論高校干部人事檔案管理工作的弊病和新舉措

文/欽州學(xué)院 吳珍 王玉玲

論高校干部人事檔案管理工作的弊病和新舉措

文/欽州學(xué)院 吳珍 王玉玲

【摘要】目前，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作在保護(hù)和利用檔案中存在許多不足之處，迫切要求檔案專業(yè)人員采取新措施，這樣才能確保每卷干部人事檔案完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用及其價(jià)值永存。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校；干部人事檔案；材料整理；新措施

高校干部人事檔案是高校檔案管理工作的重要組成部分,是組織人事部等有關(guān)部門記載的關(guān)于高層次人才引進(jìn)、招聘、人事調(diào)動(dòng)等干部經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)及實(shí)績(jī)等各方面內(nèi)容的歷史的、全面的、詳細(xì)的個(gè)人資料。干部人事檔案工作的整理就是將收集起來的每個(gè)干部檔案材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成冊(cè),并在此基礎(chǔ)上不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。但目前干部人事檔案管理工作呈現(xiàn)了許多不足,迫切需要我們采取新措施去解決。

一、高校干部人事檔案材料整理工作的真正內(nèi)涵

高校干部人事檔案的整理工作，是以在職在編、國(guó)家事業(yè)單位編制內(nèi)的干部個(gè)人為單位，將收集起來的干部人事檔案材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編號(hào)、登記目錄、技術(shù)加工、裝訂成卷以及不斷充實(shí)檔案材料的工作。通過整理，使原來零亂的檔案材料轉(zhuǎn)化為能反映干部情況的系統(tǒng)、條理的專門案卷，即干部檔案。同時(shí)，干部人事檔案材料的整理工作又貫穿于干部檔案立卷的全過程。因此，它是干部人事檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中一項(xiàng)很重要的基礎(chǔ)工作。

二、目前高校干部人事檔案整理工作存在的主要問題

高校干部人事檔案不僅直接服務(wù)于干部人事工作,還為開發(fā)人力資源、智力資源和教育資源提供重要依據(jù)，是一所大學(xué)發(fā)展歷史的可靠憑證。然而,傳統(tǒng)檔案管理方法在保護(hù)和利用檔案中存在許多不足,主要表現(xiàn)在以下幾方面。

（一）干部人事檔案載體不規(guī)范、不統(tǒng)一。目前，歸檔文件材料普遍采用 21.OcmX29.7cm，即A4紙的規(guī)格。而干部人事檔案所用紙張為19.5cmX26.5cm的尺寸。所用檔案袋也是與其相配套的，這樣在材料歸檔后，須將其整理剪裁成與干部人事檔案所用紙張尺寸相同，才能裝訂歸檔。如果出現(xiàn)大于標(biāo)準(zhǔn)的檔案材料,必須進(jìn)行裁剪或折疊后才能裝訂歸檔、放入檔案袋,在裁剪時(shí)稍有不慎切掉字跡的事故時(shí)有發(fā)生,造成無法彌補(bǔ)的損失,折疊過的材料在利用時(shí)由于經(jīng)常翻動(dòng),造成折疊處字跡磨損；如果出現(xiàn)小于標(biāo)準(zhǔn)的檔案材料則要在左邊縫一條紙邊,或要用襯紙托裱成魚鱗形或梯形進(jìn)行繁瑣的修補(bǔ)整理,這樣不僅大大增加了整理工作量，費(fèi)時(shí)費(fèi)力,同時(shí)也嚴(yán)重破壞檔案原貌和完整性,而且又剪又折又糊,使整冊(cè)檔案厚薄不一,高低不平, 降低了檔案材料的壽命，對(duì)檔案利用價(jià)值及外觀都產(chǎn)生不良影響，從外觀來看，給人一種造假的感覺。

（二）高校干部人事檔案材料收集不齊全、裝訂方法不規(guī)范。一是經(jīng)過多年的檔案管理工作，筆者檢查發(fā)現(xiàn)，在每一卷（以人為單位）人事檔案中，都會(huì)或多或少地缺少人事檔案中必備的材料，比如：原始的履歷表、黨團(tuán)材料、年度考核表、體檢表、工資調(diào)整表，等等。由于干部人事檔案是按人員組卷裝訂成冊(cè)的。其內(nèi)容一般是按時(shí)間順序、材料自然生成先后順序排列裝訂的，當(dāng)查閱其中某一卷或某一類檔案材料時(shí)，則須將其需要部分提供，而不能全冊(cè)提供給查閱者，以免泄密、丟失等問題發(fā)生，造成干部人事檔案材料的保密性難以得到保證。二是干部人事檔案的形成是“與時(shí)俱進(jìn)”的，需要不斷地補(bǔ)充，因此不得不反復(fù)拆分和裝訂。由此產(chǎn)生了許多繁瑣、重復(fù)的勞動(dòng)，不僅大大降低了效率，同時(shí)也不利于檔案材料的及時(shí)歸檔。三是成冊(cè)裝訂還給檔案原件的復(fù)制帶來困難，造成所提供的檔案材料質(zhì)量難以得到保證，影響了利用效果。

