談?wù)勎淖置貢?shū)的綜合職業(yè)能力培養(yǎng)

文/福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院 莊方琪

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談?wù)勎淖置貢?shū)的綜合職業(yè)能力培養(yǎng)

文/福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院 莊方琪

【摘要】本文從如何培養(yǎng)和提高文秘綜合職業(yè)能力的角度出發(fā)，對(duì)文秘工作者要善于學(xué)習(xí)、不斷加強(qiáng)情商修養(yǎng)、掌握溝通技巧等5個(gè)方面進(jìn)行了詳細(xì)地論述。

【關(guān)鍵詞】文字秘書(shū)；綜合職業(yè)能力；培養(yǎng)

隨著時(shí)代的發(fā)展、辦公環(huán)境的變化，文字秘書(shū)工作任務(wù)較之前更為復(fù)雜、多樣，作為一項(xiàng)集統(tǒng)籌能力、行政管理能力和文字能力于一體的職業(yè)，對(duì)文秘工作者提出了更高的要求。只具備簡(jiǎn)單的文字能力，對(duì)于公共關(guān)系、計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)不了解或不具備其從事相關(guān)行業(yè)的知識(shí)，是無(wú)法勝任秘書(shū)工作的。那么文字秘書(shū)除了要加強(qiáng)文字的修養(yǎng)之外，還要加強(qiáng)哪些方面的修養(yǎng)以培養(yǎng)和提高綜合職業(yè)能力呢？筆者已從事秘書(shū)工作20余年，結(jié)合自身工作，建議文字秘書(shū)應(yīng)加強(qiáng)以下方面的素養(yǎng)：

一、善于學(xué)習(xí)，不斷提高文學(xué)素養(yǎng)

（一）重視并加強(qiáng)文字修養(yǎng)。文字工作是文字秘書(shū)工作和機(jī)關(guān)工作的重要基礎(chǔ)，例如 “大事記”反映得是單位的歷史，各類(lèi)簡(jiǎn)訊新聞報(bào)道是對(duì)機(jī)關(guān)活動(dòng)的宣傳，所有各類(lèi)發(fā)文文稿及紀(jì)要是單位重要決策、活動(dòng)、運(yùn)轉(zhuǎn)的證明和痕跡，并以此進(jìn)行總結(jié)、制定下一階段的計(jì)劃，是進(jìn)行調(diào)查研究的重要依據(jù)。

（二）不斷提高相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)素養(yǎng)。當(dāng)代秘書(shū)事務(wù)日益繁忙，要求秘書(shū)不僅是某方面的專才還應(yīng)該是通才，是專家更是雜家，作為秘書(shū)，除了要具備基本文字運(yùn)用能力外，還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平、相關(guān)多媒體知識(shí)、結(jié)合單位行業(yè)情況了解一些專業(yè)知識(shí)，如對(duì)行業(yè)報(bào)告基本能了解、學(xué)會(huì)相關(guān)的行業(yè)術(shù)語(yǔ)、掌握一些通用名詞。

（三）以人之長(zhǎng)補(bǔ)己短，以人之厚補(bǔ)己薄。由于辦公室人員有著不同的專業(yè)背景、工作經(jīng)歷，各有長(zhǎng)處和優(yōu)勢(shì)。因此文秘工作者要了解自我的缺點(diǎn)，善于觀察同事甚至領(lǐng)導(dǎo)的長(zhǎng)處，仔細(xì)觀察他們的思維、處事的方式等，彌補(bǔ)自我的不足。

（四）應(yīng)有“一日三省其身”的精神，要善于反省、總結(jié)。

文秘人員多爭(zhēng)取實(shí)踐的機(jī)會(huì)，勤動(dòng)手多看、多寫(xiě)、多練，要善于在實(shí)踐中成長(zhǎng)，在實(shí)踐中總結(jié)，尤其在辦事、辦文、辦會(huì)的過(guò)程中要努力向前輩學(xué)習(xí)，同時(shí)由于不同的企業(yè)、單位有長(zhǎng)期沉淀的文化和習(xí)慣，還應(yīng)遵從當(dāng)?shù)亓?xí)俗。

（五）現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)提高數(shù)據(jù)修養(yǎng)，增強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的敏銳性。由于文書(shū)講求得是客觀、真實(shí)，在說(shuō)明工作進(jìn)展的進(jìn)度、規(guī)模、速度、趨勢(shì)等情況時(shí)，一般都離不開(kāi)數(shù)據(jù)資料，有的甚至還需用數(shù)字表格來(lái)說(shuō)明。這些數(shù)據(jù)必須客觀、實(shí)際，不能進(jìn)行人為的浮夸和縮小，否則會(huì)曲解和誤導(dǎo)公文內(nèi)容，因此文字秘書(shū)還應(yīng)該提高數(shù)據(jù)的敏銳性，對(duì)文中使用的數(shù)據(jù)都必須一一認(rèn)真核對(duì)之后才能用。

