新形勢下對檔案事業改革發展的幾點認識

付文宇

摘 要：我國近些年來公路建設工作日益加快，公路檔案管理工作已經進入了新時期，面對著新形勢和新要求，具體表現為公路檔案管理內容更加復雜、管理方式更加多樣化，這些都對公路檔案管理人員提出了新的要求。可以說，怎樣在新形勢下改革發展公路檔案事業工作，已經成為目前行業內關注的主要問題。本文主要分析了新形勢下公路檔案特點，新形勢下公路檔案管理工作出現的問題，新形勢下檔案管理改革發展的建議。

關鍵詞：新形勢；公路檔案管理；改革發展

1 新形勢下公路檔案特點

公路檔案具體是指在公路建設與科研過程中直接產生的具有保存、查考利用價值的各類文件、圖表、文字材料、計算材料、照片、錄像等各種形式與載體的歷史記錄。公路檔案是隨著公立建設而產生的，其對不同時期公路建設發展的面貌進行了記載與反映。

1.1 動態性

一經產生文書檔案是無法修改的，修改之后就喪失了真實性與憑證價值。而公路檔案卻不一樣，它與公路設施共存，隨著公路建設發展而發展。當公路設施與現代社會需求無法適應時，就必須改、擴建原有設施。在改、擴建過程中，原來工程的實物結構、形狀、設計標準、質量情況都會出現巨大改變，因此需要聯系真實情況積極修改和補充，才可以確保擁有完整、準確的公路檔案，與外場實物一致。原來的公路檔案還需要長期保存。例如，某公路實施白改黑工程，也就是改變原來的白色水泥混凝土路面成為黑色瀝青路面，如此一來，原來工程的結構、技術級別、質量都出現了改變，因此改建單位嚴格根據公路檔案歸檔要求，聯系實際收集和整理現場材料情況，修改和補充這一公路檔案，保證了公路檔案的完整性與準確性，為今后的養護工作提供重要根據。

1.2 成套性

公路檔案成套是指一項相對獨立的公路項目建設實行中應當產生的，具有保存價值的所有文件資料。公路工程能夠根據路線、樁號和修建時間劃分成若干個單獨的工程建設項目，但是不管工程規模大小、建設情況怎樣，都是將一個工程建設項目作為基本單位逐一開展的。公路檔案將工程項目作為單位實行整理，在建設中各個階段對應出現的文件資料雖然出現了區別，但是其內在聯系是彼此配套的，它真實、系統的體現出建設一條公路的各個結階段技術活動的歷史情況，通過立卷整理就出現一整套完整的公路檔案。因此不論哪一年開始施工一條公路，工期多長，都必須回歸至該項目中，實現一路一檔。

1.3 周期長，涉及較多部門

一條公路從立項、規劃、征遷等前期準備到設計、施工和竣工驗收等需要一年甚至幾年的時間，周期很長。在建設公路過程中，通常一個工程建設項目會通過幾個單位一起完成，參建單位較多，資料來源廣泛，涉及很多部門，這些對完整、準確、系統收集公立檔案工作造成了困難。例如，某高速公路工程從2000年通過交通部組織中日專家對工程進行可行性研究，2005年國家紀委通過審批建設，2007年工程正式開工直到2010年全面通車，可見，整個工程從前期準備到驗收竣工形成了較大的時間跨度，參建單位數量很多，工程量巨大。雖然擁有一定的難度，但是由于這一項目建設單位領導的高度重視，與各個部門協調做好積累和收集文件資料工作，促使該項目竣工檔案順利通過了交通部門組織的驗收檔案。

1.4 長效性

公路檔案中最原始的數據是地質、地形、水文和路基資料，在未來改造、擴建、升級建設路網過程中不斷被循環應用，體現出長期使用性與重復應用型。因此可以這樣認為：這條公路只要不報廢，就不會停止參考和利用檔案材料。例如滬寧高速公路雙向四車道已經不能符合目前的運營需求，當前正在籌備改造拓寬工程，這一工程原來的勘查地質資料、建設用地規劃許可證以及核準圖、工程竣工圖方案被反復應用，具有很強的參考價值。

2 新形勢下公路檔案管理工作出現的問題

2.1 對檔案管理工作重視不足

新形勢下，雖然一些公路單位將檔案工作納入重要議事日常中，但是從實際分析，公路部門的領導與職工對檔案管理的重視程度較低，檔案管理還是缺乏較強的思想意識，時常忽略收集、整理檔案等工作環節，再加之一些單位出現檔案丟失、缺頁問題，造成檔案管理過程中缺少完整性與有序性，喪失了檔案應有的價值與意義，也直接影響了單位的后續工作。

