration management; teaching management

習近平總書記在北京師范大學考察時指出，高校作為科技創新的生力軍，要創新人才培養機制和教育方法，為國家現代化建設培養造就更多的合格人才、創新人才[1]。在高校的眾多工作人員中，教學秘書是學校各部門、院系領導與師生之間的橋梁，是負責協調日常教學管理工作、考務工作及其他常規性工作的高校基層行政人員，其業務水平、工作能力與高校的發展、人才的培養密切相關。針對這些挑戰，教學秘書應當與時俱進，采取可行對策，積極應對。

一、新形勢下高校教學秘書面臨的挑戰

隨著經濟社會的發展，各高校規模不斷擴大，高校體制改革不斷深化，新的教學科研手段不斷出現，教學秘書的工作面臨諸多新挑戰。

（一）學術權力與行政權力的界限不清

學術權力與行政權力的主體分別是教師和包括教學秘書在內的行政人員。教師的工作主要是教學與科研，其工作具有很大的獨立性，追求學術自由、平等，反對約束，排斥權威。而行政人員則通過嚴密的組織結構、明確的責任分工，嚴格的規范來保證工作的順利進行，追求高效和穩定。可見二者職業文化背景不同，工作權責不同，追求的目標也不相同[2]。教師時常會覺得行政人員的工作刻板生硬，反復傳達教師群體覺得不重要的信息，不斷組織教師群體覺得不重要的活動，并時常對自己的教學和科研活動提出范式要求。而行政人員則會感覺自己的工作不被理解與不被支持，感覺教師無法從集體、全局的角度看待工作，感覺教師對自己提出的意見不具有可操作性。這樣的差別與碰撞在日常工作中一直存在。而隨著高校的深化改革，去“行政化”、“官僚化”的深入人心，教師對高校運行有了更多的話語權，這樣的碰撞日漸增多，而與教師直接接觸的教學秘書則需要直面這樣的碰撞。

（二）大學生新特點與既有工作模式的碰撞

目前，在校本科大學生已都是“90后”，并已有不少“95后”。新的大學生群體有著新的特點。一是依賴網絡卻不善運用網絡獲取有用信息。目前，在校大學生對網絡的依賴達到前所未有的狀態，“低頭族”充斥課堂，傳統社交方式被各種社交網站、app取代。不少大學生上網的主要目的是娛樂消遣，在真正需要運用網絡尋找教育資源等與自己切身相關的信息時卻發現無所適從。筆者曾遇到過學生找不到已公布在學院網站上的考試安排通知，只因該生所在班級班長沒有將網頁鏈接發布在班級“QQ群”中。二是思想活躍卻不善解決問題。新一代大學生群體樂于思考、渴望獨立、崇尚自由[3]。但受限于社會閱歷和知識水平，常產生“思而不學則殆”的現象，在面對現實問題或與高校教學過程產生矛盾時首先想到的不是如何解決，而是發牢騷、“吐槽”。

在既有工作模式中，教學秘書常覺得當今的學生難以約束、管教，沒有集體意識，思想片面幼稚。而學生則可能會覺得關乎自己前途的訴求不被重視，覺得自己的思想和行動被束縛壓抑。這樣的矛盾如果處理不當，可能會影響學生的心理健康，極少數學生甚至可能產生過激行為，損害學校聲譽。

（三）工作內容與辦公手段的不斷變化

隨著社會經濟的發展，科學技術日新月異，新的教學手段、教學方法也是不斷推陳出新。這些變化影響的不僅是高校教師，也影響著教學秘書的工作。比如，一個新的教學改革項目的申報、研究和結項過程中，教學秘書需要輔助進行申報文件的準備、申報事宜的聯絡，結項材料的統計整理等諸多事務性工作。每個項目在具體實踐中都不同，新種類項目的運行更可能沒有先例可循，需要教學秘書進行新的探索。

同時，隨著辦公信息化的發展，新的辦公手段也在不斷出現。比如作者曾使用過學生管理系統、檔案管理系統、職務申報系統等等許多不同的管理系統。也曾在師生與軟件開發者之間為了網絡實驗平臺的建設進行了多次溝通協調。這些不同的管理系統間有著不同的底層邏輯和設計思路，有的系統需要教學秘書適應，有的甚至需要教學秘書協助維護。

二、高校教學秘書應對新挑戰的思路

教學秘書是組織協調員、宣傳員，也是院系領導的助手和參謀。其業務水平、工作能力與高校的發展、人才的培養密切相關。因此，教學秘書面對新形勢與新挑戰，應當創新工作思路，為保證高校教育目標的實現。

（一）創新管理理念，提高服務意識

教學秘書要創新管理理念，明確角色定位，提高服務意識。不必割裂地看待學術權力與行政權力。教師與行政人員并不是一方領導另一方的關系，也不是主角與配角的關系[4]。不必害怕與教師之間的思想碰撞，實際上，“真理越辯越明”，很多高效的管理辦法都是在激烈的思想碰撞中產生的。同時，要善用自己的專業素養，要擁有行政人員也是專業技術人才的職業自信，在與教師的討論中多提供可行性分析。

（二）增進師生溝通，提高理解信任

大多數的矛盾與沖突都來自于溝通不暢，因此增進溝通了解就成為了解決矛盾與沖突的最好辦法。在與師生的日常接觸中，教學秘書應當注意溝通方法，做好學校各部門、院系領導與師生之間的紐帶工作。

