人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用分析

何菁霞

摘 要：在中學(xué)的人力資源管理中，人事檔案管理是十分重要的組成部分，做好人事檔案管理有助于提升中學(xué)人力資源管理的水平。中學(xué)的人事檔案管理是對人的學(xué)習(xí)、生活、工作以及思想認(rèn)識、價值品質(zhì)等記錄和反映，通過人事檔案能夠?qū)θ说男畔⒂幸粋€直觀的了解。學(xué)校的人力資源管理部門應(yīng)加強人事檔案管理工作，認(rèn)識到人事檔案管理對于中學(xué)人力資源管理的重要作用，積極采取措施強化人事檔案管理。本文就人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用進行分析和研究。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；中學(xué)人力資源管理；作用

人事檔案是人力資源管理中各項信息的載體，人事檔案的內(nèi)容是人才選拔、任用的重要依據(jù)，科學(xué)的對人事檔案進行管理有助于人力資源的開發(fā)。中學(xué)的人事檔案管理應(yīng)努力適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需要，強化服務(wù)意識，采用科學(xué)、合理的方式進行人事檔案管理，促進人事檔案管理規(guī)范化、制度化。

1 人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用

1.1 保管人力資源的相關(guān)信息

中學(xué)的人事檔案管理是對中學(xué)人力資源的相關(guān)信息進行記錄、保存，人事檔案中記錄著教職工的個人基本信息，例如年齡、學(xué)歷、籍貫、職位、科研成果以及社會經(jīng)歷等內(nèi)容，通過人事檔案信息，中學(xué)能夠?qū)W(xué)校的教職工給予客觀、準(zhǔn)確的評價，有助于學(xué)校對教職工進行全面的了解和開發(fā)，為學(xué)校的人力資源管理提供了科學(xué)、真實的依據(jù)。[1]

1.2 為人事變更提供依據(jù)

人事檔案管理還能夠為學(xué)校的人事變更提供科學(xué)的依據(jù)，學(xué)校的人事檔案與學(xué)校流動人員的薪酬有著直接的關(guān)系，當(dāng)學(xué)校出現(xiàn)人事變更時，人事檔案就成為變更的依據(jù)。但學(xué)校教職工工作變動時，需要將自己的人事檔案帶到新的單位，人事檔案的情況在一定程度上決定著員工在新單位的薪酬以及福利待遇，人事檔案是關(guān)系學(xué)校教職工切身利益的重要資料，學(xué)校應(yīng)積極做好人事檔案管理工作。[2]

1.3 證明學(xué)校人員素質(zhì)

中學(xué)的人力資源管理工作具有一定的復(fù)雜性，涉及的內(nèi)容比較多，包括學(xué)校教師、校長、以及相關(guān)人員的招聘工作，學(xué)校的招聘會根據(jù)應(yīng)聘者人事檔案的相關(guān)內(nèi)容，例如年齡、學(xué)歷、以往的工作情況、科研成果等作為人才招聘的依據(jù)。雖然現(xiàn)在的人事檔案中不乏虛假信息，但是對于一些無法在短時間內(nèi)觀察和了解的內(nèi)容，依舊需要以人事檔案中的信息為準(zhǔn)。

1.4 有助于中學(xué)教職工信息審核

中學(xué)會定期對教職工的教學(xué)以及科研等工作情況進行考察，并以此為依據(jù)決定著教職工的獎金、薪酬以及職位晉升等，而這些考察需要根據(jù)教職工的學(xué)歷、年齡、工作時間以及科研成就等方面進行，人事檔案作為這些信息記錄的載體，在中學(xué)的人力資源管理中發(fā)揮著積極地作用。中學(xué)應(yīng)積極加強人事檔案的信息錄入、保管等工作，保證人事檔案信息的可靠性和真實性，為中學(xué)的人力資源管理提供科學(xué)的依據(jù)。[3]

1.5 實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置

中學(xué)的人事檔案中記錄著學(xué)校教職工的基本信息，學(xué)校可以根據(jù)這些信息檢查學(xué)校的人力資源配置是否合理，科學(xué)、完整的人事檔案能夠為人力資源的優(yōu)化配置提供科學(xué)的指導(dǎo)，對人才的需求進行合理的預(yù)測，找到適合學(xué)校發(fā)展的人才結(jié)構(gòu)模式，了解學(xué)校中的人才空缺情況，從而有針對性的進行人才招聘，促進中學(xué)實現(xiàn)良好的發(fā)展。

