新時期檔案的數字化管理

張松令

摘 要：隨著時代的進步，檔案的管理也逐漸實現了數字化管理。檔案的數字化管理統一規劃與管理，可以有效提高工作效率，本研究對現在的數字化管理的現狀以及推進檔案的數字化管理措施進行了探討。

關鍵詞：管理檔案；數字化管理；管理水平

當下科技發展的非常快，傳統的檔案管理已經不能滿足現在人們的需求，傳統的檔案管理主要以紙質版為主，管理起來繁瑣費事而數字化管理比較容易輸入以及查找工作，數字化管理檔案也一定會一步一步逐漸地完善，但是數字化管理檔案也并非十全十美也同樣存在著風險，數字化管理主要依靠計算機強大的統計功能與記錄功能，在實際工作中計算機也同樣也存在著一些風險，容易出現差錯。

一、目前數字化檔案管理的不足

1.系統更新不及時。檔案實現數字化管理的基礎是電腦的強大的功能，檔案被統計到一起后調用起來非常方便，但是檔案會逐年的增加，每個人的檔案也是每年都有不同的改變，相關部門需要投入相當大的人力物力去整理，如果我們不及時更新系統的話，許多功能不能及時的跟進，會影響到檔案管理工作的效率，所以及時更新系統就非常的重要。

2.檔案的管理方式不一致。以前的檔案都是自己的檔案放在一個檔案袋子里，存放在固定的地方，每次需要的時候進行查找，在實現了檔案的數字化之后這種情況可能會稍稍變得簡單，但是現在全國的檔案還沒有實現統一化，私人企業，國有企業的檔案管理方式是不一樣的，在這種情況下傳遞檔案就出現了困難，比如我們從國企轉到私企的話，我們的檔案就可能因為雙方管理檔案的方式不同而出現問題，所以這也是數字化管理檔案需要解決的問題。

3.管理水平有限。眾所周知的是每個人的檔案都是絕密的，每個人都是不能查看自己檔案的，所以要求管理檔案的人員也要有自覺性，一方面管理好別人檔案的同時也要注意不要偷看他人的檔案維護他人的隱私，特別是檔案工作很多都涉及到公司或是單位的機密，一旦出現管理員受不住金錢等的誘惑而出賣公司就會給公司帶來巨大的損失。另一方面管理員的技術水平也需要提高，有時遇到一些很基本的電腦操作問題，就可能會被難住，不知道怎么操作，還有可能因為自己的一時疏忽而導致他人檔案出現差錯，另外管理員的搜集信息，處理信息的能力也需要提高，因為檔案需要分門別類的整理好，所以他們這方面的技術也是不可欠缺的。

4.病毒和網絡黑客的攻擊。信息技術的飛速發展極大地推動了計算機和網絡的普及，也是檔案的數字化管理也就因運而生，但是數字化管理只要是基于計算機他就不能避免黑客和病毒的威脅。早期的小球病毒到熊貓燒香再到典型的沖擊波振蕩波，計算機病毒的種類和傳播形式在不斷發展變化著，已經成為計算機面臨的主要安全問題之一了。同樣的威脅還有網絡黑客，這些人通過攻擊系統的漏洞來竊取他人的信息，他們有些是想通過破壞他人的電腦來得到認可，有的人是受人指使來竊取他們信息，可以說后人對檔案的威脅更大，一旦他們竊取了信息還把電腦損壞致癱瘓就可能造成不可預計的損害。

二、檔案數字化管理的關鍵

1.安裝先進的系統。在時期的檔案數字化管理工作中，定期的進行更新數字管理系統是非常重要的，不能存在僥幸心理覺得現在的系統不需要更新也能管理檔案就不去更新，系統更新就會更有利于數字管理的長期正常的運行，目前數字化檔案管理系統的更新主要包括硬件配置的檢查與更換，開發更新管理系統還有合適的軟件的更新，只有在硬件與軟件這些基礎上做好工作才能做到對檔案的負責，也從根本上保護了檔案和數據的安全。

2.相關部門制定規定同一系統。目前檔案電子化建設是一項系統工程，雖然現在在調度檔案方面的困難較以前相比有了很大的改善，但是全國暫時還沒有做到完全的統一，如若相關部門可以根據檔案管理的自身特點，從單位檔案管理的實際需求角度出發，建立符合單位辦公并與單位需求相符的檔案管理機制，就可以大大的提高檔案辦事的工作效率， 如果有一個從檔案的工作制度、檔案的保密機制、檔案安全機制及檔案使用機制出發的檔案管理體系，那么檔案數字化檔案就到達了前雖未有的高度。

3.招聘專業人員進行工作。檔案的數字化管理離不開計算機，但是運用計算機卻是離不開人的，所以想要管理好檔案還是離不開優秀的人員管理，在數字化檔案管理工作中，必須注意的是要加強檔案管理人員的安全意識，對于信息檔案的直接接觸者就是檔案的管理人員，如果他們安全意識太低的話單一的管理能力是不足以使檔案處于一個安全的環境當中的，因此，加強檔案管理人員的安全意識是檔案管理的重要組成部分，公司再招募管理員時就應該注意這個問題，或者對他們進行有效的培訓，提高他們的安全防范意識。除了做好檔案的保密性工作之外，還要提高檔案人員的自身素質，首先提高他們的專業知識技能，這要求他們在大學期間，要認真學習課本上的這部分知識，除了這些知識之外，還有一些在實際工作中運用到的技術，這些都是數字化管理必須要做好的。

4. 及時維護信息的安全。如今的病毒和黑客對計算機的威脅都很大，但是只要我們能夠提前做好準備工作就可以在一定程度上避免災難的發生，首先是長期性的對電腦進行殺毒工作，有時候我們不小心打開的網頁都有可能是攜帶病毒的，所以一定要常殺毒才能確保電腦的安全，還有就是防火墻技術的使用，防火墻在一定程度上可以有效的抵制黑客的攻擊，檔案的管理工作涉及到我們的隱私，管理人員必須有非常高的安全意識，減少意外的情況發生，有時候看似不起眼的小準備就可以起到大作用，把黑客和病毒的問題解決了，我們就能維護好檔案的信息安全，數字化管理檔案就能更安全。

三、結語

從當今的情勢來看，數字化管理檔案一定會成為今后檔案管理的主要方式，被越來越廣泛的應用，雖然電子化管理工作已經得到了很大的發展，但是還是有許多的問題需要注意，電子化管理面臨的威脅還有病毒、黑客等因素沒有得到很好的解決，我們也不能因為工作得到了進步就停止下來，我們任然需要在電子化管理信息上繼續努力，一步步的提高數字化管理檔案的安全性，我也相信我們國家在數字化管理檔案在將來一定會有很高的成就，也真心希望數字化管理能越來越好。

參考文獻：

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