分析文書檔案管理實現數字化的意義

徐萌

摘 要：隨著市場經濟的快速發展，信息技術逐漸深入到各行各業，尤其是在文書檔案的管理上，更是起著舉足輕重的作用，主要的方式就是將文書檔案進行收集、整合并對其進行實時保存，這樣，可以保證信息的穩定性及真實性，文書檔案管理已成為有關部門數據查詢的主要依據。基于這種的情況，紙質的檔案管理方式已經無法實現當下對于文書檔案的要求，因此，想要提高文書檔案的信息資源管理效率及應用，采用數字化管理技術勢在必行。本文主要闡述目前文書檔案管理的現狀以及如何使用數字化管理，并結合實際情況提出了數字化管理的優勢。

關鍵詞：數字化文檔；管理方式：優勢

近幾年，在信息化的不斷沖擊下，人們對信息化的認知水平越來越高，信息的增長速度越來越快，這就要求文書檔案的管理不斷創新，跟上時代的變化。為了迎合信息化的快速發展，文本檔案也逐漸由傳統的管理模式轉化為數字化的管理方式。建立數字化文檔管理可使文本檔案的管理效率不斷提高，有效地提高了文檔的使用效率。

1 文書檔案的狀況

雖然文書檔案的工作已經有了實際意義上的突破，但是，在實際操作當中還是有很多弊端，其中最為明顯的就是“歷史檔案救回”。因為受到文書檔案保存環境和文書檔案管理方式的影響，很多檔案在長時間存放過后都會出現紙質變質或是字跡不清楚等問題，如果沒有進行及時的修補，就會導致檔案無法進行二次利用。其次，在文書檔案的管理上，由于檔案數據較多，在緊急查閱時，很難及時找到所需檔案，經常出現工作效率較低，文檔準確率較小等問題。但是，在數字化管理出現后，很多單位都會選擇雙重的管理方式，先將電子文件進行保存再對其進行打印，這樣就減少了很多不必要的損失。

2 如何建立數字化文本檔案

（一）合理融合

按照現在文書檔案管理方式以及其特性來看，數字化平臺的工作重點應該體現在管理方式及工作方式之間的過渡，也就是說在數字化技術上，創建整體的數字化管理轉型并對期進行整體疏導、整理，不但要保證文檔的完整性，還要保證其精準性。管理人員要控制好時間，將轉換時間控制在一定范圍內，只有這樣才能將精力全部應用在數字化工作模板和數據融合上。首先，要掌握好文書檔案在相關部門的具體作用，將數據整合到接近有關部門的需求，按照其工作重點進行管理、分配；其次，要根據文書檔案管理具體情況，盡量做到接近各種平臺管理要求。在進行文書檔案管理工作時，不但要保存文檔，還要將其方便、快捷程度提高到最大化，實現共享功能，只有這樣才能增加文檔再次使用及達到開發的要求，這樣也能夠方便文檔后期擴展，文書檔案內涵中不但包括人員的規范信息，更是包括整個工作內容及其具體操作流程，當文書檔案相同信息整理完成后，可以將其劃分具體的數據庫進行不同的工作模塊儲存。

（二）提高管理人員素質

在文書檔案管理底層，一部分負責檔案的管理人員并不是專業的人士，而這些工作人員中還有較大部分人員年齡較大，加上沒有經過專業的培訓，在管理上會顯得有些力不從心。這樣的情況會給數字化的管理工作帶來一定的難度。例如，可以階段性的進行專業知識上的講座，不斷深化管理人員的專業素養，在不斷鞏固專業知識的同時接收新事物。

（三）提高重視程度

培養工作人員對文檔的認識程度，提高員工對文檔的重視。建立完善的文檔管理系統，改變傳統的文檔管理模式，數字化文書檔案管理不能和傳統的文檔管理方式一樣，在工作人員調配上都需要作出很大的調整，因此，要制定新的管理制度，增強文檔管理人員的自制性和整體素質。

（四）注入資金，完善建設

利用數字化文本檔案模式進行文檔管理，會直接增加資金的投入，只有足夠的資金投入才能夠實現技術和機械上的需求，在資金的分配上，也要根據具體的工作情況做出合理的調整，按比例分配資金。例如，某個文檔管理單位為了實現文檔管理的高效性，采取了這樣的措施，其主要是根據市場調查結果，進行了針對性的分類，根據社會的實際要求，對文檔進行了系統的篩選，當然，這樣的篩選是無法按照傳統的方式進行的，在數字化的基礎上，其對社會以及某個學科進行了“優先”的處理方式。根據具體數據顯示，該單位由于采取了這樣的方法，把經常用到的設置為優先處理，其工作效率提高了一倍，在時間上就省去了以往的三分之二。這就說明數字化文檔的管理方式在文本檔案管理上的意義是非常重要的，其不但給文檔管理帶來了很大的方便，還推進了社會的發展。

3 數字化文檔管理的優勢

（一）減少資源浪費

數字化文檔的管理模式徹底扭轉了之前傳統的管理模式，在經濟上也很大程度的將經費管理改變了，其中改變最大的就是有紙質的辦公工具到計算機辦公。這樣的管理方式不但在很大程度上省去了保管經費和空間的環節，還能大大提高人們的查閱速度，減少能源浪費。

（二）對原紙質檔案進行了有效保護，利用方式得到改善

以往的紙質檔案很難被長期保存下來的，實施數字化管理后，通過計算機掃描技術可以將這些資料做數字化處理，并將其制作成數字化副本，有利于原件的妥善保存，延長其保存時間，避免人為導致的毀滅性破壞與長期翻閱致使其破損或者字跡模糊，有很好的保護作用。

此外，數字化檔案管理對信息社會利用方式進行了有效改善，通過原件紙質檔案數字化副本，可實現一份文件多人共享。計算機廣域網或者局域網可將電子影像文件進行異地傳輸，資料文件的異地調閱成為可能。檔案的數字化管理有利于資料利用者不必受奔波之苦，檔案利用空間得到擴大。

（三）應用現代化管理技術，有利于工作效率提高

檔案所具備的信息資源非常豐富，對社會各個階段的發展都有著全面的記載，包含大量知識，因此，檔案管理工作是非常繁瑣的，勞動強度非常大，重復勞動也比較多。比如說人工立卷，每個人的工作方式不同，可能導致分類標準不同，對案卷質量造成影響。計算機對人工立卷的模擬，可依據類別，打印出屬于這一類別內容的條目，依據文件形成先后先后順序對其進行排列打印，在計算機管理優勢發揮的同時，文件歸檔工作中人為因素的影響得到降低，工作效率因手工操作的減少而得到提高。此外，傳統立卷方法，如有立卷文件收集不全或者有遺漏現象，需將組裝好的文件進行拆卷，對文件內容進行重新排序，并重新填寫案卷目錄，重新進行編號與裝訂。數字化檔案管理如有文件遺漏現象發生，遺漏文件插入非常方便，只需對目錄進行修改。

4 結語

終上所述，在社會經濟不斷提高的情況下，數字化文檔管理已經逐漸深入到我們的生活中。在改變傳統的文本檔案管理方式后，加上計算機的輔助，使文本檔案管理逐漸走向了可持續發展的道路。在這樣的大背景下，數字化文檔正在利用其快速、便捷、優質的優勢不斷精益求精，不斷創新，從而滿足人們對信息時代資源利用的需求。完善數字化文本檔案、加強資金投入使數字化文檔快速發展，是目前數字化文檔的重中之重。數字化文檔對文本檔案的管理具有推動性的重要意義。

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