（福建廣播電視大學(xué)，福建福州，350003）

在當今信息時代，借助于電子計算機技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和自動控制技術(shù)等高科技成果建立起來的計算機信息系統(tǒng)，不但極大地改變了人類傳統(tǒng)的信息傳輸、存儲和加工處理等方式，而且還結(jié)合管理科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、運籌學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等理論和方法，為管理、決策活動提供了有力的信息支持。信息系統(tǒng)的應(yīng)用已成為現(xiàn)代化管理的重要標志之一，而在檔案管理領(lǐng)域，尤其是對于開放大學(xué)，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)無疑處于舉足輕重的地位，并將發(fā)揮著越來越重要的作用。但目前檔案管理系統(tǒng)不容樂觀，以福建廣播電視大學(xué)為例，所用的檔案管理系統(tǒng)還是2001年引進的科怡檔案管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫存在如下問題：一是陳舊，無法與校內(nèi)各信息系統(tǒng)尤其是新開發(fā)的OA自動化辦公系統(tǒng)對接；二是容量小，無法承載檔案信息化后的大數(shù)據(jù)；三是系統(tǒng)編程結(jié)構(gòu)簡單，無法實現(xiàn)全文快速檢索以及各模塊功能之間的協(xié)同。為適應(yīng)開放大學(xué)建設(shè)需要，加快實現(xiàn)電大的轉(zhuǎn)型升級，本文就開放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)作初淺的思考與探索。

一、開放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容

從主動適應(yīng)學(xué)習(xí)者的需求和充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)理念出發(fā)，開放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)包括電子文件管理系統(tǒng)、檔案信息存儲系統(tǒng)、檔案資源利用系統(tǒng)、檔案信息采集平臺、檔案網(wǎng)站以及檔案鑒定銷毀、信息編研、統(tǒng)計等綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)等，這些內(nèi)容的建設(shè)都是為了推動教育信息資源與教育教學(xué)深度融合，更好地完善開放大學(xué)終身教育服務(wù)體系，適應(yīng)開放大學(xué)先進的教學(xué)模式和遠程辦學(xué)的需求。

（一）電子文件管理系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)是電子文件的聚集地，具有鑒定、獲取、著錄、保管、檢索、查詢電子文件等功能，能夠滿足開放大學(xué)對檔案憑證信息的需求，以實現(xiàn)開放大學(xué)教育信息資源共享。

（二）檔案管理信息系統(tǒng)

所謂信息系統(tǒng)是能夠?qū)π畔⑦M行收集、傳輸、加工、存儲、維護和使用的，由人和計算機軟硬件系統(tǒng)所組成的人機系統(tǒng)。對于檔案管理信息系統(tǒng)來講，則是對檔案自身的業(yè)務(wù)工作進行自動化管理，實現(xiàn)檔案收集、管理、利用等業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的自動化。

（三）檔案信息存儲系統(tǒng)

電子文件主要存在于電子設(shè)備中，如硬盤、光盤等，而電子文件的訪問是通過軟件來讀取的，不同的軟件，其存儲的電子文件的數(shù)據(jù)格式也不完全相同。開放大學(xué)在建設(shè)檔案信息存儲系統(tǒng)時應(yīng)根據(jù)自己不同的需求選擇功能不同的存儲系統(tǒng)，在選擇時還應(yīng)首先考慮經(jīng)濟問題，特別是增加設(shè)備要考慮與老系統(tǒng)的兼容性問題，然后是考慮后期的維護問題。

（四）檔案資源利用系統(tǒng)

收集檔案，儲存檔案，是為了盡可能地增加檔案資源，最終目的是為學(xué)校師生及社會提供檔案信息服務(wù)。開放大學(xué)應(yīng)以“檔案利用者為本”，通過檔案信息發(fā)布平臺的建設(shè)，進一步豐富開放大學(xué)的辦學(xué)內(nèi)涵，提供檔案信息資源共享以及檔案信息的查詢服務(wù)，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)贏得利用者的支持和好評。

