提高新升格本科院校教務秘書職業能力的探討①

謝慕冰

(長沙師范學院經濟管理系，湖南長沙10100)

隨著我國教育事業的發展，近年來不少?？圃盒ＷプC遇、順勢而上，通過“合、并、共、轉”等方式升格為本科院校。辦學層次提高后，加強人才隊伍建設、提高教學管理水平就成為院校工作的重中之重。教務秘書作為院校各院(系)教務管理工作的具體執行者、協調者，其工作質量直接影響到教學工作的正常運轉。采取有效措施提升教務秘書職業能力，有助于提高院(系)乃至整個學校的教學管理水平。

1 本科院校教務秘書職業能力的基本要求

本科院校教務秘書的職業能力是指教務秘書根據對工作的態度和信念，運用專業的知識和技能，順利完成所擔負的教學管理和服務的能力［1］。它一般包括思想道德、一般技能、專業知識三個層面的要求。

1．1 高尚的職業思想道德

教務秘書的思想覺悟和道德水平高低直接關系到院校的教學管理水平和校風建設。因此，首先，稱職的教務秘書要樹立崇高的政治思想，具有堅定的信仰和信念，正確理解黨的路線、方針、政策，正確認識自己所從事工作的意義，具有無私奉獻的精神。其次，教務秘書應具有良好的職業道德，嚴格執行教學管理制度，嚴謹細致、精益求精，避免出現教學事故;熱愛本職工作，有強烈的責任感和敬業精神，急教師所急，解學生所難，全心全意為教師和學生服務。

1．2 嫻熟的基本職業技能

教務秘書的日常工作大多是抓落實的具體工作，掌握嫻熟的工作技能就顯得尤為重要。信息化時代，教務秘書應至少掌握三個方面的工作技能:一是處理信息資料的能力。教務秘書每天面對大量的文件資料、電話和會議，必須準確有序地辦理，并及時向領導反饋，提出合理可行的意見建議。二是良好的溝通與協調能力。教務秘書是教務處、院(系)領導、教師、學生的重要中介，起著“上情下達”和“下情上達”的重要作用，做好這些聯系工作對教務秘的溝通協調能力提出了較高要求。三是計算機管理操作的能力。目前本科院校的教務管理已基本實現網絡化辦公，大到排課系統、各級各類考試報名系統、學籍管理系統，小到日常教務資訊、文件傳輸及各類電子檔案等等，幾乎滲透到教學管理的方方面面，計算機管理操作技能已是高校教務秘書的必備技能。

1．3 扎實的專業基礎知識

首先，教務秘書作為教務工作的具體執行者，應當熟知本校教學管理工作的指導思想、工作內容和基本要求，熟知上級主管部門的各項政策和規章制度，以及本院(系)制定的各種教學管理規定和條例。其次，教務秘書作為特定院(系)服務教學的秘書人員，應當了解本院(系)各專業的培養目標，教學計劃的內容和特點、各專業的主要課程和課程體系設置的原則。此外，為提高教學管理的科學性，還應當熟悉高等教育管理學、高等教育心理學、公共關系學等方面的基本知識，了解和掌握教育教學管理的一般規律。

2 當前新升格本科院校教務秘書職業能力存在的主要問題

通過對我市3所新升格本科院校的調研發現，各院校教務秘書隊伍普遍能積極適應院校轉型發展的要求，自覺提高業務能力素質，基本能夠勝任院校升格后的工作需要。然而，由于基礎較弱、管理培訓不到位等原因，仍然不可避免地存在一些問題和薄弱環節。

2．1 院校對教務秘書隊伍建設不夠重視

受傳統的“重教輕管”思想的影響，新升格本科院校常常把大規模引進教學人才、提高教學科研水平作為當務之急，而忽略了教務秘書隊伍建設。有的高校在教務秘書任職的“入口”上把關不嚴，認為教務秘書就是排排課、跑跑腿，都是做些雜事、小事，誰都可以干，因此把一些專業不對口、學歷較低人員、甚至教師隨調家屬安排到了教務秘書崗位上;有的辦學層次提升或擴招后，師生數量增加，工作量加大，院(系)辦公室編制卻沒有相應地增加，致使教務秘書常常身兼多職、疲于應付;還有的雖然安排了年輕優秀的教務秘書，但干的時間不長就選調到了機關或轉崗做了任課教師。長此以往，教務秘書隊伍建設很難形成良性循環。