二、不斷加強(qiáng)情商修養(yǎng)

情商對(duì)于親密個(gè)人關(guān)系的形成、發(fā)展、維護(hù)和加強(qiáng)具有重要作用。不同于智商的穩(wěn)定性，我們可以通過(guò)學(xué)習(xí)提高情商。在社會(huì)日益注重職業(yè)人心理學(xué)研究的當(dāng)今，作為文秘人員更應(yīng)該學(xué)習(xí)并掌握心理學(xué)的一些基本知識(shí)，以便于更好地消除好職業(yè)帶來(lái)的負(fù)面情緒，輔助好領(lǐng)導(dǎo)的工作，筆者認(rèn)為這點(diǎn)尤其重要，只有心理健康才能使人真正走向成功。

（一）良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，是做好秘書(shū)工作的根本。由于秘書(shū)是幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、開(kāi)展工作的助手，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求去工作。因此秘書(shū)行業(yè)有別于其他行業(yè)，其職業(yè)道德概括為：忠誠(chéng)正直、立場(chǎng)堅(jiān)定；細(xì)致周到、一絲不茍；堅(jiān)持正義、顧全大局；樂(lè)于吃苦、甘于奉獻(xiàn)；沉著冷靜、嚴(yán)守機(jī)密。

（二）學(xué)習(xí)基本的心理學(xué)知識(shí)，提高管理負(fù)面情緒的能力，消除由于情緒不良而引起的職業(yè)倦怠。由于文秘工作的服務(wù)性、從屬性，秘書(shū)人員的工作較其他崗位相比不容易出成績(jī)，其工作價(jià)值不易被肯定，外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)也較少，所以不少秘書(shū)容易產(chǎn)生不良的認(rèn)知，引起職業(yè)倦怠，“不求上進(jìn)，得過(guò)且過(guò)”“不求有功，但求無(wú)過(guò)”，該負(fù)面情緒極大地影響了秘書(shū)工作者主觀能動(dòng)性的發(fā)揮，影響了工作的效果和質(zhì)量。文字秘書(shū)要想改變不良的認(rèn)知引起的情緒，要學(xué)習(xí)基本的心理學(xué)知識(shí)，對(duì)心理進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)適，最好的參考方法是用埃利斯提出的ABC合理情緒療法。

（三）有處亂不驚的心理應(yīng)變能力。由于秘書(shū)工作日常事務(wù)較為繁雜，某些急事也會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)，工作時(shí)常有千頭萬(wàn)緒、雜亂無(wú)章的感覺(jué)，壓力較大。秘書(shū)人員面對(duì)壓力時(shí)應(yīng)有處亂不驚的心態(tài)和冷靜對(duì)待的心理應(yīng)對(duì)能力，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)應(yīng)統(tǒng)籌安排需處理的常規(guī)事務(wù)，做到做事有計(jì)劃、工作有規(guī)劃，并能急事急辦，根據(jù)事務(wù)的重要性分清主次，分清緩急，有條不紊地完成任務(wù)。

（四）不攀比、不羨妒，要有俯首甘為孺子牛的踏踏實(shí)實(shí)的工作態(tài)度與作風(fēng)。由于秘書(shū)工作是配角的工作地位，工作壓力大、常需加班，還經(jīng)常遭遇不公平的對(duì)待。另外，秘書(shū)工作中要與形形色色的人發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，這些人的行為方式、待人接物的喜惡也容易影響秘書(shū)個(gè)人的心境，因此秘書(shū)應(yīng)有“海納百川、有容乃大”的心胸，能夠去容忍一些不公平的待遇，去包容各種行為與態(tài)度表現(xiàn)，包括某些沒(méi)有觸犯到根本原則的傷及個(gè)人自尊的態(tài)度。對(duì)于同事或同行的成就，不攀比、不羨妒，實(shí)實(shí)在在做人、踏踏實(shí)實(shí)做事。

三、掌握溝通技巧，做好協(xié)調(diào)工作

有良好的溝通技巧、具備較強(qiáng)的溝通能力，能夠使秘書(shū)處理人際關(guān)系輕松、自然，能夠順利地促使各項(xiàng)行政任務(wù)及時(shí)傳達(dá)并執(zhí)行落實(shí)。因此掌握良好的溝通能力對(duì)于文秘人員提高工作成效來(lái)說(shuō)是十分重要的。而溝通力不是人先天就具備的才能，是后天培養(yǎng)而形成的。那么如何培養(yǎng)呢？

