淺談辦公電子化條件下檔案管理的機遇與挑戰

文/廣州市廣播電視大學 潘建華

淺談辦公電子化條件下檔案管理的機遇與挑戰

文/廣州市廣播電視大學 潘建華

【摘要】本文從辦公自動化的內涵與特點出發，闡述了辦公自動化給檔案管理帶來的機遇與挑戰，并分析了解決問題的措施。

【關鍵詞】辦公電子化；檔案管理；機遇；挑戰

一、辦公自動化的內涵與特點

辦公與管理自動化簡稱為辦公自動化(Office Automation,縮寫為 OA)，它是將現代化辦公和計算機網絡功能有機結合起來的一種新型的現代化辦公方式。辦公自動化是采用計算機信息技術，基于工作的流程和理念，以計算機為中心，通過一系列現代化的辦公設備和辦公軟件，運用先進的通信技術，全面、高速、系統地收集、整理、加工、存儲、使用各種與工作相關的信息，使單位內部工作人員能夠方便快捷地了解和共享信息，從而高效地協同工作，從而達到提高辦公效率的目的。在西方歐美發達國家，辦公自動化發展十分迅速，目前已經進入了辦公業務綜合管理的自動化應用階段，并成為了現代信息社會發展的重要標志之一。在我國，隨著社會經濟的迅速發展，這種新型的自動化辦公模式越來越受到人們的重視和喜愛，并被逐漸應用于各類企事業單位的辦公之中。

辦公自動化具有4個方面的特點：一是易用性。自動化的辦公最大的特點就是簡單易操作，一般具備一定的計算機應用基礎的工作人員，在經過一段系統化的培訓后，都能夠十分熟練地操作和應用現代化的辦公系統。二是整合性。所謂整合性是指辦公自動化系統能夠與其它軟件系統進行有機的整合與關聯，完成現代化辦公對多元協助性設備和軟件的兼容。三是嚴密性。辦公自動化系統在滿足辦公便捷的同時也具備了較強的嚴密性，員工需要通過特定的身份認證才能夠登陸，不同級別的工作人員的訪問權限也不同，對于系統內的各種文件信息資料的使用也有相應的記錄，從而確保了信息的保密要求。

二、辦公自動化給檔案管理帶來的機遇

辦公電子化較之于傳統的辦公，無異于一場革命，檔案管理也隨之進入了一個全新的時代。傳統的檔案管理在信息化技術的浪潮面前，面臨著難得的轉型和發展機遇。

（一）有利于檔案文件信息的收集和歸檔。在傳統的非自動化辦公環境下，收集檔案和檔案歸檔是檔案管理工作中最繁瑣和最復雜的環節，檔案管理人員需要與不同的部門打交道，主要是采取物理的方式進行檔案材料的收集和整理，辦公效率十分低下。尤其是對紙質檔案處理起來需要耗費大量的時間和精力，在一定程度上影響了檔案管理工作的效率和質量。而自動化辦公系統的應用和普及，給檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化，幾乎80%的檔案資料可以通過計算機網絡技術進行收集和歸檔。檔案管理部門在收集其它工作部門產生的需要保存的電子檔案時，只需通過自動化辦公系統的文件傳輸即可完成檔案的收集工作。在此基礎上運用信息技術對于收集的電子檔案進行編碼、歸類、加密、歸檔。

（二）能夠減輕檔案管理人員的工作負擔。在紙質化辦公時代，檔案管理人員采取的都是手工記錄編碼、逐一分類、歸檔存儲，可以說檔案管理人員的工作強度大、工作任務重，工作效果不佳。通過運用自動化辦公系統就可以大量減輕檔案管理人員的工作負擔，同時將分散的檔案處理過程整合成為一體化的檔案管理模式。如檔案管理部門需要對收集的文件、文獻、報告等檔案材料進行處理時，就可以事先根據類型、保密級別等建立好檔案存儲庫，然后將這些材料的標題和摘要等輸入到自動化辦公系統內，在檔案管理軟件的處理下完成檔案的分類、歸檔、存儲工作。在檔案管理一體化的環境下，能夠極大地提高檔案管理人員的工作水平和效率。

