淺析高校檔案管理人員應具備的素質

吳珍

（內蒙古建筑職業技術學院 內蒙古呼和浩特 010070）

淺析高校檔案管理人員應具備的素質

吳珍

（內蒙古建筑職業技術學院 內蒙古呼和浩特 010070）

隨著高校檔案事業的發展，檔案工作人員的重要性也與日俱增，檔案人員應該具備一些基本的素質與能力，如較高的思想政治素質、高尚的職業道德素質、過硬的業務素質、良好的心理素質，只有具備了這些素質，才能成為一名新世紀稱職的高校檔案管理工作者。

高校 檔案 素質

高校檔案是高校發展歷史的真實見證，檔案管理是高校的一項重要工作，隨著計算機技術和網絡技術的發展，檔案管理不僅僅局限在以往紙質材料的歸檔上，逐漸增加了電子檔案、音像檔案等新型載體檔案，采用了更為先進、快捷的歸檔、檢索方法和檔案管理軟件，這就對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。培養一支政治覺悟高、專業技術水平高、工作能力強的檔案管理隊伍，將極大地提升高校檔案工作的管理效率，準確地從繁雜的檔案中提取有價值的信息，并及時的傳遞出去，讓它在學校建設和發展中更好地發揮作用。

一、檔案管理人員應具備較高的思想政治素質

檔案管理人員應具有崇高的職業理想，高度的責任心和堅定的工作信念。其次應該具備高度的組織紀律性和法律觀念，檔案工作是一項政治性和機密性很強的工作，需要時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，尤其對于絕密檔案管理人員必須有高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，嚴守黨和國家及學校的機密，防止秘密的泄露。再次高校檔案與學校的教學科研工作緊密聯系在一起，是高校建設中的重要內容，這就要求檔案人員必須具有堅定的政治立場和較高的政治覺悟，凡是有損國家及學校利益的事堅決不做。

二、檔案管理人員應具備的職業道德素質

1.檔案管理人員應熱愛檔案工作。作為一名檔案工作者，只有忠于職守，才能更好地愛崗敬業；只有熱愛檔案工作，才能忠實地履行自己的職責，認認真真的做好本職工作，大大地激發工作主動性、積極性、創造性和工作熱情，不斷地提高工作效率和服務質量，從而更好的為高校建設和發展服務。

2.檔案管理人員要有甘于寂寞，樂于奉獻的精神。檔案管理人員既是腦力勞動者，又是體力勞動者，面對的是大量繁瑣的檔案收集、整理、鑒定、編目、提供利用等工作，這就要求檔案人員樹立全心全意為檔案使用者服務的基本職業道德，要努力做到工作上積極主動、態度上誠懇熱情、言談舉止文明禮貌，百問不厭、百拿不煩、想使用者所想、急使用者所急。

3.檔案管理人員要有實事求是，忠誠老實的態度。作為檔案管理人員，必須有實事求是的精神，一切從實際出發，對所收集的材料必須認真核實，保證真實可靠，不能主觀臆斷，更不能隨心所欲的編造，一就是一，二就是二，不能夸大或縮小，不能添枝加葉，此外，要做一個合格的檔案管理人員，必須光明磊落、胸懷坦蕩、無私無畏。

三、檔案管理人員應具備的業務素質

所謂業務素質是指檔案管理人員履行職責的知識水平和技術實踐能力。提高檔案人員專業素質，是做檔案信息資源開發利用的重要基礎。目前高校檔案管理人員隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期檔案工作的需要，專職檔案員專業水平低，知識老化，而且學歷層次偏低，據統計約有80%以上的兼職檔案員未曾經過正規的檔案專業教育，檔案意思淡薄，工作也僅停留在檔案整理的階段，而忽略了對高校檔案的信息開發和編研工作，如果不加強人才培養，提高檔案干部隊伍的素質，高校檔案的功能將受到極大制約，因此檔案人員要有寬廣、扎實的專業知識。