筆者認(rèn)為：一要樹(shù)立良好的形象。注重個(gè)人儀表、審美等綜合能力的培養(yǎng)，言談舉止做到得體大方，給人美好的第一印象。二要注意稱呼問(wèn)題。在交流時(shí)秘書(shū)可根據(jù)對(duì)象身份、年齡、職業(yè)及文化層次的不同，因人而異地稱呼他們，在維護(hù)他們自尊的基礎(chǔ)上，選擇他們喜歡聽(tīng)的名稱稱呼他們。三要注意交談的態(tài)度。在采編信息了解情況時(shí)，態(tài)度要誠(chéng)懇、熱情，認(rèn)真傾聽(tīng)，保持禮貌，不要打斷對(duì)方話題，雙方應(yīng)保持使人感到舒適的距離和姿勢(shì)，同時(shí)保留自己的意見(jiàn)、觀點(diǎn)和感覺(jué)，以得到更完整、全面的資料。四要適度用手勢(shì)等肢體語(yǔ)言，能夠加強(qiáng)談話的效果，在交流同時(shí)保持目光接觸，不做其余分心的動(dòng)作，營(yíng)造良好的溝通氛圍。五要對(duì)不同文化層次的對(duì)象采用不同的溝通方式。六要確準(zhǔn)理解他人意圖。要正確輔助好上級(jí)的工作，理解好上級(jí)的意圖尤其重要。七要清楚溝通。不僅是語(yǔ)言溝通，還可以是心靈的、手勢(shì)的、眼神的溝通。秘書(shū)要善于捕捉細(xì)節(jié)、做到腦勤、口勤、手腳勤。

四、加強(qiáng)工作的責(zé)任感

由于辦公室是單位的樞紐，秘書(shū)的工作起到了承上啟下的作用，如行政事務(wù)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子商議后往往形成文件下發(fā)，秘書(shū)對(duì)每一份公文都應(yīng)該重視，做好公文登記、傳閱、分辦、催辦和歸檔工作，不能出現(xiàn)疏忽和遺漏。有的事務(wù)需要一段時(shí)間不是馬上就能完成的，如單位規(guī)章制度的匯編工作，秘書(shū)應(yīng)制定匯編工作的時(shí)間進(jìn)度表，首先根據(jù)規(guī)章所屬的部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，分發(fā)給各部門(mén)校核，各部門(mén)依據(jù)規(guī)章修訂的情況進(jìn)行反饋，秘書(shū)據(jù)此訂出完成的時(shí)間進(jìn)度表，對(duì)各部門(mén)進(jìn)行限時(shí)催辦，最后將新修訂的制度對(duì)照舊制度進(jìn)行增補(bǔ)，進(jìn)行初審前的校核，再經(jīng)過(guò)各部門(mén)責(zé)任人初審、辦公室主任審核，最后由單位主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行定稿審核、簽發(fā)。整個(gè)過(guò)程歷時(shí)短則3個(gè)月，多則1年。秘書(shū)則始終要對(duì)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，需大量精力和時(shí)間，同時(shí)還兼顧其他事務(wù)，沒(méi)有高度的責(zé)任心是做不好的。

五、在職業(yè)可能范疇內(nèi)發(fā)揮主觀能動(dòng)性

辯證唯物主義認(rèn)為人能夠認(rèn)識(shí)客觀外界的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，可以能動(dòng)地改造客觀世界。正確發(fā)揮主觀能動(dòng)性，其實(shí)就是強(qiáng)調(diào)在實(shí)踐中如何將主觀的大腦中的東西變成現(xiàn)實(shí)的東西，要想讓實(shí)踐活動(dòng)取得成功，肯定要尊重客觀規(guī)律和掌握必要的物質(zhì)手段。由于文字秘書(shū)主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，以貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的意志為主要特點(diǎn)的，其從屬的職業(yè)特性，決定其發(fā)揮主觀能動(dòng)性的特殊性。文秘人員在處事時(shí)不擅自作主張，有創(chuàng)新的思維要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的許可才去實(shí)施，而不是任憑個(gè)人想法去胡亂作為，同時(shí)發(fā)揮主觀能動(dòng)性要適時(shí)，掌握好的時(shí)機(jī)才提出建議和合理化意見(jiàn)，即有作為而不亂作為，到位而不越位。一個(gè)好的文字秘書(shū)能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)新政策、新理論，常常站在全局思考問(wèn)題，這樣才能發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，使建言獻(xiàn)策能符合客觀實(shí)際，用科學(xué)理性的思維去分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。

六、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)文秘人員面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的事務(wù)時(shí)，應(yīng)在重視并加強(qiáng)文字基礎(chǔ)的同時(shí)提高相關(guān)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)以提高專業(yè)素養(yǎng)；加強(qiáng)情商及心理學(xué)有關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)以消除心理上的負(fù)面影響；合理管理自已的情緒以提高自信能力；有良好的溝通能力、技巧使秘書(shū)能夠輕松自如地處理好人際關(guān)系；靈活高效地管理時(shí)間、合理規(guī)劃作好事務(wù)的統(tǒng)籌安排，能促進(jìn)行政事務(wù)處理能力的提升；適時(shí)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，發(fā)揮參謀和助手作用，從而使文字秘書(shū)的綜合職業(yè)能力得到提升。

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