基于OA系統集成平臺的醫用材料管理流程優化研究

鄧 力 郭 赤 胡承穆 張 冀

基于OA系統集成平臺的醫用材料管理流程優化研究

鄧 力①郭 赤②*胡承穆③張 冀②

目的：隨著醫用材料產業的迅速發展，如何對醫用材料進行有序管理是醫院職能部門和使用科室迫切需要解決的問題。方法：通過將辦公自動化(OA)系統與醫院信息系統和醫院物資供應鏈管理系統集成，發揮各自優勢，取長補短，理順關聯關系，優化醫用材料管理流程。結果：該平臺可為醫院提供完整的醫用材料追溯解決方案，增加工作效率，增強透明度，提高管理水平。結論：所提出的集成平臺管理方案為醫用材料管理流程優化研究提供一種新的思路，提升了醫用材料的管理水平。

辦公自動化系統；醫院信息系統；醫用材料；管理流程

[First-author’s address] Medical Equipment Department, Wuhan University Zhongnan Hospital, Wuhan 430071, China.

近年來，隨著醫用材料產業的迅速發展，各類新型材料不斷涌現并應用臨床，推動了醫院技術進步[1-2]。然而，由于醫用材料品種及規格型號繁雜、專業性強、使用面廣，高值耗材中的備貨及跟臺植入性材料使用存在監管漏洞，傳統管理方法已無法滿足醫用材料的管理要求[3-4]。因此，如何對醫用材料進行有效管理是醫院職能部門迫切需要解決的現實問題。

1 醫用材料管理流程優化方案

醫用材料的管理整體優化應圍繞一個核心，即全過程實現信息化管理。所有進入醫院的材料應達到從財務預算、計劃編制、采購實施、出入庫管理、臨床二級庫和科室材料使用管理以及醫囑核銷管理等，均依托信息技術實現[5]。為提高醫院管理水平，降低成本增加效益，保證產品質量安全，實現對醫用材料全過程、專業化及信息化的管理，本研究將辦公自動化(office automation，OA)系統與醫院信息系統(hospital information system，HIS)和物資供應鏈管理系統進行了集成，通過3個系統的優勢集合，優化管理流程，提高供應效率[6-8]。

優化方案設計流程為：[OA系統]申購審批→審查證件→議價或招標→OA系統終結→[HIS]基本信息維護→醫用材料與醫保對應→簽訂耗材合同和廉政責任書→檔案管理→[醫院物資供應鏈管理系統]臨床使用計劃(提交備貨)]→中心庫房管理(采購人員確認需求，并向供應商提交采購訂單；供應商備貨、準備條形碼，并配送到醫院)→二級庫房管理(庫管人員驗收，入庫到臨床科室二級庫房，臨床接收確認)→使用(手術使用登記、收費記帳，自動沖減庫存并生成備貨需求)→會計做帳→付款→安全事件監測和上報→銷毀。

2 辦公自動化系統

(1)申購審批依據。同類醫用材料原則上不多于4個品牌，進口、國產兼顧，高、中、低檔次搭配。

(2)審查證件。供貨廠商需提供：生產廠家產品授權書(原件、效期)，生產廠家的證件(營業執照、生產企業許可證、組織機構代碼證和稅務登記證)，代理商的證件(營業執照、經營企業許可證、組織機構代碼證和稅務登記證)和醫療器械注冊證。

(3)議價或招標。在主管院領導主持下，設備處與監察審計人員對醫用材料進行議價或招標。新品種醫用材料進入醫院需進行招標，同類產品原則為3家以上公司；其他情況采取議價形式。醫用材料若有衛生部招標價格，將其價格定為上限價進行議價。醫用材料若有省市招標價格，將此作為議價上限價。