1.增進與教師的溝通

（1）開辟多種溝通渠道。高校教師不“坐班”，平時教學壓力大，科研任務重，也時常出差參加學術會議，無法當面傳達信息的情況占大多數。這時，可利用信息化工具，如建立“QQ群”、“微信群”，方便及時傳達信息。同時，對于教師反饋的信息要予以重視，及時匯總分析處理。

（2）協商解決矛盾。在與教師有意見分歧時，應當認真考慮教師立場，冷靜客觀的分析問題，少向教師“吐苦水”，客觀闡述現實情況，以大局為重，共同商討解決對策。

（3）辦事客觀公允。在面對教師群體時要一視同仁，不能劃分親疏遠近、厚此薄彼，辦事應當對事不對人，客觀公正。發布消息應公開透明。把握和運用好手中權力，預防實質性沖突的發生，在日常工作中增進與教師之間的相互了解和信任。

（4）發揮自身職業背景優勢，運用好數據分析能力和文字表達能力，前置作業，為教師服務。比如輔助教師申報各類項目時，可將教師需要提交的材料、格式要求、時間限制進行精簡準確的梳理，寫成通知或郵件發送給有需要的教師。

2.增進與學生的溝通

（1）多途徑與學生互動。囿于有限的社會閱歷，不少大學生不善表達，教學秘書應當主動引導大學生表達真實需要。還可嘗試在校園BBS、微博、微信等大學生常用的網站上了解其思想動態，使用大學生容易接受的表達方式在網絡上發布消息或與大學生互動，引導大學生科學的利用網絡。

（2）對待學生溫和得體。在與大學生溝通時要柔和平靜，尊重學生的個性，理解學生的情感，包容學生的缺點和不足。比如有些問題可能已經解釋多次，但仍應耐心細致，急學生之所急。不能用高高在上的管理者的姿態面對學生，讓學生覺得自己被冷落排斥。

（3）及時正面地回應質疑。在大學生對教學手段或其他事務產生質疑時，應當及時正面回應。向學生解釋學校的規定政策，在公開透明的條件下與學生交流。學生仍有異議的，應向其介紹申訴等正規處理途徑，引導學生通過非沖突性的方式解決問題。

（4）與輔導員、教師相互配合，服務學生。比如，可以定期召開包括學生代表、輔導員、教學秘書、教師代表在內的見面會，讓學生與教師、教學秘書面對面討論學業難點，共同商討更優化的課程安排。教學秘書還應當及時向輔導員、教師通知學生成績情況，重點關注學習確有困難的同學，形成合力，及時提供幫助。

（三）堅持業務學習，提高自身素質

時代在不停發展，社會在不斷進步。陶行知先生說：“出世便是破蒙，進棺材才算畢業。”教學秘書的工作內容和工作方法也應不斷更新。因此，應當養成終身學習的理念，不斷提升自己的專業素養、工作水平和綜合素質，保證工作高質量高效率地開展。

1.學習專業知識

各學科的課程內容都在不斷更新，雖然教學秘書無法也確無必要掌握全部專業課程知識，但可以盡可能多的了解課程體系、課程設置、課程要求，協助教師選擇最適合的教學方法。而在每次輔助申報項目時，也應多了解，多學習，分析不同項目在申請、運行和結項中的通性與特性，總結經驗，方便日后工作的開展。

2.學習管理知識

教學秘書不能墨守陳規，依靠經驗處理所有業務。應當積極了解最新的管理知識，多和同事交流工作心得，多參加經驗交流會和各種研討會。不斷更新管理知識，切實提高管理水平。

3.學習辦公知識

教學秘書需要處理大量的數據和文字材料，在日復一日的工作中可能會漸漸麻木，失去對數據和材料的重視，這種思想傾向很容易造成教學事故。因此，在日常的工作中，要時刻有危機意識，妥善保存各種數據和紙質材料。同時，善用數據處理軟件，比如數據較多時在excel中使用一個合適的函數，可以減少大量的工作量。而在面對一個新的管理軟件時，則應當了解其功能，了解自己的權限以及權限開放的時間，了解誤操作時應采取的補救措施。

新形勢下高校教學秘書面臨諸多實際挑戰，教學秘書應當深化服務理念、提高溝通技巧，堅持學習。迎難而上，履行職責，提高管理水平，保證高校教學、科研工作的順利進行，為國家現代化建設培養造就更多的合格人才、創新人才。

參考文獻

[1]彭波.習近平在北京師范大學考察時號召全國廣大教師做黨和人民滿意的好老師[N].人民日報，2014-09-10（01）.

[2]戎琪.高校教師和行政人員基于學術管理的互動機制研究[D].青島大學，2007.

[3]高博.“90后”大學生思想特點及教育管理的新途徑[J].吉林廣播電視大學學報，2011（6）：27-28.

[4]李立國.大學行政權力與學術權力是對立的嗎[N].光明日報，2015-05-12（13）.

作者簡介：王強強（1988，9-），女，漢族，吉林松原人，吉林大學計算機科學與技術學院教學秘書，研究實習員，碩士，畢業于吉林大學數學學院，主要研究方向：高教管理。

中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：2096-000X（2016）08-0181-02