文書檔案電子化管理的特點及解決措施

劉輝敏

摘 要：如何提高文書檔案管理水平，及時準確，系統，完整地提供檔案信息，以滿足各個方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，通過計算機管理技術和數字化管理模式來實現檔案管理的準確性和統一性，更是實現檔案系統化管理的主要措施和方針政策。本文就文書檔案在電子化管理中的優缺點進行探討和分析，總結其解決措施。

關鍵詞：文書檔案；電子化

文書檔案是反應各個階段，各個時代的主要政治和管理制度的記錄過程，是社會發展過程中的主要記錄者。文書檔案記錄了一個社會組織在生產過程中各個階段的重要管理活動和各個業務開展狀況，是社會發展過程中主要的體現形式。文書檔案管理是通過由各種已經完成的活動中能夠具有保存價值的文書整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來來反映在某一時期領導的決策、部門建設、研究開發、問題處理等的過程和成果。隨著當前社會中計算機技術和信息技術不斷的開發和利用，人們對網絡技術和信息技術的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現了高水準，高系統化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。

1 文書檔案管理信息的電子化的優點

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環節，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術進行工作的前提和基礎，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標準化和規范化。

1、電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統紙質檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過程也變得更容易操作，只是在計算機上打打字和點點鼠標便可完成，時間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2、信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統的紙質載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節約型社會的理念。更避免了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的風險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理，所以，資源信息的電子化，這大大提高了檔案管理的服務質量。

3、電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。

4、提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，只要有互聯網，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象，綠色節能，大大節省了人力、物力和財力。

2 文書檔案管理信息的電子化的缺點

1、檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

2、電子檔案的安全問題隨著網絡的普及而變得更為嚴峻。現在，通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題都對電子檔案的安全性構成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設置專門人員維護計算機和局域網，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。

3、文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。

4、電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴重，現在全世界各大軟件開發公司都相對獨立，為了獲得更多經濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進行轉換格式。同時也增加了經費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。

3 加快推進檔案信息化技術的基本原則

1、科學化規范化和精細化原則。標準化、規范化、精細化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規范，才能提高檔案管理的質量和效率要求。

2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數，強調安全使用和管理。

3、效益與質量兼顧的原則。因為檔案信息數字化建設的艱巨性、復雜性和繁重性，因此需要投入相當的人、財、物力，所以，要堅持效益與質量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質量，思考快捷安全建檔的途徑。

4 改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題，本人結合相關資料總結以下方案：

1、針對安全性問題，使用局域網，讓文書檔案只能在局域網的范圍內傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個ip地址范圍內，防止文件流向外網。比較常用的辦法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。

2、加強人員管理，針對人員素質低的現象，定期進行教育培訓。經過定期的教育培訓，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發生，達到檔案管理的保密要求。

5 結束語

現在，科學技術正在日新月異的發展著，信息科學已經影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當前社會發展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經逐步取代老式的紙質檔案管理，更是實現檔案管理過程中對其精確化劃分和系統化整理的有力基礎和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。因此在其工作中實現電子化成為其發展過程中的必然結果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎。加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

參考文獻

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