有關(guān)時(shí)間管理對工程項(xiàng)目管理的作用探索

竺穎杰

摘 要：工程項(xiàng)目管理是項(xiàng)目建設(shè)中的重要內(nèi)容，而時(shí)間管理更是工程項(xiàng)目管理的關(guān)鍵，它對工程項(xiàng)目的順利完成起著至關(guān)重要的作用。文章從工程項(xiàng)目時(shí)間管理的步驟入手，著重闡述了時(shí)間管理對工程項(xiàng)目管理所發(fā)揮的作用。

關(guān)鍵詞：時(shí)間管理；工程項(xiàng)目管理；工程進(jìn)度；作用

1 項(xiàng)目時(shí)間管理的步驟

合理地安排項(xiàng)目工作時(shí)間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，其目的保證項(xiàng)目按時(shí)完成、同時(shí)起到發(fā)揮最佳工作效率作用。項(xiàng)目時(shí)間管理是由一些步驟組成，表面看是分隔開來，實(shí)際上每個(gè)步驟有其自身的先后順序，存在著相互交叉和必然聯(lián)系，影響非常緊密。通常情況下，項(xiàng)目的時(shí)間管理分為以下幾個(gè)步驟。

1.1 活動(dòng)定義

活動(dòng)定義是指確定項(xiàng)目的各項(xiàng)特定工作活動(dòng)，對一個(gè)具體工程項(xiàng)目而言就是把項(xiàng)目工作分解成多個(gè)更小、更便于管理的工作內(nèi)容，這些內(nèi)容就叫做活動(dòng)，也叫做任務(wù)。完成了這些任務(wù)就是完成了整個(gè)工程項(xiàng)目。

實(shí)踐中，在進(jìn)行任何工程項(xiàng)目過程時(shí)，首先是將該項(xiàng)目分解成幾個(gè)或多個(gè)具體的工作活動(dòng)或任務(wù)，要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單，只有逐個(gè)實(shí)施完成這些活動(dòng)，才能夠保障完成產(chǎn)品的交付。一般來講，很多項(xiàng)目在進(jìn)行過程中還需根據(jù)其實(shí)際情況進(jìn)行更新、細(xì)化任務(wù)，增減、變更活動(dòng)內(nèi)容。正常情況下，細(xì)化和增加活動(dòng)內(nèi)容，投入成本也會(huì)有所增加，這一點(diǎn)我們在管理工作中要予以注意。

1.2 進(jìn)度控制

通俗地來講，進(jìn)度控制實(shí)際上就是控制項(xiàng)目各個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，從而控制整個(gè)項(xiàng)目的完成工期、所投入的成本等。為保證項(xiàng)目的順利完成，按時(shí)向建設(shè)單位交付產(chǎn)品，首先要保證各項(xiàng)活動(dòng)的工作時(shí)間，必須做好項(xiàng)目的進(jìn)度控制工作。

工程項(xiàng)目進(jìn)度控制主要是項(xiàng)目進(jìn)度的編制和控制進(jìn)度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改正項(xiàng)目活動(dòng)的時(shí)間偏差，在進(jìn)度控制實(shí)施過程中，觀察、分析影響項(xiàng)目進(jìn)度變化的因素包括進(jìn)度變更時(shí)對項(xiàng)目的影響，及時(shí)采取正確、有效的保障措施完成工程項(xiàng)目。目前，工程項(xiàng)目的時(shí)間管理主要依靠項(xiàng)目管理軟件來完成，它可以清晰地表達(dá)時(shí)間關(guān)系，在工程項(xiàng)目時(shí)間管理上更加方便、靈活和高效。具體工作中，只要在管理軟件中輸入活動(dòng)列表、估算的活動(dòng)工期、活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系、活動(dòng)的人力、物資資源等，項(xiàng)目管理軟件就會(huì)自動(dòng)生成完整詳細(xì)的數(shù)據(jù)和結(jié)論，給管理人員提供科學(xué)、有效的依據(jù)。項(xiàng)目管理軟件除了具備項(xiàng)目進(jìn)度制定功能外，還可以體現(xiàn)出項(xiàng)目執(zhí)行記錄、項(xiàng)目跟蹤計(jì)劃、實(shí)際完成情況記錄，同時(shí)可以給出與工程項(xiàng)目活動(dòng)相關(guān)實(shí)際和潛在的影響性分析。

1.3 活動(dòng)順序進(jìn)行排列

活動(dòng)順序進(jìn)行排列是指明確各活動(dòng)間的相互聯(lián)系。具體來講，就是明確各項(xiàng)活動(dòng)的先后順序和內(nèi)在交叉邏輯關(guān)系等。在產(chǎn)品成果框架內(nèi)根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)總體要求結(jié)合產(chǎn)品實(shí)際情況，依照完成產(chǎn)品活動(dòng)的路徑，找出項(xiàng)目活動(dòng)之間先后依賴和相互影響關(guān)系作為工作順序或活動(dòng)順序排列起來。排列時(shí)，既要考慮項(xiàng)目本身優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部的各種依賴關(guān)系。活動(dòng)順序進(jìn)行排列重點(diǎn)是設(shè)立項(xiàng)目里程碑，即首先明確項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)完成時(shí)間，找到此類關(guān)鍵點(diǎn)是時(shí)間管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的首要條件。定義項(xiàng)目活動(dòng)順序關(guān)系一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法和網(wǎng)絡(luò)模板等四種方法，最終形成一套項(xiàng)目活動(dòng)順序網(wǎng)絡(luò)圖。