2．2 部分教務秘書業務素質不夠過硬

“先天不足”是部分新升格本科院校教務秘書業務素質不高的主要原因。目前教務秘書隊伍中相當一部分人未經歷過教育學、管理學等相關專業的學習，也缺乏一定的教學經歷或教學管理經驗。有的教務秘書還沒有本院(系)專業背景，對所管轄專業不甚了解，很難為學院專業建設起到好的謀劃和反饋作用。此外，與任課教師不同，教務秘書很少有進一步深造和系統培訓的機會，平時培訓僅限于學校組織的短時間業務集訓，提高能力素質主要靠在工作中邊干邊學。

2．3 部分教務秘書服務意識有待提高

教務秘書崗位兼具服務性和管理性兩個特點［2］，其中服務性是教務秘書工作的重要特色，教務秘書的工作宗旨就是“全心全意為教學工作服務”。部分教務秘書對此理解不夠，把自己的工作看作是一種領導職務，“門難進、臉難看、事難辦”的機關官僚習氣還比較重。有的工作熱情不高，對師生提出的問題能推就推、敷衍了事;有的搞選擇性服務，對上不對下，領導交辦的事情就認認真真，否則就馬馬虎虎;還有的缺乏處理復雜矛盾問題的能力和耐心，簡單粗暴，感情用事。

3 進一步提高新升格本科院校教務秘書職業能力的措施

一般來說，?？圃盒Ｉ駷楸究圃盒：?，從人員編制、教學要求、管理模式都將實行轉型升級，這既是挑戰，也是機遇。新升格本科院校應以此為契機，大膽探索加強教務秘書隊伍建設新路徑，努力提升教務秘書隊伍職業能力水平。

3．1 高度重視教務秘書隊伍建設

正確認識和充分肯定教務秘書在教學管理中的重要作用，把教務秘書隊伍建設與師資隊伍建設同步規劃、同步實施，建立一套完善的教務秘書選拔、培養、晉升的制度機制，給他們提供一個合理的發展空間?？茖W確定薪資水平，使教務秘書能夠享受與其他工作人員、教師在工資、級別上的同等待遇，提高教務秘書崗位的吸引力。依據工作性質、內容、工作量、師生人數等合理配置院(系)教務秘書編制數，盡量避免一人身兼多職的情況，做到權責對等、人崗相適。

3．2 提高教務秘書工作能力

高校可結合崗位要求為教務秘書提供一個提升能力的平臺，這主要有三種途徑:一是為教務秘書繼續深造創造條件，鼓勵教務秘書通過在職教育等方式實現學歷升級，積極支持教務秘書參與本院(系)教師的課題研究;二是要加強隊伍培訓，定期采取短訓班或進修的方式，組織在崗的教務秘書進行教育學理論、教務管理規范、基本業務技能等方面的強化學習;三是經常性地組織教務秘書集中辦公，給大家創造相互學習、相互交流的機會，每年組織教務秘書去更高水平的學校參觀學習，有條件的院校還可派教務秘書參加省級的或者全國性的教學管理交流會議。教務秘書也要堅持立足本職崗位學習成才，在實踐中逐步摸索教學管理的新思路，竭力為學院學科建設、課程建設、科研建設、師資隊伍建設等工作做出貢獻。

3．3 培養教務秘書良好的服務意識

搞好崗前培訓，使教務秘書全面了解本校教學文化和規章制度，正確認識崗位要求和工作職責，從而準確定位自身工作角色。經常開展思想教育，引導教務秘書認識到自身工作對于做好教學管理的重要意義，善于發現教學服務工作方面的典型事跡和先進個人，并及時給予表彰鼓勵，不斷強化教務秘書隊伍的工作責任心和職業榮譽感。建立教務秘書服務質量評價機制，暢通各級意見反饋渠道，使監督部門能及時了解師生意見，并對教務秘書的服務質量并作出準確評價。

3．4 充分激發教務秘書隊伍活力

明確教務秘書的工作職責和管理權限，鼓勵他們在職權范圍內充分發揮主觀能動性，創造性地開展工作。建立科學的獎懲制度，對工作表現突出的同志可在評優評先、送學深造、職業發展上給予優先考慮，對經常加班加點的同志予以關心并適當補貼;對工作積極性不高、表現差，經常出現工作紕漏、影響正常教學管理秩序的教務秘書也要進行懲處，必要時調離教務秘書崗位。

［1］李風．提升新建本科院校教學管理人員的職業能力［J］．福建商業高等?？茖W校學報，2011(5):6－9．

［2］邵美玲．高校教學秘書崗位服務與管理模式探究分析［J］．中國校外教育，2014(27):15．