關(guān)于做好檔案管理工作的思考

唐微

[摘 要]在現(xiàn)代社會(huì)這樣一種服務(wù)型社會(huì)的環(huán)境下，需要從三個(gè)方面去努力，即廣開收集渠道努力做好收集工作，拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，提高檔案的利用效率，才能夠科學(xué)的開發(fā)以及科學(xué)的利用好檔案的資源，從而高質(zhì)量的完成檔案管理工作。本文就針對(duì)如何做好檔案管理工作展開探討，從而能夠進(jìn)一步提高我國(guó)的檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]檔案管理工作；檔案管理人員；思考

引言

在這樣的一些服務(wù)型社會(huì)環(huán)境下，如何才能夠更好地科學(xué)開發(fā)利用好檔案資源，是檔案管理人員的一個(gè)重要的挑戰(zhàn)，根據(jù)社會(huì)上一些先進(jìn)工作者的經(jīng)驗(yàn)以及國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理資料，提出了幾點(diǎn)對(duì)檔案管理工作所適用的方法。

一、檔案管理工作應(yīng)用的作用與意義

（一）為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)分析數(shù)據(jù)的藍(lán)本

首先，檔案管理工作的最重要的一個(gè)作用就是可以為領(lǐng)導(dǎo)階層進(jìn)行檔案指導(dǎo)工作提供一個(gè)借鑒的重要材料，起到了領(lǐng)導(dǎo)發(fā)展的“參謀”作用。同時(shí)，有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整個(gè)工作情況的了解與發(fā)展。

檔案管理工作需要做好對(duì)各個(gè)部門的工作計(jì)劃有一個(gè)簡(jiǎn)單的了解、對(duì)于每個(gè)部門的工作人員的數(shù)量以及編制有一個(gè)了解，對(duì)于設(shè)備的數(shù)量也要做好統(tǒng)計(jì)工作。要了解整個(gè)企業(yè)或者行政單位的具體的規(guī)章制度以及所執(zhí)行的各項(xiàng)規(guī)定條文等。對(duì)于這些東西的了解有利于做好檔案管理工作，需要檔案管理工作人員要進(jìn)行不斷的實(shí)踐與積累總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作者做好這些不同的工作，有利于為不同的工作發(fā)展提供一個(gè)借鑒的材料，更有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整個(gè)工作大局進(jìn)行指導(dǎo)工作。通過(guò)統(tǒng)計(jì)工作者反映出的統(tǒng)計(jì)結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)可以間接地看出整個(gè)企業(yè)或者行政單位發(fā)展的情況做出了解與分析。檔案管理已經(jīng)在我國(guó)大多數(shù)的檔案管理工作中普遍的應(yīng)用，使得檔案管理工作變得更加的完善，起到了很好的效果。

（二）檔案管理工作有利于提高工作效率

在檔案管理工作中應(yīng)用檔案管理制度有利于提高整個(gè)檔案管理工作的工作效率，有利于進(jìn)一步的對(duì)檔案進(jìn)行整理工作、有利于檔案的編排以及進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)分析。

檔案管理工作人員在進(jìn)行對(duì)檔案的數(shù)據(jù)收集、簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)整理、對(duì)于數(shù)據(jù)的分析與編排以及數(shù)據(jù)的分類工作時(shí)，可以將檔案管理工作應(yīng)用到其中，利用檔案管理制度與針對(duì)不同的階段不同的時(shí)期發(fā)展的情況，此外，針對(duì)不同工作類型也要制定不同的檔案管理制度，檔案管理工作人員不能僅僅憑借一小部分人進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)分析，要縱觀全局不能“怕麻煩”要對(duì)大局有所了解進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理與分析工作。對(duì)于統(tǒng)計(jì)后的數(shù)據(jù)與分析結(jié)果要反復(fù)的檢查，找出其中存在的問(wèn)題與弊端，在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中更要對(duì)統(tǒng)計(jì)人員加大監(jiān)督與管理力度，確保整個(gè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，保證整個(gè)檔案的真實(shí)性，以確保整個(gè)檔案管理能夠起到真實(shí)的作用?？偠灾?，將檔案管理制度應(yīng)用到檔案管理工作中有利于提高整個(gè)檔案管理工作的工作效率，同時(shí)可以減少檔案的誤差，增加整個(gè)檔案的真實(shí)性，使得統(tǒng)計(jì)出來(lái)的檔案有著真實(shí)可靠地作用。