（三）高校干部人事檔案保密和保管形式不安全 、不科學(xué)。長(zhǎng)期以來，許多高校干部人事檔案一直采用紙夾或線裝的方法，將所有材料固定成冊(cè)，然后裝入檔案中。但是，干部人事檔案是多變和靜中有動(dòng)的，不能固定下來,因?yàn)槊磕赀€要不斷補(bǔ)充新的檔案材料,比如：年度考核表、績(jī)效考核材料、失職、晉職等材料。按現(xiàn)行干部人事檔案整理辦法規(guī)定,對(duì)收集的干部人事檔案材料要在半個(gè)月的期限內(nèi)存入檔案盒（袋）內(nèi),每?jī)赡臧葱驓w檔一次。材料歸檔時(shí),必須把已裝好的檔案拆開,將補(bǔ)充的新材料與原案卷的相關(guān)材料歸類,重新打孔裝訂為一冊(cè)。這種包裝形式在檔案柜中不易立穩(wěn)，須緊緊排在一起，當(dāng)抽出多卷時(shí)，其它檔案袋就會(huì)倒塌，調(diào)閱結(jié)束后，必須將倒塌的檔案袋重新排列整齊，才能將調(diào)出的檔案按編號(hào)歸位。另外大量積壓材料檔案,在庫(kù)房容易被灰塵腐蝕,很容易使有害昆蟲和微生物傳播,污染檔案。還有，由于干部人事檔案是按人員組卷裝訂成冊(cè)的,當(dāng)查閱其中某一份或某一類檔案時(shí), 則須將全冊(cè)檔案提供給查閱者, 至少要將整個(gè)案卷翻閱一遍以上,雖然干部人事檔案有嚴(yán)格的借閱保密規(guī)定,但很可能利用者看了不該看的材料,不利于檔案保密；在借閱利用時(shí)光線、灰塵、自然磨損或無意摩擦,對(duì)檔案損壞程度加大, 減少檔案壽命，不利于檔案的保管和保護(hù)。另外,裝訂成冊(cè)的檔案也不利于復(fù)印。因?yàn)槔谜邚?fù)印檔案時(shí),如果將整個(gè)檔案翻開放在復(fù)印機(jī)上復(fù)印,裝訂處就會(huì)凸起,容易造成復(fù)印的漏光,影響復(fù)印效果,

而拆開復(fù)印,反復(fù)拆裝既增加勞動(dòng)強(qiáng)度,又容易破壞檔案材料，造成原始檔案材料不安全。

（四）重復(fù)的整理工作使管檔人員減弱了檔案信息的深層開發(fā)。干部經(jīng)歷是不斷變化的,因此干部人事檔案工作也是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程。一個(gè)完整的干部人事檔案的形成需要不斷充實(shí)新內(nèi)容,增加新材料。如進(jìn)修學(xué)位材料、任免審批表、職稱評(píng)審表、調(diào)整工資審批表、履歷表、年度考核登記表，等等。年年都有大量的零散材料要?dú)w檔,假使一個(gè)干部從22歲參加工作到60歲退休,按現(xiàn)行規(guī)定每?jī)赡暄b訂一次,這個(gè)干部的檔案在退休前就要裝訂20次。如果每卷人事檔案要拆裝幾十次,如此重復(fù)性勞動(dòng),浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力,不僅破壞了檔案的原始面貌, 還使管檔人員整天忙于體力勞動(dòng),無暇顧及人事檔案信息資源的深層開發(fā),降低管檔人員的工作積極性,還使檔案管理工作停留在淺層基礎(chǔ)上,無法深入開發(fā)、取得突破性的發(fā)展。

三、探索高校干部人事檔案材料整理工作的新措施

（一）積極探索高校干部人事檔案按件整理，有利于提高檔案管理工作效率，有利于提供服務(wù)利用，有利于檔案信息的保密。長(zhǎng)期以來，我國(guó)干部人事檔案的整理一直采用按卷整理，打孔裝訂成冊(cè)。大量源源不斷的歸檔材料按照傳統(tǒng)繁瑣的整理方法裝訂成卷，不僅浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，而且整理成冊(cè)的檔案利用起來十分不便，同時(shí)整卷提供檔案容易造成檔案信息泄漏。按件整理不再需要繁瑣復(fù)雜的裁剪、裱糊、打孔等手工勞動(dòng)，大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的工作效率，使其從繁重的檔案整理工作中解脫出來，有更多的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)超前而精細(xì)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案管理的規(guī)范化、精細(xì)化、信息化和科學(xué)化。同時(shí)，按件整理大大方便了歸檔材料的插卷工作，不必再為插入一份材料而大動(dòng)干戈地將整卷材料拆開，插入新的材料后再重新裝訂也不再那樣費(fèi)事、費(fèi)力。查檔利用復(fù)印材料也是單件比整卷更方便，而且復(fù)印效果更好。按件整理有利于檔案材料的提供利用，利用者需要什么材料，只要按件提供即可，大大提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。另外，按件提供檔案材料，既方便利用者查閱，又避免利用者因查找某一份材料而翻閱其他材料，從而最大限度地防止檔案信息的泄漏，有利于檔案的保密和保護(hù)。