(4)OA系統終結。將醫用材料議價或招標結果輸入OA系統，到此OA系統執行完畢，態顯示已結束。

3 HIS信息維護

3.1 醫用材料基本信息維護

生產廠家資料維護包括：營業執照、生產企業許可證、組織機構代碼證和稅務登記證的輸入。代理商的資料維護包括：營業執照、企業經營許可證、組織機構代碼證和稅務登記證。再做物資分類與字典維護，物資醫用材料按植入材料、高值耗材和常規耗材進行分類，其中醫用植入材料指進入人體材料(如骨科材料，心內、心外科介入，神經內科、外科和放射科的外周血管介入材料，眼科晶體和消化內科ERCP等)；高值耗材指單價≥1000元，常規耗材指單價＜1000元；字典維護包括：物品名稱、規格型號、最小單位、開票價、收費價、生產廠家、供貨公司和產品注冊信息；醫用材料價格加成原則：按政府物價指導規定加價，醫用材料1000元以內，按8%加成，1000～5000元內，按5%加成，5000元以上，按3%加成。

3.2 醫用材料與醫保對應

按武漢市醫療服務價格手冊目錄，分別找出按項目或對應的收費編碼。醫保四項對應分別是：武漢市勞動和社會保障信息系統(V2006)；新型農村合作醫療省級轉診系統；新型農村合作醫療系統(2008版1＋8城市圈)；異地就醫結算系統。

3.3 簽訂耗材合同與廉政責任書

根據醫院監察審計的要求，為規范醫院和各供貨方商務行為，要求共同簽訂耗材合同和廉政責任書。3.4 醫用材料檔案管理

建立完善醫用材料管理檔案，內容包括：生產廠家產品授權書、生產廠家的證件(營業執照、生產企業許可證、組織機構代碼證和稅務登記證)、代理商的證件(營業執照、企業經營許可證、組織機構代碼證和稅務登記證)、醫療器械注冊證、醫院醫用耗材申購表、耗材合同和廉政責任書。

4 醫院物資供應鏈管理系統

(1)可收費材料供應鏈管理系統流程。可收費材料主要包括植入材料及高值耗材，其供應鏈管理系統流程為：臨床科室報計劃→中心庫房(科室訂單、材料采購)→二級庫房(手術室、介入室)→科室使用(患者使用登記、條碼溯源、使用出庫收費)→監測指標(消耗數量、使用數量、收費金額和次數)。

常規耗材供應鏈管理系統流程為：臨床科室報計劃→中心庫房(科室訂單、材料配送、驗收、打出庫單)→二級庫房(供應室)→科室使用(使用總量控制、收支比)→監測指標(科室材料領用、收入、消耗金額、庫存金額和定額控制比例)[11-12]。

(2)不可收費材料供應鏈管理系統流程為：臨床科室報計劃→中心庫房(零庫存化學試劑采購申請、材料配送、驗收、打出庫單)→二級庫房(檢驗科)→科室使用(使用總量控制、收支比)→監測指標(科室試劑消耗量、收入、每人份試劑成本)。

(3)會計做帳及付款。會計做貸方科目為銀行存款的付款記賬憑證，包括購入明細表和發票。根據醫院的簽字程序，審簽后進行付款。流程為：設備處保管→會計→采購→處長→主管院領導→主管財務院長→醫院財務處相關人員審核→開支票或匯款。

(4)安全事件監測和上報。規范醫療材料安全事件監測，納入常規工作，發生不良事件及時通過國家信息系統完成上報。

(5)銷毀。根據國家對醫用材料的相關規定，進行登記回收銷毀。

5 結語

隨著醫學技術的不斷創新發展，醫用材料類別品種與日俱增，而且其流量大，供應流程復雜，涉及設備、后勤及信息科等多個管理部門及臨床科室，各部門必須統一協同配合，否則易出現管理漏洞[11-12]。醫院使用OA系統可以將工作人員從繁瑣復雜、無序及低端的工作環境中解脫出來，剩余更多的時間處理更有價值的事情[9，13]。同時，HIS的建設在醫院的管理尤其是醫用耗材出入庫的管理中也發揮著顯著作用[14-15]。將OA系統、HIS系統與醫院物資供應鏈管理系統集成，相互關聯，取長補短，實現了醫用材料從進院到使用在患者身上全程跟蹤，即可產品溯源到廠家或代理商，又便于對患者隨訪追蹤，明顯降低了醫用材料使用的風險。通過實踐，為醫院優化管理流程，改善服務質量，降低醫療成本，提高工作效率，提供一種新的模式[16]。