（三）檔案管理工作可以為各項(xiàng)工作提供一個(gè)基礎(chǔ)的材料

最后檔案管理工作應(yīng)用到檔案管理工作中有著一個(gè)重要的作用，檔案管理可以利用整個(gè)檔案管理工作的自身發(fā)展規(guī)律為企業(yè)或者行政單位提供一個(gè)各項(xiàng)工作發(fā)展的基礎(chǔ)材料，為各項(xiàng)工作的未來(lái)發(fā)展提供一個(gè)可靠地?cái)?shù)據(jù)，通過(guò)檔案數(shù)據(jù)的某一些方面的專業(yè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，可以為各項(xiàng)工作的科學(xué)性的發(fā)展提供一個(gè)發(fā)展規(guī)劃，對(duì)于以前的工作計(jì)劃有所了解，找出存在的發(fā)展問(wèn)題，通過(guò)一系列的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表現(xiàn)出來(lái)的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)與下降情況分析出未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理工作對(duì)于不同的工作部門有著不同的數(shù)據(jù)需求，對(duì)于檔案的整理以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)要從不同的角度出發(fā)，滿足不同的工作崗位對(duì)檔案管理的數(shù)據(jù)需求，在檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面對(duì)于目錄的設(shè)計(jì)要滿足不同的需求，方便查找與閱覽。所以，一個(gè)完整的檔案管理數(shù)據(jù)可以為不同的工作需求提供一個(gè)基礎(chǔ)的材料，為其未來(lái)的發(fā)展提供一個(gè)發(fā)展的“藍(lán)本”。

二、拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理

隨著對(duì)檔案的需求不斷地增加，檔案的種類與數(shù)量越來(lái)越多。所以，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化工程，才能夠最有效的解決當(dāng)前形勢(shì)下的全新的問(wèn)題。

（一）加強(qiáng)管理意識(shí)與管理責(zé)任。檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要檔案的管理人員不僅僅需要具備十分專業(yè)的職業(yè)技能，還需要對(duì)工作有一定的責(zé)任心，具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，對(duì)待工作要嚴(yán)肅認(rèn)真，需要敬業(yè)樂(lè)業(yè)，能夠無(wú)私奉獻(xiàn)。同時(shí)還需要有扎實(shí)的檔案管理的基本功。所以，檔案管理工作人員只有具有先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作。

（二）具有現(xiàn)代化的管理技能，提高管理人員的綜合素質(zhì)水平。檔案管理不斷地進(jìn)行更新與發(fā)展，檔案管理逐漸朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化的趨勢(shì)發(fā)函，信息化是信息時(shí)代對(duì)檔案工作管理的一個(gè)全新的要求，更是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的發(fā)展必然的趨勢(shì)。所以，檔案管理工作人員要不斷的結(jié)合自身工作的發(fā)展需要，一邊去不斷的自我完善，一邊的完成好檔案管理的工作，在提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，要注重自身的信息技術(shù)的完善與發(fā)展，努力使得自身所具有的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠應(yīng)用于檔案管理的工作中去。

（三）利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)行檔案的整理工作。利用電子計(jì)算機(jī)等一些現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案工作的整體，可以很大程度上節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率，從而可以達(dá)到一個(gè)事半功倍的效果。利用電子計(jì)算建立一個(gè)模擬的人工立卷，按著檔案的種類不同進(jìn)行不同的分類，也可以按著文件的先后順序進(jìn)行排列與打印。這樣可以很大程度上降低檔案整理人員對(duì)整個(gè)檔案的主觀因素的影響，也可以利用一些現(xiàn)代化的通訊設(shè)備，發(fā)揮了電子計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率與工作量，從而能夠使得檔案管理工作能夠更加的完善，更好地為社會(huì)所服務(wù)，提供必要的資料依據(jù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

作為檔案管理工作者需要努力做好最基本的工作，熟練地對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，從而建立健全檔案管理制度，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備，形成現(xiàn)代化的檔案管理手段，確保對(duì)檔案管理的完整性與安全性，提高我國(guó)檔案的管理水平。