基層單位電子檔案安全的思考

文/福建省明溪縣社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心 聶菊梅

基層單位電子檔案安全的思考

文/福建省明溪縣社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心 聶菊梅

【摘要】基層檔案作為社會(huì)發(fā)展的一種資料見證，在證實(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展歷程方面具有重要的意義。本文將簡要分析基層單位電子檔案安全方面的內(nèi)容，旨在探究如何做好基層單位檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位更好地發(fā)展下去。

【關(guān)鍵詞】基層；單位；電子檔案；安全

目前，我國的電子檔案管理在理論及實(shí)踐方面的發(fā)展都取得了一定的進(jìn)步。但是由于事業(yè)單位改革體制的推進(jìn)，基層單位的檔案管理工作仍存在著管理效率較低、管理措施不完善等情況。發(fā)展行政事業(yè)單位的檔案信息化，就是在國家有關(guān)部門的統(tǒng)一組織與規(guī)劃下，從檔案的管理活動(dòng)到綜合使用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行合理地處置，提供服務(wù)與管理。如何結(jié)合行政事業(yè)單位電子檔案安全工作的實(shí)際狀況，深入思考完善單位電子檔案工作的措施，防范這些問題的存在，促進(jìn)事業(yè)單位電子檔案安全的發(fā)展。

一、基層單位電子檔案安全管理方面存在的問題

（一）對基層單位電子檔案安全管理工作的重視程度不夠。

對基層單位電子檔案安全管理工作的重視程度不夠，是造成單位電子檔案管理效率較低的根本原因。目前，雖然辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢，但不同部門對辦公自動(dòng)化的應(yīng)用情況也不盡相同。由于部分基層單位的部門沒有明確電子檔案管理的重要性，使其單位內(nèi)部大量的電子文檔資源被閑置。與檔案管理部門實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化投入大量的資金與設(shè)備形成鮮明的對比，資源浪費(fèi)非常嚴(yán)重。

（二）電子檔案安全管理工作沒有簡明扼要、易于推廣應(yīng)用的辦法。在部分基層單位的日常管理工作中，由于電子檔案安全管理工作沒有簡明扼要、易于推廣應(yīng)用的辦法，使其在電子檔案管理工作中存在重復(fù)性工作、兼容性問題及軟硬件配備不合理使用等問題，加之電子檔案在創(chuàng)建和保管的過程中具有易篡改、易損失的特點(diǎn)，極易導(dǎo)致電子檔案管理工作的安全性存在潛在的威脅。因此，電子檔案安全管理工作沒有實(shí)用的辦法，難以確保電子檔案管理工作的安全性。

（三）單位電子檔案安全管理工作配備的軟件較少。在辦公自動(dòng)化水平不斷提高的過程中，單位電子檔案安全管理工作配備的軟件較少，也是影響其內(nèi)部檔案管理安全及辦公自動(dòng)化水平較低的重要原因之一。結(jié)合具體的實(shí)踐調(diào)查結(jié)果分析可知，基層檔案部門的資金較少，只能維持單位工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在更新計(jì)算機(jī)設(shè)備、相關(guān)電子軟件方面仍存在落后的問題。現(xiàn)代化設(shè)備的缺少，對于確保基層單位電子檔案的安全，不具有任何保障。

二、提高基層單位電子檔案安全水平的策略

在基層單位的日常管理工作中，相關(guān)管理部門對電子檔案管理工作的必要性與重要性認(rèn)識(shí)不足，在電子檔案的建立及管理中，無法有效地采取措施確保電子檔案實(shí)現(xiàn)安全管理的目標(biāo)。加之基層單位沒有簡明扼要、易于推廣應(yīng)用的辦法、條例，工作人員素質(zhì)較低、電子檔案配備得軟件極少。使基層單位檔案工作不能在具體規(guī)范的指導(dǎo)下，合理地進(jìn)行工作，導(dǎo)致基層單位電子檔案工作管理效率較低。如何有效地解決上述問題，是發(fā)展基層單位電子檔案工作的重點(diǎn)。

（一）提高基層單位電子檔案安全管理工作的重視程度。

提高基層單位電子檔案安全管理工作的重視程度，是一項(xiàng)非常重要的工作，需要部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員的重視與配合，才能達(dá)到目標(biāo)。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)針對電子檔案工作的重要性，積極組織宣傳活動(dòng)，使基層管理人員意識(shí)到電子檔案安全管理的重要性與緊迫性，努力創(chuàng)造實(shí)施電子檔案管理的良好工作氛圍。行政事業(yè)單位的檔案信息數(shù)字化后，可以借助電腦實(shí)施智能化的檢索進(jìn)行工作，智能化的檢索速度快，所檢索的范圍也非常廣。智能化的檢索為檔案的儲(chǔ)存提供了巨大的幫助，同時(shí)也可以防止由于主觀原因而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。加之，利用微縮攝影技術(shù)可以將大量的紙質(zhì)資料或者信息縮微至非常小的縮微品中，同時(shí)把它們制作成為電子類文件，其數(shù)碼影像則是借助數(shù)碼相機(jī)與光磁轉(zhuǎn)換來實(shí)現(xiàn)對影像中的信息進(jìn)行高清晰處理，最終形成數(shù)據(jù)庫。

（二）完善電子檔案安全管理的應(yīng)用規(guī)范。完善電子檔案安全管理的應(yīng)用規(guī)范，需要各級檔案主管部門及廣大檔案學(xué)術(shù)研究人員的共同努力。使之可以在短時(shí)內(nèi)有效地出臺(tái)規(guī)范電子檔案發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)基層電子檔案安全管理工作有效地開展下去。

（三）完善單位電子檔案安全管理配備的軟件。完善單位電子檔案安全管理配備的軟件，需要有關(guān)管理部門重視電子檔案管理軟件、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備的購進(jìn)，增加更新設(shè)備的資金投入及技術(shù)管理，確保有關(guān)部門提高電子檔案安全管理的水平，促進(jìn)電子檔案管理的信息化建設(shè)不斷發(fā)展下去。

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