秘書協調工作中必須重視的幾個問題

吳延生

內容摘要：協調就是化解矛盾、統一行動的過程。秘書部門所處位置的特殊性，決定其在協調工作中具有得天獨厚的條件。作為一項重要職責，秘書在協調中又有特定的方式、原則。通過這一視角，研究協調目的的明確把握、良好人際關系的建立是進行協調的前提，也是秘書樹立良好窗口形象的基石。

關鍵詞：秘書工作 協調 關系 形象樹立

近年來，隨著政治、經濟領域的變化，秘書部門原來的工作原則與方法受到了強有力的沖擊。在這種情況下，高層次、高水平的秘書工作愈來愈顯示出協調工作的重要性。

如何做好秘書人員協調工作呢？這應該是秘書人員值得討論的話題。協調，它既是一門科學，也是一門藝術。關于協調工作的重要性或協調的方法，或者是協調的類型、內容，或者是協調的原則、形式，我們是必須掌握與牢記的。在此，恕不對它們進行論述，只想淺談秘書協調工作中必須重視的幾個問題。

一、把握明確的協調目的

明確把握協調目的是做好協調工作的前提條件。協調工作總是為完成某一任務，或者說為達到某一目的而展開的工作。領導的意圖、上級的指示，就是我們展開這一工作的依據，因而，我們就必須正確理解、把握領導意圖或上級的指示。當領導持相同意見時，秘書人員的工作就顯得較為輕松一點，但在實際工作過程中，領導意見往往不一致，對此秘書人員就不能一會兒聽這個，一會兒聽那個，覺得他們都沒錯。而是應該從認識論角度去斟酌、了解、接受。必要時還可以私下找領導商談，交換一下彼此的看法，這是很有益處的。

協調工作有時是很復雜的，可以分為縱向協調和橫向協調。縱向協調，是上下級之間的協調。橫向協調是幾個部門之間的，或幾個單位之間，甚至牽涉到外單位協調，在這種復雜協調中，除了把握協調目的之外，還必須適當地運用公關學、心理學、邏輯學等知識進行協調，希望通過以上手段來達到協調的目的，因此，只有明確協調的目的，才能頭腦清醒，正確把握，切中要害，從而提高工作效率。

二、建立良好的人際關系

建立良好的人際關系是做好協調工作的橋梁。一個單位的秘書人員有較好的人際關系，就能使上下領導階層凝聚為一個整體，上下一條心，左右關系融洽，大家相互理解，彼此尊重，相互支持，共同幫助，一切事情就容易商量，容易辦成，常常能夠事半功倍。相反，就連一些簡單的事情也扯來扯去，無盡無休，無法辦成，而且必將形成一種惡性循環。

做為秘書人員，在建立良好的人際關系上，應該做到：

（一）對內關系

1、妥善處理好與上級關系

秘書工作是領導活動中的一個環節，及時地向領導報告本部門的工作情況、問題，讓領導對整體有一定的了解。在領導工作繁重時，應主動為其分憂，替領導爭得榮譽。由于某些原因，領導也難免出現差錯，此時，下級應與領導團結一致，給予領導熱情幫助，與領導處好關系，不能阿諛奉承，投其所好，領導說什么，就是什么。

2、處理好與同級的關系

同級之間，由于合作共事，關系比較密切，因而一定要處好關系。這樣有利于大家同心協力。在工作過程中，大家應當彼此尊重，即不要相互吹捧，也不要相互拆臺。另外，應當增強彼此了解溝通，這有利于協調工作的開展。一般來說，同級之間，工作不能協調好，大多是在人際關系上出現問題。

3、處理好與下級關系

為下級服務是處理好與下級關系的關鍵。做為秘書，雖說是為上級服務，但也要時時刻刻關心下級，這樣有利于與下級溝通。處理好關系是搞好協調工作的關鍵，在工作中，下級很容易出現這樣那樣的錯誤，做為秘書人員，不應當指責而是應當關心他們，幫助他們改正錯誤。

協調工作就其實質來說就是協調人際關系的工作。它既是一項事務工作又是思想政治工作，秘書人員要善于處理各方面的工作。統一認識化解矛盾，融洽關系，完成任務。因而，秘書必須在建立人際關系上花功夫，費精力。人際關系處理好了，問題也就好辦多了，對于協調工作確實起到了橋梁作用。

（二）涉外關系

由于來訪者與秘書所在單位的關系不同，他們可能受到一般歡迎，也可能受到隆重的禮遇，但不管來訪者是誰，秘書都應立即停止工作，抬起頭來向他微笑，以示歡迎。所有的來訪者都必須受到熱情的接待，秘書必須有禮貌地對待他們，因為他們每個人對秘書所在單位的成功，都起著直接或間接的作用。從他們踏進辦公室到離開辦公室，秘書經常是他們第一個見到、最后一個告別的人。因此，秘書的態度如何，直接影響單位的聲譽。

