低碳理念優(yōu)化高校系部教學檔案

馬列堅

摘 要：系部教學檔案真實記錄了日常教學科研及管理等重要工作相關(guān)信息，是廣大師生員工教學活動中的智慧和結(jié)晶。為了改變?nèi)辗e月累、堆積如山、陳舊的保存模式，改善檔案歸檔滯后和混亂的現(xiàn)象，急需運用低碳理念優(yōu)化和完善高校系部教學檔案。基于在系部多年的工作經(jīng)驗，高校系部教學檔案管理上存在很大的低碳發(fā)展空間。建立專門的管理機制，制定規(guī)范的管理辦法，創(chuàng)新系部檔案的存儲方式和檢索方式，以及檔案管理人員水平的提高，是低碳理念下優(yōu)化系部檔案創(chuàng)新管理的必經(jīng)之路。

關(guān)鍵詞：系部 教學檔案 低碳 優(yōu)化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（c）-0120-02

自2013年順利通過人才培養(yǎng)工作水平評估后，我院的教學基本建設(shè)、教學改革、教學管理方面整體運行都更上一個臺階，真正達到了“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的目的。評估工作也督促建立并豐富了系部教學檔案。系部教學檔案在高職教學及迎評促建工作中有著重要地位和作用。它是高職院校人才培養(yǎng)工作水平評估的重要資料及憑證，是院校教學工作運行狀況的重要體現(xiàn)。評估過程中學院教學檔案的基礎(chǔ)，系部教學檔案是否齊全和規(guī)范，將直接影響到評估的結(jié)果。

系部教學檔案真實記錄了日常教學科研及管理等重要工作相關(guān)信息。它是開展教學改革和評估教學管理工作的重要依據(jù)，記載著廣大師生員工教學活動中的經(jīng)驗和教訓，是他們勞動中的智慧和結(jié)晶，反映了教學改革和研究的成果。評估前，我系投入大量的人力、物力、財力致力于提高教學水平和教學質(zhì)量。兩輪評估工作促使廣大師生平時就重視積累保存各種原始資料，系部的教學檔案管理工作得到了進一步加強。日積月累堆積如山，隨著低碳理念的不斷滲透，傳統(tǒng)的教學檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)系部發(fā)展的新要求。

1 系部教學檔案管理存在的問題

評估后，系部檔案管理工作雖得到了一定的重視，但系部日常教學工作涉及的歸檔內(nèi)容及范疇太廣、太繁瑣，紙質(zhì)材料及電子檔案形式、規(guī)格不一，教學管理部門沒有制定和下發(fā)教學檔案規(guī)范化建設(shè)的管理文件，日常檔案保存及處理辦法不清晰，檔案管理人員水平有待提高。

目前，從院部到系部領(lǐng)導只重視教學中心工作，對于在實施教學工作中形成的檔案材料認為有就好，對這項工作的重要性缺乏完整的認識和長遠的規(guī)范化管理，從而導致工作中出現(xiàn)了漏洞。如：有些人員需要文件時亂翻亂抽，借閱從不登記，用后也不及時歸還，導致有些文件下落不明；有些教師的教學和科研材料，怕丟或自己用起來不方便，不及時上交歸檔，散在個人手中，等等，直接導致檔案收集不全、流失、歸檔材料質(zhì)量不高。我院系部檔案管理都由教學秘書擔任，從未受過任何檔案管理方面的培訓或?qū)W習，專業(yè)知識缺乏，業(yè)務(wù)水平不高，規(guī)范意識薄弱，“做好人”，導致檔案歸檔滯后和混亂。

高校作為影響力巨大的社會組織，是培養(yǎng)具有現(xiàn)代公民意識的高素質(zhì)人才之地，在將迎來低碳的文明時代的同時，首先我們要通過自身的典型示范將低碳生活的文化理念傳播出去。從院部就要制定和加強教學檔案規(guī)范化建設(shè)和管理文件，將教學檔案管理列入年度考核，明確檔案管理責任人，日常教學檔案的收集分類立卷和歸檔，要求按學期為時間點，當學期就理清；明確要求什么類型的紙質(zhì)文件與數(shù)字化資料同步歸檔；為教學秘書配備移動硬盤及刻錄機等設(shè)備，便于教學檔案工作的開展。評估后，廣大師生對教學檔案引起了重視，隨著系部各種教學資料的上繳，教學資料歸檔時的紙張和油墨高耗費問題尤為突出，此問題如果不解決，將直接導致教學檔案管理工作的繁瑣和重復。低碳經(jīng)濟是以低能耗、低污染、低排放為基礎(chǔ)的經(jīng)濟模式，低碳發(fā)展則是以三低為基礎(chǔ)來協(xié)調(diào)經(jīng)濟發(fā)展和碳減排目標之間的矛盾沖突。低碳理念一經(jīng)提出就在全國各行各業(yè)得到了廣泛共識。每年一屆的畢業(yè)生所產(chǎn)生的畢業(yè)論文及相關(guān)材料，紙質(zhì)的每個學生上交兩份。就我系來說，一個年級至少10個班，每班學生最少35人計算，那紙張數(shù)量也是耗費巨大，存放空間也是需要考慮的問題，所有這些都違背低碳發(fā)展的趨向。還有，每學期各位任課老師需上交教案也重復多多。雖然，高校已正進行低碳教育的研究和實踐，但好像都是在教育自己的學生，沒有聯(lián)系上自己日常的工作中。關(guān)于院校系部教學檔案管理上如何進行低碳發(fā)展，沒有人好好思考過，也沒有人創(chuàng)新管理辦法實施過。