（五）檔案信息采集平臺

檔案信息采集平臺的建設(shè)，一方面是通過與OA校園網(wǎng)的接口，實現(xiàn)校內(nèi)部門歸檔電子文件的接收；另一方面就是實現(xiàn)對館（室）藏檔案進行數(shù)字化加工的功能。

（六）檔案網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是檔案信息化的綜合平臺，集宣傳、服務(wù)、信息資源共享等功能于一體。開放大學(xué)通過對檔案網(wǎng)站的建設(shè)，為廣大師生、社會提供鮮活、真實的素材，展示開放大學(xué)辦學(xué)的印跡、文化和成就。

二、開放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的路徑

（一）升級舊的科怡檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)集成的系統(tǒng)建設(shè)方案

通過對科怡公司的調(diào)研，可以把舊系統(tǒng)升級為科怡大型網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)（CS版）或（BS版），完善原先的模塊功能，開發(fā)集成接口，以實現(xiàn)與學(xué)校各管理信息系統(tǒng)集成的建設(shè)方案。此方案優(yōu)點是資金投入少，能完成檔案系統(tǒng)與OA辦公自動化系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)電子文件即時歸檔以及全文檢索。但是，后期的系統(tǒng)維護以及能否適應(yīng)未來開放大學(xué)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）所需要的檔案應(yīng)用系統(tǒng)平臺，還值得進一步斟酌，避免重復(fù)建設(shè)。

（二）重新購買檔案管理系統(tǒng)軟件，立足全局的系統(tǒng)建設(shè)方案

開放大學(xué)應(yīng)把檔案信息化納入學(xué)校的整體建設(shè)的高度來規(guī)劃，即納入電子校務(wù)、數(shù)字化校園建設(shè)的總體規(guī)劃中，將電子文件管理的前端控制和全程管理思想貫穿于系統(tǒng)設(shè)計之中，使檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)共同開發(fā)，重新購買達到高度集成的電子文件管理系統(tǒng)軟件，真正實現(xiàn)文檔一體化管理。購買時要注意選用大型公司開發(fā)研制的成熟的、高端用戶選用較多的檔案管理系統(tǒng)軟件，以滿足國家檔案局提出的標準化、規(guī)范化、共享性的要求，并保證在較長的時期內(nèi)不落后，為未來建設(shè)開放大學(xué)數(shù)字檔案館（室）奠定基礎(chǔ)，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

三、開放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

（一）統(tǒng)一規(guī)范標準，推動電子文檔一體化管理進程

開放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)必須嚴格按照國際通用的檔案數(shù)字化管理規(guī)范標準和國家檔案局制定的規(guī)范標準進行建設(shè)。國際通用的檔案數(shù)字化管理規(guī)范（OAIS）是由美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS）制定的標準，是一項旨在為長期保存的信息系統(tǒng)建立的一個參考模型和基本概念框架，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字信息的長期保護和可存取。開放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是以實現(xiàn)歸檔單位與檔案館（室）之間的互聯(lián)為前提，所以必須遵守一定的規(guī)范、標準，即檔案管理部門和文件形成部門應(yīng)密切配合，參照國家相關(guān)規(guī)范、標準，共同制定一套既能適應(yīng)文件管理又能滿足檔案管理需求的統(tǒng)一的業(yè)務(wù)工作規(guī)范，特別是要制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準和存儲規(guī)范，將電子文件管理納入科學(xué)化、制度化的管理軌道。

（二）系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)具備擴展性和安全性

可擴展性不僅體現(xiàn)在系統(tǒng)底層架構(gòu)，還體現(xiàn)在上層功能應(yīng)用及用戶數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)對象等方面要有足夠的擴展空間。同時，開放大學(xué)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計最好采用靈活的模板技術(shù)，無論用戶所要管理的檔案數(shù)據(jù)或相關(guān)業(yè)務(wù)如何擴充或變化，均可以在不需要二次開發(fā)，在原有的基礎(chǔ)上經(jīng)過配置或設(shè)置后使用。安全性是由檔案管理的性質(zhì)所決定，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)所處理的信息很多涉及學(xué)校的機密，而且不同的應(yīng)用人員在不同的時間對檔案信息的處理權(quán)限也是不同的，因此電子文件歸入檔案庫后的安全性功能是檔案管理系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的安全性控制應(yīng)包括防止非法用戶入侵、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密等。

