電子檔案的運用與管理芻議

金益

摘 要：本文針對電子檔案的運用與管理論題，說明了電子檔案含義；闡明了電子檔案的運用是形勢發展的必然及科技學術電子檔案整理程序；論述了電子檔案的管理措施。

關鍵詞：電子檔案；運用；整理；管理；保護

1 電子檔案含義

電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數據文件），檔案化的電子信息（版式數據文件），結構化的數據庫（從應用中卸載，且能夠加載重用的數據庫文件）等。

2 電子檔案的運用是形勢發展的必然

電子檔案與以往各種載體的檔案一樣都是人類社會活動的真實記錄，必須保障電子檔案的原始性、可靠性、完整性和可讀性因此收集、整理、利用好歸檔電子檔案，是擺在我們面前的一項重要任務我們必須做好電子檔案的歸檔和電子檔案的管理工作。電子檔案這一新生事物越來越被廣泛的運用到各個領域當中，作為檔案管理者就必須認清電子檔案性質，搞好電子檔案在檔案工作中的運用。

電子檔案將成為未來社會現行文件的主導形式 ，紙是我們過去文件的主導介質，現在從總體上看也還是以紙為主導介質。電子檔案和計算機是密不可分的。綜觀這幾年，隨計算機的科學計算、數據處理、實時控制、輔助設計、智能模擬、數字通信等功能日趨完善，特別是中文信息處理、計算機圖形學、數據圖象處理、計算機輔助技術、計算機多媒體技術、計算機控制、信息系統以及計算機仿真等又都各自發展成為一個領域，使計算機在整個社會、經濟、文化、軍事以及人類生活各個領域的應用愈加普遍，也可以說已成為現代社會不可缺少的一部分。具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據的電子信息（表證單書），必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現性。

電子檔案整理的好壞，影響電子檔案的使用性和考察性，這就要求檔案工作者必須務實、認真、仔細地做好電子檔案的整理。作為一名檔案工作人員不能只停留于以前的工作程序和方式，要不斷的加強檔案管理知識的學習，擴充檔案管理方面的新知識，以便更好的統籌規劃檔案庫，以有利于對電子檔案的分層分段與初期編輯與整理。必須對所在的單位，做好各種檔案的歸類。

3 科技學術電子檔案整理程序

科技電子檔案檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案等分類管理然后再按項目歸檔。簡單介紹以下三種：基建檔案：基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃拊，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。設備檔案單位引進技術和購置各種設備時，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子檔案方向發展，而且單位的管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子檔案的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子檔案軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附E電子檔案內容說明和注意事項。科研檔案：科研檔案要先根據科研項日進行分類，再根據科研項目里的相關內容進行規劃分層歸檔整理。

4 電子檔案的管理措施

電子檔案的管理技術對檔案管理界來說是一個全新的課題，電子檔案雖具有體積小、便于存儲、易于共享等優點，但是要想將其長期、完善的管理卻需要很多復雜的技術處理進行維護。電子檔案與以往各種載體的檔案一樣都是人類社會活動的真實記錄，必須保障電子檔案的原始性、可靠性、完整性和可讀性，因此收集、整理、利用好歸檔電子檔案，是擺在我們面前的一項重要任務，我們必須做好電子檔案的歸檔和電子檔案的管理工作。電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關聯管理。

1、閱讀環境的維護。從電子檔案的依賴性可以看出，它不僅依賴于計算機的硬件和各種存儲介質，還依賴于系統軟件、文字處理軟件等，那么要使電子檔案順利的服務于梢案工作，就必須先搞好硬件環境與軟件環境的維護。

（1）硬件環境的維護。硬件環境的維護也就是我們對計算機及其輔助設備和仔儲介質的維護。這方面的維護要依據廠家機器設備的各利-維護說明，一般都有溫度、濕度、防磁等指標的規定包括正確的操作方法等，我們都要無條件的依據這些硬件說明書止確的去操作來維護電子檔案所依賴的硬件環境，盡最大可能的去延長它們的使用壽命。

（2）軟件環境的維護。在電子檔案軟件環境的維護中，首先我們要有一套完善的軟件環境備份以便軟件環境發生不可修補的問題時能夠立即重新安裝。其次我們要有一套完善的防病毒體系以防黑客、軟件病毒的侵擾。最后就是我們檔案管理人員要定期定時的進行軟件環境的清查與防護。只有這樣電子檔案的軟件環境才能做到更好的維護。

2、及時建立完善的數字化副本做到正副完全一致。

（l）定期建立數字化副本。由于我們存儲介質有嚴格的維護保存指標難免在我們管理的期問會有損傷，且這些科技物質也有壽命的界限，所以我們必須定期建立電子檔案的數字化副本，以免存儲介質在損傷和壽命殆盡之時我們仔放的電子檔案也無法讀取。

（2）軟、硬件更新與升級時，更換并備份所有電子檔案為最新存檔格式。科學技術是不斷發展的，我們在工作中難免會遇到過去的電子檔案利用現代的軟、硬件環境無法讀取與打開。這就需要我們審清軟、硬件更新與升級形式，涉及電子文檔以前不便打開的，要提前做好更換與備份所有電子檔案的最新存檔格式，便于適應科學技術發展后的電子文檔閱讀。

（3）定期整理與檢查存儲介質的保存情況。現在的存儲介質是多種的，有：移動的和不能移動的，移動的有移動硬盤、優盤、光盤、磁盤等，我們要根據本單位的存儲介質情況定期對其進行規劃、整理與檢查，使存儲介質的利用更加充分與合理，更為妥善的更大限度的服務于電子檔案的存放。

電子文件是隨著辦公自動化和網絡化的不斷普及，在社會活動中形成的，是以計算機硬盤、磁盤、光盤等化學磁質材料為載體的文件材料，其特性與使用方式跟紙質文件不大相同，信息數字化是電子文件的最本質的特征。因此無論是電子文件的日常應用管理，還是作為檔案來管理，都必須采取認真、嚴謹、科學、可行的方法進行管理。endprint