新時期高校檔案管理信息化建設研究

權寶

摘 要：隨著計算機技術和網絡技術的發展，在當前社會的各個領域當中，計算機網絡都得到了十分廣泛的應用。尤其是在高校檔案管理工作當中，極大的提高了管理效率。不過，在實際應用當中，仍然存在著很多方面的問題。對此，在新時期高校檔案管理當中，應當采取適當的措施，加強信息化建設，從而進一步推動高校的發展。

關鍵詞：新時期；高校檔案管理；信息化建設

在收集、整理、開發和利用高校檔案資料的過程中，信息化管理是必然的發展趨勢，對于高校的建設和發展具有十分重要的意義。因此，在新時期的高校管理當中，對檔案管理信息化建設進行研究，具有很大的現實意義。本文首先闡述了高校檔案管理信息化建設的意義，結合目前高校檔案管理信息化建設中存在的問題，提出了幾點相關的措施。

1 高校檔案管理信息化建設的意義

在高校檔案管理工作當中，主要是通過文字、圖像、文檔的形式，對學生檔案、科研活動、教學活動等會方面的資料進行記錄和保存，從而更好的規劃和管理高校事務，為高校發展歷程的研究提供依據。在高校建設和發展過程中，應當加強檔案管理工作，維護高校的權益，提高高校管理水平，從而更好的提升教學質量，培養更多的綜合型人才。檔案管理工作的效率，是衡量高校整體管理水平的一個重要依據。而高校檔案管理信息化建設能夠有效的解決傳統檔案管理中存在的問題和缺陷，利用現代化的先進技術，提高檔案管理的效率和效果，加強檔案資料的利用效率，從而使高校管理工作更加規范、高效，使高校能夠得到更高的發展。

2 高校檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 思想觀念和管理意識欠缺

在高校檔案信息化發展的過程中，檔案管理是一項十分重要的工作。而隨著檔案信息化進程的不斷加快，在形式和內容等方面，都需要就行進一步的改革。應當堅持以實際情況為基礎，將科學發展觀作為指導思想。但是在當前檔案管理信息化建設當中，高校的重視程度普遍不足，相關認識也不夠完善。由于受到傳統思想觀念的束縛，高校檔案管理工作在理念、方式等方面，都存在著較大的問題[1]。檔案管理人員的管理意識也有所欠缺。因此很多檔案中具有價值的資料，都沒有得到充分的利用，從而造成了極大的資源浪費。

2.2 缺乏資金和硬件設備的支持

在當前的高校檔案管理信息化建設的過程中，相關資金的投入十分缺乏，使得信息化建設過程中需要用到的網絡、信息處理等相關硬件設備無法配備到位。缺少了必要的資金和硬件設備的支持，高校檔案管理信息化建設也就無法取得有效的進步。此外，由于高校管理者思想觀念的落后，因此不愿意將更多的資金投入到信息化建設當中，對高校檔案管理信息化建設造成了極大的阻礙。

2.3 數據庫網絡安全風險

隨著信息化社會的不斷發展，檔案的內容不斷完善，所包含的信息量也越來越大，其中也不乏一些隱私和機密性的信息內容。隨著互聯網的發展和應用，高校檔案通過網絡與外部聯通，促進了檔案信息的共享。然而，在這一過程中，存在于網絡環境中的高校檔案信息也很容易受到電腦病毒、黑客入侵等影響，導致信息丟失或損壞，給高校檔案數據庫的網絡安全帶來了極大的安全風險[2]。

2.4 相關人員專業化素質有限

在高校檔案信息化建設當中，離不開人的操作和管理。不過，在當前大多數高校當中，從事信息化檔案管理的人員素質十分有限，難以滿足高校檔案管理信息化建設的發展要求。雖然一些高校已經實行了檔案管理信息化，但是由于缺乏高素質的相關人才，使得實際的管理效率仍然不夠理想。由此可見，在高校檔案管理信息化建設過程當中，人才的缺乏也已經成為阻礙其發展的一個重要因素。

3 高校檔案管理信息化建設的措施

3.1 基礎設施的建設

高校在進行檔案管理信息化建設的過程中，應當充分結合實際情況，對計算機技術和信息化技術進行充分的應用，不斷提高高校自身的技術水平，加強檔案管理信息化基礎設施的建設，從而充分發揮出信息技術的作用。在架設檔案信息網絡的時候，應當對接口問題加以重視，資源能夠在學校各個模塊當中傳遞和交流。

3.2 資源建設

應當充分利用信息化檔案管理軟件，實現數字化的檔案信息管理。具體來說，可以讓高校中的各個部門按照具體的信息化要求進行制作，然后上傳到高校檔案系統當中，再通過互聯網的連接，實現檔案信息資源的共享。此外，還應當要求各部門將紙質檔案錄入計算機，對其進行數字化處理，從而實現高校檔案管理的信息化[3]。

3.3 應用系統建設

應當遵循實用、先進、規范的原則，對檔案管理應用系統進行建設。在推廣和使用檔案管理軟件的過程中，應當結合本校的實際情況，逐步開發和建設自己的檔案管理應用系統，從而提高信息化檔案管理的效率和效果。高校應當對校內網絡進行充分的利用，加強應用系統的建設，使高校檔案管理信息化建設得到更大的發展。

3.4 人才隊伍建設

在高校檔案管理信息化建設當中，最為重要的一項就是加強人才隊伍的建設[4]。沒有充足的人才保障，檔案信息化管理系統就無法充分的發揮作用。因此，高校應當加強對檔案管理人員的培養和教育，使其能夠充分掌握相關的操作技術。同時應當制定適當的激勵措施，最大限度的提高其工作積極性。

4 結論

檔案管理是高校管理工作當中的一項十分重要的內容。傳統的高校檔案管理工作中存在著很多的問題和不足，無法充分發揮出高校檔案的作用。而在信息化技術的發展和應用的新時期，實行高校檔案管理信息化建設，能夠極大的提高檔案管理的效率，也能夠充分的發揮出高校檔案的作用，從而推動高校的發展與進步。

參考文獻

[1]張淯. 知識管理背景下民營企業檔案管理信息化建設研究[D].南昌大學，2014.

[2]過奐穎，李劍華. 高校檔案管理信息化建設的現狀及對策[J]. 黑龍江科技信息，2011，31（02）：225.

[3]陸懿琦. 新時期高校檔案利用服務工作初步研究[D].上海交通大學，2010.

[4]白秀琴. 新時期高校檔案管理創新體系建設研究[J]. 中小企業管理與科技（中旬刊），2014，10（01）：58-59.