2.2 檔案管理工作不夠規范完善

由于領導與職工不夠重視檔案管理工作，導致檔案工作人員缺少必要的教育培訓，無法充分掌握新形勢下檔案管理的知識，造成檔案管理過程中形成收集檔案不及時、整理不規范、保存不完整等問題。具體體現為下列方面：一是不夠規范的檔案檔號，有些檔案缺少卷內目錄，二是一些檔案卷內標題不規范，標題題目和檔案內容不統一；三是檔案案卷用紙不一致，不夠美觀。同時，由于目前大量應用的計算機計劃，檔案管理的載體出現了巨大變化，從傳統單一的紙質檔案逐漸轉變為電子檔案。但是目前公路檔案管理信息化水平依然很低，無法大量應用先進的檔案管理系統，整理、檢索檔案普遍利用手工操作，這樣對檔案管理工作的質量和效率造成了嚴重制約。

2.3 不夠健全的檔案管理工作制度

雖然近些年來公路部門構建了一些檔案管理制度，但是這些制度還是不夠完善，無法與新形勢下檔案管理工作要求完全適應。具體表現為：一是檔案收集制度缺乏合理性，造成不能完整記錄檔案，二是檔案保管制度缺乏合理性，基礎信息不全面，甚至出現損毀、遺失檔案等嚴重影響檔案管理工作的不良情況，三是利用檔案制度不科學，大量檔案利用效率低下，不能最大程度發揮檔案的作用與價值。

2.4 檔案管理人員素質不高

由于公路部門不能充分認識到檔案管理工作的重要性，不少單位選擇聘請人員從事管理檔案工作，這部分人員沒有受到專業檔案管理培訓，缺少檔案管理知識，在檔案管理中他們很多實行照搬照抄，這樣就造成整理得到的檔案缺少實用性，檔案整體缺少規范性，造成檔案使用價值降低。同時，一些檔案管理人員雖然屬于正式職工，僅將檔案工作看作是附屬工作，工作過程中缺少積極性與主動性，降低了工作效率。再加之這些人員一般應用計算機水平低下，與新形勢下檔案工作要求極不適應。endprint

3 新形勢下檔案管理改革發展的建議

3.1 真正轉變公路檔案管理人員的思想

隨著我國公路建設的迅速發展，改革開放以來公路檔案事業的確出現了一定的發展，設備和設施獲得了很好的改善。但總體上分析，公路檔案事業作為公路建設的重要內容，發展很不平衡，形成相對滯后的局面，無法符合公路建設發展的要求。究其原因，雖然存在著客觀條件的約束，但是從檔案管理部門本身來講，人員素質較低，思想觀念落后，缺少積極性和主動性等因素對公安檔案工作的發展形成了制約。

1.積極轉變無所作為的工作態度，形成有為才有位的思想。

新形勢下公路建設工作也出現了跨越式發展，這樣對公路檔案工作提出了更加嚴格的要求。因此公路檔案管理人員必須克服從前那種認為檔案工作很清閑，檔案工作只有投入沒有產出的錯誤認識，積極投身于公路建設中，最大程度發揮自身優勢，盡量為建設公路提供科學決策，促使公路檔案發揮自身作用。在工作過程中獲得有關部門的認知與支持，才可以在公路建設中體現檔案工作的重要地位。

2.形成積極進取的思想理念。

從前公路檔案部門人員通常僅滿足等檔上門，接管、分類、歸檔竣工的公路檔案就萬事大吉了。這樣的做法不但主動放棄了檔案部門的決策參謀作用，還導致歸檔資料不完整等問題。因此，檔案管理人員必須形成清醒的認識，積極改變工作作風，全面進入工作建設中，積極提供檔案服務，提供查詢檔案服務。

3.產生多元、開放的服務模式。

人們一般僅限于收集公路檔案，服務對象通常僅是公路內部咨詢。但是隨著科技的發展，部門之間的界限逐漸模糊，出現了越多的交叉滲透內容，假如僅限制在本部門，通常陷入被動局面，對健康發展公路造成影響。因此檔案管理人員必須產生多元、開放的檔案意識，提升公路檔案的技術含量，拓展歸檔范圍，緊密聯系與配合有關檔案部門的工作豐富公路檔案內容，拓展檔案服務范圍。

