如何做好檔案管理工作

文/成都市新都區人民醫院　馬春榮　張千鳳

如何做好檔案管理工作

文/成都市新都區人民醫院馬春榮張千鳳

【摘要】本文結合工作實際，論述了在檔案工作實踐中的體會和認識,對做好新時期檔案管理工作提供借鑒。

【關鍵詞】檔案工作；實踐；體會；認識

檔案是人類發展到一定階段的產物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復合體，它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質量，可以給單位領導決策提供更多值得參考的信息。因此，檔案管理人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環節的工作。那么，如何做好檔案管理工作，作為一名專職檔案管理人員，在實踐中，通過不斷總結，尋找其中的規律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、檔案整理工作，從收集資料的審核分類做起

檔案的形成是經過時間的歸整處理，待檔案涉及的處理程序完畢，即可以對收集資料的保存進行價值評估，根據資料收集類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。審核檔案工作是對檔案管理人員的個嚴峻挑戰，它要求檔案管理人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

（一）對檔案工作要有高度的認識。要實現從資料的形成到檔案的成功轉化，就必須重視檔案的規范化管理，實現檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對檔案管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使檔案工作流程更加科學化、合理化。

（二）要有高度的職業責任感。檔案管理人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平常化。因此，務必要按照《檔案管理辦法》的要求，規范地、科學地做好每一份檔案，對每一份歸檔資料做出科學的審核。

（三）要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，檔案管理人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，逐步提高自己的理論水平。很多檔案管理人員都比較清楚檔案管理是很復雜多變的工作，因此一定要重視對形成檔案的歸檔資料進行科學地評估歸類。在整理檔案過程中，要形成了一套較科學的歸檔方法，具有較強的規律性，即年度——組織機構——內容，但在工作中，檔案管理人員不應該拘泥于傳統的整理歸類思路，但也不應該隨意更改，要結合單位的具體發展實際，嚴格依照檔案管理部門的統一規范和要求，進行科學地創新，不斷提高醫院的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。

二、完善收集材料，做好檔案歸檔工作

檔案部門要認真檢查形成歸檔的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

（一）檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

（二）檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝為“合”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

三、善于交流，接受新信息，達到資源共享

隨著社會形勢的變化和發展，對檔案整理工作的規范性要求也會隨著時代發展而越來越高，檔案管理人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案管理人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，主動推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、年鑒、全宗卷、組織機構沿革、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。