1.4 活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算

活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算就是估計(jì)項(xiàng)目的各活動(dòng)所需時(shí)間。項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目產(chǎn)品要求、特征、資源等情況列出整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)所需要的完工期限。估算工期時(shí)，要充分考慮活動(dòng)內(nèi)容、資源需求、人力因素以及內(nèi)外環(huán)境因素對項(xiàng)目工期實(shí)現(xiàn)所發(fā)生的影響，同時(shí)應(yīng)當(dāng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對工期的影響，最終得到量化的工期估算數(shù)據(jù)。現(xiàn)實(shí)中，工期估算可采取專家評審形式、模擬估算、定量型的基礎(chǔ)工期、保留時(shí)間等幾種方式。活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算是編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃基礎(chǔ)，活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估算必須客觀、準(zhǔn)確，在估算過程中所使用的各種約束和假設(shè)條件應(yīng)予特殊說明。

1.5 活動(dòng)資源估算

活動(dòng)資源估算是估算每項(xiàng)活動(dòng)所需材料、人員、設(shè)備或用品的種類和數(shù)量的過程，估算活動(dòng)資源過程與估算成本過程緊密相關(guān)。這個(gè)過程的輸入包括活動(dòng)清單、活動(dòng)屬性、資源日歷、事業(yè)環(huán)境因素等內(nèi)容。工具和技術(shù)包括專家判斷、備選方案分析、出版的估算數(shù)據(jù)、自下而上估算、項(xiàng)目管理軟件。輸出包括活動(dòng)資源需求、資源分解結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目文件等。

2 時(shí)間管理對工程項(xiàng)目管理的意義

項(xiàng)目的時(shí)間管理又叫項(xiàng)目工期管理或項(xiàng)目進(jìn)度管理。它是為確保項(xiàng)目按時(shí)完成所開展的一系列管理活動(dòng)的過程。進(jìn)行有效的時(shí)間管理是工程項(xiàng)目成功完成的重要保障，它是工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容。在我國，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場競爭日趨激烈。為保障其自身利益，建設(shè)單位或業(yè)主對建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)間進(jìn)度要求越來越高。一般的工程項(xiàng)目在初步設(shè)計(jì)時(shí)就開始制定一個(gè)比較完善的進(jìn)度計(jì)劃，用來控制工程項(xiàng)目的工期，一般來說，想順利地執(zhí)行進(jìn)度計(jì)劃就必須由時(shí)間管理來支持。所以，工程項(xiàng)目在施工建設(shè)之前，就必須根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，科學(xué)合理地做好項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。在具體的工程項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行科學(xué)有效的時(shí)間管理，對工程項(xiàng)目管理的意義非常重大，是工程項(xiàng)目管理能否成功的關(guān)鍵。時(shí)間管理對工程項(xiàng)目管理的作用主要為：

（1）保證工程項(xiàng)目管理的順利實(shí)現(xiàn)和工程的按期完工。在工程項(xiàng)目實(shí)施前期，編制一份科學(xué)合理的工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及時(shí)間管理規(guī)劃，可以在項(xiàng)目進(jìn)行期間嚴(yán)格控制工程各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間，能夠確保工程項(xiàng)目管理的順利實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而使工程按期完工。

（2）在工程項(xiàng)目管理中真正提高資源利用率。時(shí)間是一種重要的資源，同時(shí)也是一種影響工程成本的重要因素。一個(gè)工程項(xiàng)目在實(shí)施過程中延期完成，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)工程投入成本的增加。能在整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作過程中對物資、人力等各種資源進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，在節(jié)省時(shí)間成本的同時(shí)，使所消耗的資源控制在預(yù)期范圍內(nèi)，這也是工程項(xiàng)目管理的主要目標(biāo)。

（3）有利于工程項(xiàng)目管理中降低工程項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)目的的實(shí)現(xiàn)。降低工程項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一。工程項(xiàng)目時(shí)間管理的關(guān)鍵是工程進(jìn)度控制，做好進(jìn)度控制有利于在項(xiàng)目進(jìn)行過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和隱患，并能快速、準(zhǔn)確地采取措施，從而降低了工程項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）提高工程管理企業(yè)發(fā)展的核心競爭力。建設(shè)單位及施工企業(yè)要求管理企業(yè)按照戰(zhàn)略規(guī)劃對工程項(xiàng)目排序和配置資源，明確制定項(xiàng)目完成時(shí)間。隨著各類工程項(xiàng)目競爭的日益激烈，時(shí)間管理計(jì)劃編制必須更加具有合理性和系統(tǒng)性，使工程項(xiàng)目管理時(shí)更容易跟蹤和控制每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)度，保證整個(gè)工程項(xiàng)目的工期。這樣就需要管理企業(yè)建立先進(jìn)的時(shí)間管理理念，使用最新的科學(xué)時(shí)間管理理論，用現(xiàn)代化的項(xiàng)目時(shí)間管理體系獲得有關(guān)時(shí)間的數(shù)據(jù)、信息，為科學(xué)的時(shí)間管理提供技術(shù)支撐，使企業(yè)的工程項(xiàng)目管理水平不斷提升，從而提高工程管理企業(yè)發(fā)展的核心競爭力。

3 結(jié)束語

通過以上對時(shí)間管理步驟的論述，同時(shí)結(jié)合時(shí)間管理對工程項(xiàng)目作用的探索得出，要想使工程項(xiàng)目按期、順利地完成，就必須建立科學(xué)合理的時(shí)間管理體系。只有認(rèn)真推行時(shí)間管理，才能確保工程項(xiàng)目管理任務(wù)的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而使建設(shè)單位或業(yè)主的工程投資得到合理控制，節(jié)省工程項(xiàng)目的運(yùn)行時(shí)間和人力資源，最終達(dá)到工程項(xiàng)目本身所預(yù)期的目的。

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