3.2 積極創新工作制度，保證公路檔案可持續發展

1.改革重點公路建設項目的管理制度。

重點公路建設項目檔案真實記錄了重點公路工程建設規劃、設計、施工活動，是審計、監督、管理、驗收和維護建設項目的主要依據，也是公路檔案管理工作的重點。因此，檔案管理人員必須大力爭取領導與有關部門的支持，實現全程介入和全面服務。

2.認真做好公路檔案的編研工作。

公路檔案編研工作基礎是公路檔案，根據相關要求，整體研究、加工編寫檔案內容，為公路建設提供檔案信息資料，是檔案工作者主動、系統開展工作提供服務的形式。公路科技檔案信息的開發是一項具有極強實踐性的工作，不僅需要檔案 管理人員的辛苦工作，還需要對用戶信息要求及時了解，并且組織人力、物力和財力集中分散在各處的技術信息，實行整理、分析和對比，最終達到用戶要求，真正提高實際應用價值。

3.加快建設公路檔案信息數字化。

大量電子文件、電子簽名和電子檔案已經影響到了檔案工作，檔案管理、保管保護、體制都經歷著巨大的變化。傳統的管理模式已經無法適用，新型管理模式正在積極涌入檔案工作領域。公路檔案部門必須可持續發展檔案工作，有機鏈接歷史公路檔案和未來公路檔案。第一，要加強檔案數字化緊迫感，提升檔案數字化的自覺性，加快公路檔案數字化的發展進程。第二，統籌檔案系統的資源與資金，在政府信息數字化的整體計劃中添加公路檔案數字化。第三，對檔案數字化的技術系統有效規范，構建彼此兼容的系統，促使在通用標準下電子檔案順利轉換。

4.強化宣傳檔案法制機制。

我國全面實行依法治理檔案事業的重要戰略工作是檔案普法，要想積極推進依法治檔，提升檔案事業依法治理的水平，就必須深入、廣泛的開展檔案法制宣傳教育。在宣傳檔案法制教育中不僅需要立足于廣度，還要著眼于深度，不僅要面向社會所有群眾，還要特別重視機關、團體、企業單位的領導與檔案管理人員，特別是向同級黨委與政府領導開展宣傳。通過深入開展檔案法律、法規、規章宣傳，促使各級領域普通公民都認識到做好檔案工作的重要意義。對于公路檔案來說，特別重視公路建設有關部門的檔案法制宣傳工作，以便可以獲得其他部門對檔案工作的支持。

3.3 堅持以人為本，提高公路檔案管理水平

1.積極提高檔案人員的專業素質。

一方面要聯系當前隊伍中存在的業務知識缺乏現狀、指導與組織檔案人員參加培訓檔案專業知識以及等級考試，逐漸掌握檔案工作的理論知識和專業技能。另一方面為檔案人員創造條件使其更加了解公路行業知識，熟悉公路建設的所有流程，了解行業發展的最新動態，進一步為公路建設出謀劃策。同時檔案人員還必須掌握現代技術，提升檔案管理水平。檔案作為一種十分重要的信息資源，必須與高科技網絡積極融合，這樣就需要檔案人員學習計算機互聯網技術，積極提高搜集、加工、整理信息的能力。

2.以人為本整體提升檔案隊伍綜合水平。

在知識管理中以人為本是一種體現人性化的管理模式，在現代企業管理中是最為顯著的理念。要想做好公路檔案工作，必須最大程度調動檔案工作人員的積極性與創造性，有機統一關心人、尊重人、發展人。盡可能為他們提供物質需求，充分保證個人權益，尊重勞動成果與工作意愿，創造個人價值實現的各種條件，鼓勵在公路檔案工作中提升個人價值。檔案事業要想在新形勢下改革發展，必須接受新事物，研究新途徑，創造新經驗。要形成輕松的學術氛圍，積極發揮檔案工作者的想象力與創造力，促進不斷涌現新思想。同時，要想保證可持續協調發展檔案工作，必須科學預測與規劃檔案隊伍的發展。人才隊伍的數量與質量直接決定了事業的興衰，但是還會受到社會發展水平的限制。目前發達國家的檔案教育突出了培養檔案編研與技術，我國還是側重培養管理人員。隨著國民經濟的發展進步，檔案對編研人員與技術人員的需求顯著增加，這就要求檔案管理部門與教育部門一起努力，對培訓教育重點及時調整，以便培養新形勢需要的檔案人才。

4 結束語

總而言之，新形勢下公路檔案管理工作只有積極開拓創新，與時俱進，適應新形勢，承載新變化，謀求改革發展，強化主動性與創造性，才可以為公路事業的現代化發展出謀劃策，做好參謀。為順利、健康發展公路系統共工作貢獻力量。

參考文獻

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