（三）有利于多元化檔案信息的處理與整合。任何單位每天都會產生大量的檔案材料，這些檔案材料既有紙質文檔、電子文檔材料，又有各種影音視頻等多媒體檔案材料。然而，對這些類別繁雜的檔案材料處理起來十分復雜，不僅要考慮各類檔案材料材質的特殊性質，還要考慮各種檔案材料之間的屬性和聯系，這樣才能夠保證檔案材料歸檔的合理性及檔案材料查詢使用的便捷性。在信息化環境中，對不同種類和屬性的檔案材料處理起來就會十分便捷，一個計算機存儲檔案庫就可以解決電子文檔、音頻材料、視頻材料的分類和存儲，既可以節省物理存儲空間，又便于人們對這類檔案材料進行查找和使用，同時運用現代化信息技術還可以將相關的檔案材料制作成影音文字于一體的立體式檔案，讓需求者可以直觀地運用同一類別的檔案材料。

三、辦公自動化給檔案管理帶來的挑戰

在看到辦公信息化給檔案管理帶來便利和規范的同時，也應該看到，目前檔案管理還遠沒有跟上信息化發展的步伐，在諸多方面明顯滯后。主要表現在以下幾個方面：

（一）需要建立標準化的檔案管理流程。先進的自動化辦公系統給檔案管理工作帶來了便利，減輕了工作人員的勞動強度，但同時也帶了許多挑戰。在電子辦公環境下，檔案管理工作的開展并不是隨心所欲、無章可循的。要想充分利用辦公自動化給檔案管理工作帶來的便捷，提高檔案管理工作的效率和水平，必須建立一套切實可行的標準化檔案管理工作流程和工作標準。一方面，科學而規范的檔案管理工作流程，必須要以檔

（二）需要組建一支高素能的檔案管理團隊。辦公自動化是依托以計算機為核心的現代化辦公設備和軟件的系統平臺。因此，要求檔案管理人員除了具備扎實的檔案管理知識之外，還必須掌握較強的計算機應用能力和現代化的辦公能力。檔案管理人員在加強科學文化的相關學習以提高自身的綜合素質的基礎上，還要順應時代改變自己的知識結構，學習最新的計算機應用知識和信息化檔案管理知識，掌握新技術和新方法，理順現代化的檔案管理工作流程，提高檔案管理水平。在辦公自動化時代，組建一支高素能的檔案管理團隊，是應對新型工作環境的重要保障。建立高素質的檔案管理團隊要從團隊的年齡結構、知識結構、學歷結構入手，通過集體培訓學習、參觀進修的形式提升管理隊伍的辦公能力，同時也可以引進檔案知識扎實和計算機應用能力強的人才，補充和優化檔案管理隊伍。

（三）需要加強檔案管理的安全保密措施。在辦公自動化環境下產生的各種電子、紙質、影音視頻等不同載體的檔案資料，要求檔案管理人員在機讀檔案的處理和使用過程中，必須要嚴格遵守單位制定的檔案管理制度和保密制度，防止檔案信息的流失和泄密。眾所周知，在信息化時代，電子辦公將人們從繁忙的工作中解放出來，但是我們也不得不考慮信息網絡技術存在的危險性，各種黑客、木馬軟件、系統病毒等都給現代化檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。首先，檔案管理部門要針對檔案網絡安全對檔案管理人員進行專門的保密培訓和防御處理培訓，充分了解和掌握發生網絡安全威脅時的應急處理辦法。其次，要定期對自動化檔案辦公軟件進行系統維護和安全檢測，確保檔案信息的存儲安全。

（四）需要提高檔案載體存儲的空間和質量。辦公自動化環境下形成的各類檔案載體都是與信息技術相關的高科技產品，比如影碟、磁片、音視頻存儲器、U盤、硬盤等等，這些檔案載體對管理和庫存環境有十分高的要求，不僅具有防盜、防潮的特殊要求，也有對溫度和濕度以及磁場環境的特殊要求。這些特殊的檔案載體的保存除了滿足以上這些要求外，還要符合4個方面的條件：一是特殊檔案載體要做好防寫處理，防止和避免因摩擦和刮劃破壞記錄圖層。二是對于單片的檔案載體應進行裝盒保護，直立存儲避免擠壓。三是要將高科技的檔案載體存放于遠離磁場、避免冷熱刺激和具有毒害氣體的空間。四是要控制好這類檔案載體存儲空間的溫度和濕度，通過空氣溫度和濕度調節儀器，保證檔案載體存儲的穩定性和安全性。

參考文獻：

[1] 何慧敏. 淺談辦公自動化的研究[J]. 廣西醫科大學學報，2007（24）

[2] 宋自珍. 辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰[J]. 廣東檔案，2011（6）

[3] 包菊花. 淺析辦公自動化給檔案管理帶來的影響[J]. 黑龍江史志2014（12）