（三）從實際出發(fā)，避免盲目建設(shè)

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)是檔案信息化、數(shù)字化的核心載體，所以要關(guān)注開放大學(xué)教育管理信息化、數(shù)字化校園建設(shè)的進程，特別要從檔案業(yè)務(wù)工作的實際狀況、檔案信息化建設(shè)的進程、人才隊伍現(xiàn)狀等出發(fā)，有計劃地分步推進。要選擇能滿足當前需要的，軟件功能比較穩(wěn)定的，又可在較長時間內(nèi)不落后的檔案信息系統(tǒng)，并進行開發(fā)或購買。

（四）做好需求調(diào)研，系統(tǒng)功能定位全面準確

要從自身擁有的檔案種類、選擇的分類方案、單位的規(guī)模、信息化的程度以及未來發(fā)展的方向和單位經(jīng)濟能力等各個方面，深刻了解內(nèi)需，選擇合適的檔案管理軟件。在此基礎(chǔ)上，開放大學(xué)無論是購買成熟的軟件系統(tǒng)，還是定制軟件系統(tǒng)時都需要從應(yīng)用系統(tǒng)的功能需求作充分、深入、細致、全面的調(diào)研。調(diào)研不僅要立足管理者對檔案管理的角度，更多地要站位于利用者對應(yīng)用系統(tǒng)的實際效用。

（五）注意與開放大學(xué)其他系統(tǒng)的互聯(lián)和兼容

選擇軟件系統(tǒng)應(yīng)具有兼容性，方便與校內(nèi)其它信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享與傳輸存儲。開放大學(xué)檔案部門要盡可能關(guān)注學(xué)校其他部門在建或?qū)⒔ǖ臉I(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，提前介入，從檔案管理的角度提出要求，將前端控制和全程管理思想貫穿到其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)當中，實現(xiàn)從源頭上對電子文件的管理，確保電子文件的真實性、完整性和有機關(guān)聯(lián)性。

（六）盡快建成電子文件管理系統(tǒng)，整合開放大學(xué)各校之間的信息資源

現(xiàn)階段，各校的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)各自為政，信息的格式、處理方法不統(tǒng)一，相互之間不兼容，信息難以共享，而且由于各系統(tǒng)在設(shè)計與開發(fā)時，檔案部門沒有介入，各系統(tǒng)在設(shè)計與操作時往往只注重對電子文件的保存和利用，忽視了對元數(shù)據(jù)的采集，從而構(gòu)成了對電子文件真實性、準確性的威脅。因此，開放大學(xué)應(yīng)當基于校園網(wǎng)OA辦公自動化系統(tǒng)，盡早、盡快建成電子文件管理系統(tǒng)，建立與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的鏈接，實行文檔一體化管理模式，提供全文檢索等便利的信息資源檢索途徑，使檔案部門成為各部門資源綜合利用中心，成為信息提供利用的門戶。

四、結(jié)語

開放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)不但關(guān)系到檔案日常工作的管理和利用，還將為未來建設(shè)數(shù)字檔案館（室），適應(yīng)檔案信息化和檔案現(xiàn)代化管理奠定平臺基礎(chǔ)，并滿足國家檔案局提出的標準化、規(guī)范化、共享性的要求，確保在較長的時期內(nèi)不落后，使開放大學(xué)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)成為信息資源的中心，利用的門戶，成為開放大學(xué)終身教育服務(wù)體系的一個重要元素。

[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006.

[2]教育部辦公廳.《高等學(xué)校檔案管理辦法》解讀[M].北京：高等教育出版社，2010.

[3]張正軍.高校數(shù)字檔案館建設(shè)探討[J].蘭臺世界，2014，（1）.

[4]孫麗梅.基于“個性化”的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[J].山東檔案，2013，（4）.