1.檔案管理人員要具備較高的專業基礎理論知識。檔案工作者應懂得檔案管理學、科技檔案管理學、文書學、檔案學概論、檔案保護學、檔案文獻編纂學等理論知識，還應該充分利用互聯網和多媒體技術拓展檔案工作空間，增強運用現代科學技術進行檔案管理的能力；注重電子計算機與自然科學知識的學習，提高外語水平，通過學歷進修，定期進行新知識和新技術專題培訓，以及在實踐中進行課題研究，獲得專業知識，這樣才能勝任高校檔案管理工作。

2.檔案管理人員應具備廣博的科學知識。高校檔案信息資源數量較大，內容豐富且涉及面廣，必須采用現代化手段，進行科學管理，才能符合信息社會的特點。所以高校檔案管理人員要從工作涉及的社會關系方面出發，盡可能具有廣博的知識和全面的素質，才能更好地做好檔案工作。

3.檔案人員要具有較強的綜合能力素質。高校檔案工作者在新形勢下必須具備靈活的融會貫通的能力，較高的語言基礎知識、歷史知識、寫作知識等，如果不具備較高的綜合能力就無法從事這項工作，如學校檔案的文件匯編、大事記的編寫、全宗介紹、科研匯編等，沒有一定的綜合能力，就很難完成這些材料的編寫，所以一個優秀的檔案工作者除了要具備基礎的專業知識，還應具備較強的綜合能力，這樣才能更勝任檔案工作的需要。

4.檔案管理人員應具備的創新素質。檔案人員首先要在思想上認識到創新的重要性，在信息化社會，應該主動發揮檔案在高校教學科研上的作用，熟練掌握和利用檔案信息管理系統，不斷開發有價值的檔案信息，提高檔案工作的自身價值。其次是服務創新。高校檔案人員不僅要提供檔案服務于學校和社會，更要宣傳檔案工作，增強人們的檔案意識，高校檔案人員可以利用檔案展覽、檔案館網站制作、檔案宣傳冊等方式宣傳檔案，圍繞學校中心工作以及社會需求，積極主動、不失時機地挖掘和捕獲潛在的檔案需求，當用戶查詢時，可以快速準確地提供給用戶所需的知識、數據和事實等，使各種合理的檔案需求得到滿足。再次是技術創新。隨著網絡技術的發展，特別是高校實行辦公自動化，虛擬檔案的實現，對高校檔案人員在信息技術方面提出了更高的要求。高校檔案人員正由原來的收集、保管、提供現場檢索和查閱的保管型工作者，轉變為文檔規范制定、軟件設計編制以及使用培訓指導監督的專家型工作者，因為我們應該制定相應的制度，提出具體的要求，以促進檔案人員在其位，謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種鏡意進取，積極向上的創新氛圍，不斷提高檔案管理人員的創新素質。

5.檔案管理人員應具備的心理素質和身體素質

高校檔案管理應積極培養良好地心理素質，要有一種不為名利、甘于奉獻的精神，耐得住寂寞，忍得住枯燥，受得了委屈，做到干一行、愛一行、鉆一行。健康的身體素質也是從事檔案工作的一個不可忽視的因素，檔案的收集、整理、裝訂等是繁重的體力勞動，而分類、編輯、統計則是需要花費大量心思的腦力勞動，因此，擁有一個健康的體魄對于檔案工作者來說也是至關重要的。在日常生活中，要加強體育鍛煉，并持之以恒，這樣在任何條件下才能干勁十足，精力充沛，搞好檔案工作。

總之，作為高校檔案工作人員，在日常工作中必須充分運用現代化的管理手段，不斷的提高自身的各方面的素質，提高工作效率，并不斷開拓創新，改進檔案管理模式，從而更好地為學校教學科研和管理工作服務。

［1］劉俊蓉.淺論高校檔案管理人員業務素質［J］.中山大學學報，2007，（1）.

［2］劉美玲.淺析新形勢下高校檔案管理人員素質［J］.科技情報開發與經濟，2005，（15）.