[1]徐海林.醫院醫用耗材管理信息系統的設計和研究[J].中國醫療器械雜志，2009，33(2)：140-143.

[2]張遠林，李涵.醫療耗材庫房管理中的成本控制[J].醫療衛生裝備，2011，32(5)：113-114.

[3]劉博，夏新，陳彥東.醫院物資智能定位追蹤系統的設計與實現[J].中國醫療設備，2012，27(10)：70-72.

[4]劉勝林，張強.醫用耗材信息管理系統的開發與研究[J].中國數字醫學，2008(6)：48-50.

[5]王艷婷.醫院管理系統中的醫用材料管理研究[J].中國現代藥物應用，2014，8(1)：240-241.

[6]張堅.醫院耗材供應鏈一體化管理的應用[J].中國醫療器械雜志，2013，37(4)：304-307.

[7]姜玲莉，龔純貴.醫用耗材信息化管理現狀與對策[J].解放軍醫院管理雜志，2012，19(4)：365-366.

[8]張建設.醫院信息系統在設備耗材管理中的應用探討[J].醫療裝備，2012，25(11)：52-55.

[9]劉媛媛.OA辦公自動化系統在醫院信息化管理中的應用[J].西南軍醫，2009，14(3)：539-540.

[10]林超英.醫院信息系統的建設在醫院管理中的應用研究[J].信息與電腦，2010(7)：129-130.

[11]吳佳瑩.優化醫院物資供應鏈管理信息系統平臺[J].衛生經濟研究，2011(5)：47-49.

[12]楊瓊.談高值醫用耗材如何科學管理[J].現代醫院管理，2007，5(4)：67-68.

[13]殷亮.醫用耗材管理存在的問題及節約建議[J].中國醫院管理，2012，32(10)：75.

[14]白靈波.精細化管理在醫院耗材管理中的探討[J].健康之路，2014(3)：382-383.

[15]宋風兵.加強醫用耗材采購規范化管理[J].中國醫療設備，2012，27(7)：100-101.

[16]張魯.基于醫院信息系統的數字化醫院耗材的出入庫管理[J].現代商業，2014(6)：148.

Optimization research on medical material management flow based on integrated platform of OA system

DENG Li, GUO Chi, HU Cheng-mu, et al// China Medical Equipment, 2015,12(1):128-130.

Objective: The industry of medical material develops rapidly, so how to manage the medical material efficiently is the key to resolve for the management department of hospital device. Methods: The office Automation system was integrated with the Hospital Information System and the management system of hospital material supply chain, which gathered the superiority of the three systems and make up their deficiencies. Also, the system optimized the management flow of medical material and straightened out the relationship of medical material. Results: This could provide the perfect trace way for hospital, and increase the efficiency and transparency of management, and improve the management level in hospital. Conclusion: The proposed integrated platform management plan could provide a new idea for the optimization research on medical material management flow, which would greatly improve the management development of medical material.

Office automation system; Hospital information system; Medical materials; Management flow

鄧力,男,(1967- ),本科學歷，副主任技師。武漢大學中南醫院設備處，研究方向：醫用耗材采購與管理。

1672-8270(2015)01-0128-03

R197.324

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.01.042

2014-07-24

①武漢大學中南醫院設備處 湖北 武漢 430071

②廣州軍區武漢總醫院醫學工程科 湖北 武漢 430070

③北京航天總醫院設備科 北京 100076

*通訊作者：guored1000@sina.com