2 強化人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理作用的對策

2.1 樹立人事檔案管理理念

中學(xué)要做好人事檔案管理，促進人力資源的優(yōu)化配置，首先要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、管理者對人事檔案管理的重視程度，樹立人事檔案管理的理念，明確人事檔案管理對于人力資源管理工作的重要作用，為建立完善的人事檔案管理制度打下基礎(chǔ)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要明確人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理的重要作用，轉(zhuǎn)變落后的人事檔案管理思想，推進人事檔案管理制度的建立，使人事檔案管理為人力資源管理提供良好的服務(wù)，促進中學(xué)實現(xiàn)良好的發(fā)展。

2.2 建立完善的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作的有效開展需要完善的人事檔案管理制度作保障，使人事檔案管理工作的開展有據(jù)可循，有法可依。當(dāng)前中學(xué)人事檔案管理出現(xiàn)問題的原因主要就是人事檔案管理的制度不完善，造成人事檔案缺失、造假現(xiàn)象時常發(fā)生，給學(xué)校的人力資源管理工作帶來了一定的負(fù)面影響，不利于學(xué)校的持續(xù)發(fā)展。[4]為此，中學(xué)應(yīng)積極建立完善的人事檔案管理制度，從人事檔案的收集階段開始，對處理、歸檔、編目以及保存等環(huán)節(jié)都建立完善的管理制度，保證人事檔案管理每一環(huán)節(jié)工作的開展都能夠得到規(guī)章制度的保證，實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，促進學(xué)校人力資源管理工作的高效開展。

2.3 實現(xiàn)信息化的人事檔案管理

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源的發(fā)展需要。傳統(tǒng)的人事檔案管理是以紙質(zhì)為主的，通過人工對紙質(zhì)檔案進行整理、保管，工作的效率比較低，而且很容易出現(xiàn)失誤。學(xué)校應(yīng)積極應(yīng)用現(xiàn)代化的信息管理方法，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，提高管理工作的效率，也保證工作質(zhì)量。人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理過程中，應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對復(fù)雜的人事檔案信息進行整理和保管，便于日后的查找、檢索和使用，能夠有效地避免傳統(tǒng)人事檔案管理中出現(xiàn)的失誤，為學(xué)校的人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4 實現(xiàn)人事檔案信息的多樣化

人事檔案管理是學(xué)校對教職工進行考核評估的重要參考，人事檔案信息的詳細(xì)性、真實性有助于實現(xiàn)考核評價的科學(xué)、合理。這就需要人事檔案信息的內(nèi)容更加全面、充實，在進行教職工信息記錄時，不僅要保證教職工個人基本信息的準(zhǔn)確，還需要對涉及教職工個人能力素質(zhì)的各項內(nèi)容進行記錄，例如個性才能、價值取向等，實現(xiàn)多樣化的人事檔案信息，為學(xué)校的人力資源開發(fā)和利用提供科學(xué)的參考依據(jù)，能夠更加合理的使用人才。[5]學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，對不同學(xué)科崗位的教職工檔案信息進行區(qū)別編制和管理，實現(xiàn)人力資源管理的科學(xué)化和合理化。

2.5 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力

在中學(xué)人事檔案管理工作中，人事檔案管理人員的素質(zhì)能力對于提高檔案管理效果，促進人力資源開發(fā)建設(shè)具有積極的意義。因此中學(xué)必須加強人事檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，提高人事檔案管理人員的檔案管理知識，強化計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使人事檔案管理人員能夠科學(xué)有效的利用計算機進行人事檔案信息的錄入、歸檔、管理、查閱以及檢索等，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為中學(xué)的人力資源管理工作提供科學(xué)的參考依據(jù)。此外，還需要加強人事檔案管理人員的職業(yè)道德以及思想教育，使其樹立責(zé)任意識，能夠積極的投入到人事檔案管理工作中，全心全意的為學(xué)校工作服務(wù)，促進中學(xué)的持續(xù)發(fā)展與建設(shè)。

3 結(jié)束語

在中學(xué)的人力資源管理工作中，人事檔案管理是十分重要的組成部分，對于促進學(xué)校的發(fā)展建設(shè)具有積極的意義。中學(xué)應(yīng)加強對人事檔案管理的重視程度，了解人事檔案管理對于人力資源管理的重要作用，采取積極有效地措施促進人事檔案管理工作的開展，建立完善的人事檔案管理制度、促進信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，促進中學(xué)人力資源管理以及人事制度改革的不斷推進，實現(xiàn)中學(xué)的良好發(fā)展。

參考文獻

[1]吳小寧.人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用研究[J].科技致富向?qū)?201412.（3）：120-121.

[2]趙群.人事檔案在高校人力資源管理中的作用[J].右江民族醫(yī)學(xué)院學(xué)報.2012.25（2）：250-251.

[3]王曉芳.淺談人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用[J].新課程（中學(xué)）.2014.13（12）：136-137.

[4]王文.人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用初探[J].科技資訊.2013.23（1）：232-233.