1、善于接待來訪的人民群眾

人民群眾的來訪，主要是來反映問題的。秘書對他們反映的情況要做詳細記錄；不清楚的地方，應詢問，請求對方講清楚；若當時無法講清，可要求對方回去了解情況后再補充過來。如果秘書判斷反映的情況有較高的參考價值，應該請對方回去整理成專題書面材料送過來。如果是新問題，應請示領導后再作答復。

2、善于應付難以對付的來訪者

有些來訪者比較粗魯甚至野蠻，若與他們不期而遇，對他們禮貌相待需要高度的自制力和意志力。如果你不認識來訪者，可客氣地說：“需要我幫忙嗎？”或“您能告訴我您的尊姓及貴單位的名稱嗎？”如果來訪者不愿通報姓名，也不說出求見理由，卻千方百計想繞過秘書直接去見領導，這時秘書的態度必須很堅定，并可用以下任何一種回答來應付：

第一，“我很抱歉，某某先生只會見預先約好的來訪者，請您在這張卡片上寫下姓名及求見的簡要內容，讓我送進去好嗎？”

第二，“如果我違反某某先生的指示讓您進去他將會不愉快。您寫下您想和他談些什么，由他決定是否接見您，比您硬闖進去好得多。”

第三，“我保證把您打算談的事轉交某某先生，過些時候您可打電話給我，我再告訴您他的答復。”

第四，“某某先生正在研究一些很重要的事情，還得用一段時間。為了不浪費您的時間，請您留個條子給他。”

3、接待新聞記者

新聞界在社會上有著特殊的地位，而新聞界的傳播工作主要是通過記者從第三者的角度來報道的。因此，前來光臨的如果是記者，秘書要滿腔熱情地接待他（們），表現出樂意幫忙的意思，但不要對事情輕易表示贊成或反對，更不能未得到領導批示而提供內部情況。采訪完畢后，秘書可以向記者詢問，若對方決定報道，秘書可請他們寫好材料后送給本單位領導審閱，由單位領導決定是否報道；若記者要求本單位寫報道稿，秘書可以將對方的要求向領導匯報，經領導同意后再接受任務，并組織人員起草。稿件發出之前，要經領導審閱。

三、樹立真誠的秘書形象

樹立值得信賴的形象是做好協調工作的重要因素。秘書人員要做好協調工作，就必須從做好“三要”入手。第一要虛心。“虛心使人進步，驕傲使人落后”。秘書人員要時時刻刻保持謙虛謹慎的態度，才能贏得領導和同事的認可和尊重，才能夠做好協調工作。比如，秘書在審核文稿或根據領導意圖草擬公文時，其中必然涉及到單位的有關數據或具體情況，如果你不虛心地向領導或單位其它部門人員請教或了解清楚，而只是憑借自己主觀想象，妄加推測，那是肯定做不好秘書協調工作的。第二要誠心。無論做什么事情我們都要誠心誠意。古人云：精誠所至，金石為開。做為秘書人員只有以心換心，將心比心，真心真意同人交往、辦事，才能樹立好的形象，值得信賴，那你才能做好協調工作。比如，上級領導派你去協調與下屬單位之間的矛盾時，你就必須誠心誠意地站在公正的立場，以國家政策和單位規章制度為辦事原則，判斷是非，做好協調工作。同時，要實事求是地向上級匯報。如果心不正，意不誠，偏袒某一方，那一定做不好這項工作。不但損害自己的形象，也惡化單位之間的關系。人以誠信為本，其他人才原意同你交往，秘書人員的協調工作才好開展。由于秘書人員處在這樣一個承上啟下的位置，要處理好上下左右的各種關系，離不開誠心，只有這樣，才能得到同事和領導的信任。第三要耐心。協調工作要與人打交道，協調主體的心理反應必須隨協調客體的變化而變化。同時還必須有一定的承受能力，這就是我們常說的耐心。秘書做為協調工作尤其要有耐心，對于領導與非領導的關系，在處理上稍有不慎，會激起較大的矛盾，影響他們工作的積極性。有時候，秘書人員會遇到一些“怒發沖冠”者，對于他們，秘書人員應以“朋友”式的態度，心平氣和地、誠懇而又耐心地同他們交談，耐心而又細致地對他們進行解釋和說明，直到他們滿意而歸。切忌對他們愛理不理，以打發的方式趕他們離開。如果這樣沒有耐心，講得不細心，敷衍應付，那就沒有完成自己的責任。另外，秘書人員經常會遇到一些領導者安排的繁瑣而又無頭緒的工作，這就更加需要耐心。對這樣的工作秘書人員應認識到這是自己工作的一部分，任勞任怨，努力爭取把工作做得更好。否則，你就一味地埋怨領導，表現得很無耐心，領導必然會對你的能力表示懷疑。

這種虛心學習、耐心工作、誠心待人的形象的確是做好協調工作的無形力量和成功因素，是做好協調工作的權威所在。在協調中應盡量避免狂妄自大，不虛心好學，自以為是，言而無信，辦事拖拉，一次不成就沒有第二次的態度，這是非常危險的，長此下去，協調工作將無法開展。

（作者單位：淮陰工學院人文學院）