電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

溫亞男吉林省洮南市戲劇創(chuàng)作室

電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

溫亞男
吉林省洮南市戲劇創(chuàng)作室

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的大范圍使用，傳統(tǒng)的電子檔案管理方式也不再適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的需求。互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已成為檔案管理的新形式。這也是在傳統(tǒng)管理方式上的延伸與發(fā)展。本文針對(duì)“電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用”這個(gè)主題，先后分析了該系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)外的研究現(xiàn)狀以及它設(shè)計(jì)的原理與應(yīng)用的領(lǐng)域，讓人們更深層次的理解該系統(tǒng)，更好的為人們服務(wù)。

關(guān)鍵詞:電子文件；檔案管理；應(yīng)用

我國(guó)的電子文件檔案雖然剛起步不久，但是有著政府的強(qiáng)大支持，其發(fā)展態(tài)勢(shì)非常樂(lè)觀。而且隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，電子文件檔案已成為檔案管理的必然趨勢(shì)。它不僅可以方便管理的流程，節(jié)省大量的人力物力，同時(shí)可靠性安全性也比較高，相比較傳統(tǒng)的管理模式更先進(jìn)。可以及時(shí)有效地處理各種不同的信息，方便我們進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用。

一、國(guó)內(nèi)外的研究現(xiàn)狀

在當(dāng)今形勢(shì)下檔案人員的工作重點(diǎn)已經(jīng)由原來(lái)的實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的控制。法國(guó)人看重電子檔案處理中遇到的一系列問(wèn)題，偏重于解決這些實(shí)際性、根本性的問(wèn)題，提出了要求國(guó)際檔案管理員應(yīng)該先轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化。繼而進(jìn)行相應(yīng)的交流。然而在我國(guó)，電子檔案是近幾年才發(fā)展和興起的，發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。所以我國(guó)國(guó)家檔案館借鑒了和吸取了發(fā)達(dá)國(guó)家的一些經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)。同時(shí)，由于在電子文件檔案管理方面對(duì)一些相關(guān)的理論不是足夠了解，目前在我國(guó)國(guó)內(nèi)研究的一些檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題。比如軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用平臺(tái)比較陳舊，有些軟件雖然考慮到了電子檔案管理過(guò)程中的諸多因素，但是對(duì)管理對(duì)象的了解不是很多，導(dǎo)致很多系統(tǒng)得不到順利的推廣。一些軟件在應(yīng)用過(guò)程中沒(méi)有考慮到歸檔過(guò)程的自動(dòng)化。本文通過(guò)對(duì)電子檔案管理在國(guó)內(nèi)外的一些研究和認(rèn)識(shí)，以及一些對(duì)電子文件檔案管理的迫切性要求，來(lái)進(jìn)一步分析國(guó)內(nèi)需求，要求我國(guó)也需要克服這些弊端，研究出具備更好性能的電子檔案管理系統(tǒng)。

二、需求分析

電子文件檔案管理系統(tǒng)需求分析是整個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)最重要的一個(gè)階段。需求分析就是回答系統(tǒng)該做什么，而不是如何做的問(wèn)題。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)準(zhǔn)確的研究系統(tǒng)需求。簡(jiǎn)而言之，系統(tǒng)需求分析就是指用戶(hù)對(duì)目標(biāo)系統(tǒng)各個(gè)功能的深入分析。需求分析的主要目標(biāo)是建立一個(gè)準(zhǔn)確清晰的描述系統(tǒng)的功能需求、數(shù)據(jù)需求、性能需求和環(huán)境需求。

1、檔案管理敘述

正如大家所知道的，檔案管理的歷史是非常悠久的。傳統(tǒng)意義上的檔案管理主要是包括兩個(gè)方面：檔案實(shí)體管理和對(duì)檔案工作人員的管理。前者主要是對(duì)檔案資源的管理。即是指對(duì)檔案中的所有信息進(jìn)行收集、整理、管理、反饋，并制定一定的表格進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案工作人員要保管、整理檔案，謹(jǐn)防檔案丟失或者損壞。檔案管理人員的職責(zé)十分重要，對(duì)我國(guó)電子文件檔案的發(fā)展也至關(guān)重要，所以對(duì)人員的相關(guān)素質(zhì)要求很高。

