檔案管理中數字化的應用分析

柳萌

摘 要：伴隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，推動了信息化進程，檔案信息建設步伐也隨之加快，不但給檔案管理工作帶來了新的發展機遇，還使其面臨巨大的挑戰。數字化技術被廣泛地應用在檔案管理工作中，傳統的手工處理管理模式已不再滿足社會發展需求。因此，檔案數字化管理成為社會信息化發展的必然趨勢。該文旨在通過對檔案管理中數字化的應用分析，以此來提高檔案管理工作效率。

關鍵詞：檔案管理 數字化 應用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（c）-0150-01

信息技術的發展對檔案管理工作提出了新的要求，為適應信息化發展和滿足檔案管理需求，提高檔案管理水平，改善服務質量，數字化技術被廣泛地應用在檔案管理工作中。傳統的手工檔案管理模式具有工作效率不高、檔案易破損且無法實現資源共享的缺陷，而數字化技術具有存儲空間大、誤差小、可實現資源共享等優點，將其應用在檔案管理中，能夠有效彌補傳統檔案管理模式的空白。

1 檔案數字化管理概述

檔案數字化管理是指通過網絡技術、掃描技術、多媒體技術、存儲技術和數據庫技術的有效結合，將檔案信息以數字化的形式存儲起來，最終構建一個使用效率較高的檔案信息數據庫，進而實現資源共享。檔案數字化管理主要是指對檔案原件和檔案數據的管理，檔案原件、掃描件和數據是數字化檔案的主要存儲形式。

2 檔案管理特征

2.1 日常網絡化管理

檔案日常網絡化管理能夠快速地進行信息的搜集、整理和移交等操作，檔案一旦受理，就能夠在網絡上對其進行綜合利用，這不但能夠充分利用信息，還便于檔案統計、檢索工作的進行，并節省一定的時間。網絡能夠將檔案中的文字信息和圖像信息有效地結合起來，借助網絡完成所用的工作，能夠最大限度地提高工作效率。

2.2 內容數字化

在傳統的手工檔案管理模式中，檔案內容以紙質的形式存放，它的內容和載體是一個整體，不可分割。而檔案數字化管理通過計算機設備、多媒體技術等將檔案以數字化的形式存儲，不但完整地保留了檔案內容，還實現了內容和載體的分離，檔案的實際載體作為初始依據保存下來，只要查閱存儲在計算機中的信息就能夠實現日常管理。

2.3 服務社會化

數字化技術在檔案管理中的應用，有效彌補了傳統手工檔案管理模式的空白，實現了資源共享。用戶只要通過計算機網絡就能夠自主、快捷查詢和下載自己所需要的內容，這種服務具有社會化的特點，代表著社會的進步。

2.4 全面服務

檔案數字化將文字和圖像存儲在計算機中，人們借助互聯網通過身份確認后，能夠在網絡上查詢到所有信息，這種以網站為載體的檔案管理模式，使得檔案服務呈現多元化、全面化。

3 檔案管理數字化建設幾種容易出現的問題

3.1 資料搜集和記載的漏洞

近年，社會各界更加關注檔案管理工作，相關法律法規也日益完善，然而在此之前的檔案資料搜集并不完整。另外，檔案信息的記載與實際情況也存在一定差別。

3.2 缺少服務創新理念

一直以來，檔案管理工作單純地停留在為用戶提供證明或者咨詢服務，缺少對檔案的實際利用效果的進一步分析，并較少研究信息資料上網服務的可行性，在一定程度上阻礙了檔案的開發利用。

3.3 條件制約

在原有的檔案數字化管理模式中，主要依靠手工操作，輔以計算機來管理檔案的原始載體，卻不是對檔案信息的數字化處理。計算機數據存儲、歸檔信息，導致無法完整顯示紙質材料中的全部內容，最終查詢的信息也缺少完整性。

4 檔案數字化管理措施

4.1 加強檔案人才的培養

創新是檔案管理人才需要具備的基礎素質之一，要實現檔案的開放、多元化發展，檔案人才需要更新觀念，不斷探索，勇于創新。檔案人才還應熟練操作計算機，具體是指能夠熟練地應用辦公自動化軟件、全面掌握現代通信、網絡技術，并能夠有效進行計算機設備的維護。另外，檔案人才還應了解自己行業檔案管理的基礎知識。加強對檔案人才的培訓和建設，使其掌握最新理念和技術，樹立積極的服務理念，增強業務能力。

4.2 規范檔案資料

滿足社會需求是數字化技術應用在檔案管理的根本初衷，若檔案資料信息殘缺、不完整，則會失去檔案數字化管理的價值，并會給用戶帶來不便。因此，要保證檔案資料的完整、準確、規范。

4.3 構建檔案標準體系，不斷完善

統一的標準和規范能夠約束檔案數字化管理工作的有序、規范進行。現階段，個別部門存在忽略檔案管理工作，缺少檔案管理標準化體系的現象，這阻礙了檔案管理工作的發展進程。

4.4 建立檔案信息數據系統

現階段，紙質檔案仍是主要實體，紙質檔案數字化制作方式是指借助計算機完成人工錄入或者使用掃描儀掃描，這種制作方式在有限的存儲空間內，能夠存儲大量的數據信息，真正實現了檔案全部內容的數字化。然而檔案記錄方式的多樣性削弱了計算機識別的真實性。另外，人工錄入又降低了工作效率，這縮減了數據信息的使用價值。對于通過掃描儀逐頁掃描，并繪制成圖形，實現了檔案初始文件的信息數字化。這種方式與人工錄入相比具有一定的優勢，能夠縮減數據信息的錄入時間，大大提高了工作效率，且誤差較小。因此，掃描儀掃描具有更廣闊的應用前景。

4.5 建立檔案信息傳輸平臺

檔案信息傳輸平臺，能夠顯著提高數據庫的利用效率，這主要是因為檔案信息只有在傳輸過程中才能最大限度地發揮自身價值。在檔案數字化管理中，檔案信息以數字的形式存在，而數字網絡系統是其傳輸數據的主要平臺，檔案信息傳輸平臺的建立，使得信息數據的遠程傳輸擺脫了時間和地點的束縛，這便于檔案信息的快速流動，并充分發揮了核心數據庫的功能。

5 結語

檔案的數字化管理已經成為社會發展的必然。雖然，現階段數字化管理過程中仍然存在一定的問題，但是與傳統的檔案管理模式相比，具有使用效率高、占用空間小等優點，它代表了社會科學技術的進步，并伴隨著國家相關法律法規的出臺和完善，將不斷創新檔案數字化管理模式，有效解決存在的問題，從而提高檔案數字化管理水平，充分發揮檔案信息的價值，使其更好地服務于人民群眾。

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