新形勢視角下的檔案信息化管理

鄭婷

摘 要：新形勢下，信息化建設的飛速發展加速了檔案信息化管理的發展和完善。本文立足于對新形勢下檔案信息化管理重要性的認識和了解，重點分析新形勢視角下檔案信息化管理存在的諸多問題，并闡述了應該如何完善檔案信息化管理的對策等內容。

關鍵詞：新形勢;檔案信息化管理;安全系統

所謂的檔案信息化建設就是指依靠現代信息技術等科學技術手段來對相關檔案進行信息化處理和保存，進而有效提升單位檔案管理的效率，實現檔案管理的自動化管理流程。檔案信息化管理的主要內容主要包括兩個方面的內容，一是檔案管理的信息化分類、運用、檢索、提取和管理;二是檔案管理的數字化管理，通過數字信息來實現檔案信息的調配和管理。

一、新形勢下檔案信息化管理的重要性

檔案信息化建設能夠利用信息技術和網絡技術來實現檔案數字化的存儲，能夠縮小存儲空間，提高檔案信息的存儲效率。同時也能大大提高檔案信息的檢索效率，信息檢索可以超越時間限制，通過互聯網來實現虛擬數字化操作。此外，通過系統軟件能夠實現自動匹配的檢索功能，也能夠使使用者快速獲取所需要的檔案信息內容。在以現代通信技術和互聯網技術為依托的現代社會，檔案信息化管理是一個不可逆的發展趨勢。

二、新形勢下檔案信息化管理存在問題

1.缺乏完善的檔案信息化管理的制度建設

目前，我國的檔案信息化建設仍然處在起步發展階段，相關的制度建設還比較缺乏，尤其是缺乏比較科學和完善的組織規劃，大多數單位的檔案信息化建設都是各自為政，檔案信息化建設的標準參差不齊，缺乏統一的建設標準。這種低水平的檔案信息化建設使得許多單位和部門之間因系統存在問題而無法進行有效的聯結，這對檔案信息化管理活動的完善和實施產生了極為嚴重的阻礙。

2. 檔案信息化管理的安全存在漏統

目前，網絡安全問題表現突出成為影響檔案信息化管理持續發展的一個重要問題。檔案信息化管理的安全問題主要表現在這兩個方面：一、計算機檔案管理系統存在安全漏統;二、利用互聯網傳輸信息存在安全隱患。此外，網絡病毒、黑客技術的不斷發展，聯網系統可能遭到攻擊，這也加劇了檔案信息化管理的安全隱患。

3.檔案信息化管理人才隊伍建設不完善

根據相關調查數據顯示，大約有九成以上的檔案管理人員并沒有接受過比較正規的檔案信息化管理方面的知識培訓和學習。大多數檔案管理人員仍然按照傳統的檔案管理思維模式來實施檔案信息化管理活動，普遍缺乏網絡意識和信息安全意識。專業的檔案信息化管理人才十分缺乏，一些單位的檔案管理人員還是由后勤人員帶兼代，信息管理的專業化水平比較低，這也影響到了檔案信息化管理的發展。

三、如何完善新形勢下檔案信息化管理的對策分析

1.加強檔案信息化管理的制度建設

檔案信息化管理是一項系統運作工程，它需要系統內部各個部門進行有效的連接和協調。因此，加強檔案信息化管理的制度建設就顯得十分重要和迫切。通過制度建設，能夠進一步明確檔案信息化管理的思路、要求、工作內容等。 加強制度建設，也能夠有效提升檔案處理、存儲、檢索等各個步驟的工作效率，進而提升檔案信息化管理的整體效率。此外，加強檔案信息化管理的制度建設，還必須明確檔案信息化建設的目的以及內容的可行性等，在此基礎上進行科學、詳細的論證和規劃，確定完善的檔案信息化管理制度的各項內容，努力提升檔案信息化管理的效率。

2.完善檔案信息化管理的安全系統

加強檔案信息化管理的安全系統的完善是關系其是否能夠有效運行的關鍵環節。首先，要加強檔案系統的保養維護，隨時對系統進行安全性能檢查，避免因系統存在安全漏洞而出現信息泄漏等安全問題。其次，要加強安全技術的更新和發展，建立數據備份系統和防病毒系統，通過有效的防病毒技術措施來加強對外網病毒、黑客攻擊等的隔離與安全檢測，做好檔案信息系統的實時檢測和防護工作。

3. 加強檔案信息化管理的人才隊伍建設

加強檔案信息化管理的人才隊伍建設也是十分重要的一個環節。通過必要的人才儲備和培養計劃來加強專業的檔案信息化管理人才隊伍的建設。首先，可以通過自主培養和對外的專業招聘活動來培養和引進專業的檔案信息化的技術和管理人才。其次，對原有檔案管理人員進行有效的業務培養，主要是加強檔案管理人員的思維理念、檔案信息化管理技術方面的更新和完善，使他們能夠有效掌握專業的檔案信息化管理的相關內容。第三，檔案信息化管理人員應該深入到到各個部門當中，切實了解單位各部門工作的內容，掌握相關檔案信息資料，這有利于其檔案信息化管理工作的開展。最后，檔案信息化管理人員還必須加強自身的職業道德和社會責任意識的培養和完善。在次基礎上來構建一支獨具特色的檔案信息化管理的專業人才隊伍。

新形勢下，伴隨著現代科學技術的不斷創新及發展，過去傳統的檔案管理模式已經無法適應現代社會快節奏、高效率的檔案管理要求。在新形勢視角下，加強對檔案管理活動的重新認識和定義是十分必要的。確立新的檔案管理原則和理念，最重要的是要將檔案管理與新形勢下的現代科學技術相結合，通過信息技術、網絡技術和數字化技術來構建檔案信息化管理體系。

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