（二）改變傳統(tǒng)的打孔裝訂為不裝訂，不裁剪,不裱糊,不拆借,保持檔案材料的原貌。按照我國(guó)干部人事檔案工作目標(biāo)管理的要求，人事檔案每?jī)赡暄b訂一次，程序復(fù)雜的整理裝訂工作量太大，檔案管理人員常年忙于檔案材料的收集、整理、拆、裝、訂等大量的重復(fù)勞動(dòng)，不能集中精力做好檔案信息的收集、開發(fā)和利用。另外，為了達(dá)到案卷的整齊，經(jīng)整理裝訂的檔案材料不可避免地破壞了原貌。因此，為了更好地做好干部人事檔案管理工作，維護(hù)檔案的原貌，可以借鑒現(xiàn)行的文書檔案的管理方法，干部人事檔案實(shí)行按件整理不裝訂。采用干部人事檔案影集式檔案夾，外觀設(shè)計(jì)其長(zhǎng)寬應(yīng)稍大于A4紙,其大小為長(zhǎng)320毫米、寬230毫米、厚度為5厘米,內(nèi)有活頁(yè)塑料袋15個(gè)左右,每袋可裝約5毫米厚材料。前后封面用硬塑料制作,前封面設(shè)計(jì)有歸檔號(hào)、姓名、籍貫、編碼、單位等活頁(yè)卡插口,外形相似于影集或文件夾。如果是檔案盒制作材料，也應(yīng)以高品質(zhì)的塑料為宜,長(zhǎng)寬稍大于檔案夾,可設(shè)計(jì)為長(zhǎng)320毫米, 寬230毫米,厚度為5厘米,并且，檔案盒封面和側(cè)面設(shè)計(jì)有檔案編號(hào)活頁(yè)卡插口。將干部人事檔案材料以件為單位進(jìn)行裝訂（活頁(yè)式）、分類、排序、編號(hào)、編目,每件檔案材料前面要附有歸檔目錄，然后按十大類材料 ( 履歷表、自傳性材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷和職稱材料、政治歷史審查材料、團(tuán)黨材料、獎(jiǎng)懲材料、年度績(jī)效材料、體檢信息材料、反映職務(wù)職稱工資等方面的材料 ) 分類,按目錄順序放進(jìn)檔案夾內(nèi)塑料袋中即可。每大類前放一張彩色分類紙,以便分類。歸檔材料在目錄中包括材料條目名稱、頁(yè)碼,但每份材料本身不編頁(yè)碼,便于插卷補(bǔ)充材料,需要補(bǔ)充材料時(shí),只要更改目錄頁(yè)碼即可,不必全卷材料變更頁(yè)碼,檔案利用時(shí),可借鑒文書檔案的“代卷卡”的方法,印刷出代件卡,借閱檔案材料中的哪部分材料,除了在借閱登記本上嚴(yán)格登記外,還要認(rèn)真填寫一份代件卡,插入在被借閱材料的位置上,以便歸還材料時(shí)查詢歸檔,一般人事檔案材料的借閱都以復(fù)印件為主，加蓋與原件相符的檔案章。如借閱確需原件，那么借出的檔案材料不論多少必須用檔案專用袋封口,以防丟失,也有效解決了利用和保密的問題。這樣就簡(jiǎn)化了檔案整理工作程序，使檔案材料歸檔變得非常簡(jiǎn)單有序，只需要將新收集的歸檔材料分類、編目、排序、插入，歸檔工作就完成了，檔案管理人員就可以從繁重的整理工作中解脫出來，有更多的精力和時(shí)間去學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和從事科研工作，有利于做好檔案信息資源的深層次開發(fā)和編研工作。

總之，高校干部人事檔案整理工作采用新舉措，實(shí)行按件整理和不裝訂、不裁剪，不裱糊，不拆借，其優(yōu)勢(shì)顯而易見。但由于不裝訂，其材料相對(duì)較散，這就要求檔案管理人員應(yīng)具有遵守規(guī)范、承擔(dān)責(zé)任和履行義務(wù)的自覺態(tài)度和使命感，愛崗敬業(yè)，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案的管、查、借、閱制度和保密制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好檔案管理工作，大大提高檔案工作效率，為新時(shí)期、新形勢(shì)下高校組織人事工作發(fā)展的需要，提供真實(shí)可靠的檔案信息和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并確保干部人事檔案的完整、真實(shí)和史料價(jià)值。

（本文受校級(jí)課題（項(xiàng)目編號(hào)：2014XJKY-50B；2013XJKY-45B）支持。）

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