2、對(duì)文書(shū)類(lèi)檔案管理的方法

檔案按照內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格劃分可以將其劃分為普通檔案、按照檔案的載體可以劃分為一般檔案。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理是在文書(shū)檔案的管理基礎(chǔ)上，隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)而出現(xiàn)的。為了進(jìn)一步克服傳統(tǒng)檔案管理中的不足，逐步形成了文書(shū)檔案管理的歷史。所以，人們把他們統(tǒng)稱(chēng)為檔案學(xué)。

3、電子類(lèi)檔案管理的研究

按照檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)電子類(lèi)檔案屬于專(zhuān)門(mén)檔案，按載體又劃分為特種檔案。電子類(lèi)檔案主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)中所用的磁盤(pán)、光盤(pán)等為載體進(jìn)行分類(lèi)管理。電子類(lèi)檔案是由紙質(zhì)化檔案經(jīng)過(guò)加工生成的電子化檔案和由辦公軟件產(chǎn)生的電子化文件。而且在使用過(guò)程過(guò)，這兩類(lèi)檔案的管理方法也不盡相同，所以需要在應(yīng)用過(guò)程中加以區(qū)別。

三、電子文件檔案管理流程設(shè)計(jì)

1、電子文件檔案收集模塊

電子文件檔案手機(jī)模塊是作為依靠計(jì)算機(jī)控制的電子檔案管理系統(tǒng)中的第一個(gè)處理環(huán)節(jié)，其作用是非常重要的。它在電子文件檔案管理系統(tǒng)中的主要作用是：電子文件檔案管理各個(gè)職能部門(mén)的工作人員在日常生活中形成相應(yīng)的電子文件，按照各個(gè)部門(mén)的管理制度，負(fù)責(zé)各個(gè)職能部門(mén)的工作人員就負(fù)責(zé)模塊活動(dòng)。電子文件檔案收集模塊需要工作人員與計(jì)算機(jī)之間進(jìn)行相互配合，收集活動(dòng)。

2、電子文件檔案鑒定模塊

電子文件檔案鑒定模塊是檔案管理工作人員對(duì)到期的各種檔案進(jìn)行一定的鑒定和審核。檔案管理工作人員可以通過(guò)這個(gè)模塊修改檔案記錄的保管期限，簽署鑒定意見(jiàn)等，所以該模塊可以定期檢查各種檔案，修改文件。

3、電子文件檔案整理模塊

電子文件檔案整理模塊是指檔案管理人員對(duì)電子檔案選擇合適的組卷方案進(jìn)行組卷。可供選擇的組卷方案有很多，比如：按照電子檔案的保管期限、按年度、機(jī)構(gòu)問(wèn)題、作者、文檔內(nèi)容等。保管的方式是：先將卷屬性存入卷目錄當(dāng)中，通過(guò)查詢(xún)電子檔案的目錄表，將各個(gè)滿足條件的電子檔案進(jìn)行一定的歸類(lèi)，放入相應(yīng)的文卷當(dāng)中。電子文件檔案整理模塊在整個(gè)文檔的作用也是至關(guān)重要的，需要仔細(xì)整理。

總結(jié)：

我們?nèi)缃裉幱谝粋€(gè)信息化的時(shí)代當(dāng)中，電子文件檔案對(duì)我們查閱各種信息具有很強(qiáng)的幫助。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步使得人們開(kāi)始進(jìn)行信息的制造、存儲(chǔ)、編輯、查閱等各種功能。電子文件檔案可以傳遞給我們準(zhǔn)確清晰的信息，使我們可以對(duì)各種信息進(jìn)行科學(xué)的管理和有效的利用。然而，隨著各種技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子文件檔案在開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程仍然存在很大的問(wèn)題，這些問(wèn)題需要我們做進(jìn)一步的探討和研究，一步一步地解決這些問(wèn)題。同時(shí)，我國(guó)的電子文件檔案發(fā)展不完善。要想更好地處理這些信息我們需要吸收其他各國(guó)的長(zhǎng)處，吸取精華。所以，在以后電子檔案的發(fā)展需要各國(guó)相互溝通與交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同進(jìn)步。

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