2 低碳理念優(yōu)化系部檔案管理

要克服檔案保存單一的現(xiàn)象，除注重紙質(zhì)檔案的收集外，應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代化辦公設(shè)備的作用，注重非紙質(zhì)檔案的收集，尤其應(yīng)大力發(fā)展電子檔案，提高檔案工作效率。教學檔案最原始地記錄了系部日常教學活動過程中的留下的寶貴痕跡。要明確系部教學檔案的各種資源類別及存儲方式，才能根據(jù)以后的用途選擇恰當?shù)拇鎯Ψ绞剑苊馊肆ξ锪Φ母呦摹Ｊ紫刃杳鞔_什么檔案是需要永久和長期保存的，什么檔案是只需要短期保存；什么類型的材料是需要紙質(zhì)存放，什么類型的材料只需電子保存；什么性質(zhì)的紙質(zhì)材料需要多久存放，多少時間需要處置或銷毀。如果這些都有明確的管理規(guī)劃，那系部教學檔案的低碳管理也將順利達成，系部檔案沒地方存放和亂存放現(xiàn)象也將大大改觀。

完善系部檔案監(jiān)督管理體制，周期性的評估雖然促使高校系部檔案工作快速發(fā)展，但是影響系部檔案管理的因素還長期存在。其中管理檔案人員“做好人”現(xiàn)象，直接威脅原始檔案的真實性和完整性；管理人員業(yè)務(wù)不精、管理意識淡薄，導致檔案收集滯后和混亂；各任課教師原始材料遞交意識不強，又導致檔案保存價值的縮水。所以，要杜絕上述現(xiàn)象，就是要建立完善的管理機制，從根源上消除這些不良現(xiàn)象。要成立專門的管理機構(gòu)，制定完善的管理監(jiān)督細則，定期按照規(guī)范的管理辦法對系部教學檔案進行抽檢督查。管理機構(gòu)也要提供機會或直接對相關(guān)人員進行培訓，提高他們檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，為系部教學檔案的低碳優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。

現(xiàn)在為止，我院系部檔案的查詢還使用最原始的方式進行。每次有需要資料時，沒有可查的編號或檢索方法，只能在堆積如山的文件柜或貨架上亂翻亂找。此種方式不僅累人還浪費時間，而且更容易把原先整理好的檔案弄亂和弄壞。隨著計算機應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的快速發(fā)展，綠色高效的無紙化辦公將是我們重視的低碳化辦公方式。很多資料可以在系部網(wǎng)站上實現(xiàn)資源共享。廣大教師及相關(guān)人員只要登錄我系網(wǎng)站，就可以查詢所需要的信息和資料。系部可創(chuàng)建教學檔案數(shù)據(jù)庫，供相關(guān)人員或可通過登錄用戶名及密碼驗證身份，進行共享資料的查詢和下載。所以系部檔案分類需明確清晰。此種方法也可以提供院部其他部門人員的需求，他們也可通過身份認證直接查詢資料。必要時，建立系部檔案QQ群也是不錯的選擇，通過網(wǎng)絡(luò)可以更快捷地傳遞資料。如果這種無紙化檢索方式真能實現(xiàn)的話，對系部檔案管理低碳化又做了一大貢獻。

高職院校系部檔案管理實現(xiàn)低碳化管理還需要不斷創(chuàng)新與研究。目前，院校間合并系部的龐大，各部門的檔案工作也將更繁重，必須配備相應(yīng)的檔案管理人員負責教學檔案的收集、整理、歸檔、資料上傳工作。不管是教學秘書或是不同專業(yè)的專任教師，都要負起責任，引起重視。院部要對所有相關(guān)人員進行專門的培訓，提高專業(yè)素質(zhì)，增強檔案意識，才能滿足優(yōu)化系部檔案管理低碳化發(fā)展的新需要。這是低碳理念下優(yōu)化系部檔案創(chuàng)新管理的必經(jīng)之路。

低碳生活，已經(jīng)是一個世界性的話題。低碳經(jīng)濟已成為國際經(jīng)濟發(fā)展的潮流和趨勢，是我們急需建立的綠色生活方式，是一種可持續(xù)發(fā)展的環(huán)保理念，是21世紀的一種生態(tài)文明觀。高等教育應(yīng)首當其沖成為低碳發(fā)展理念的傳播者和先行者。這是因為，高校系部檔案管理存在很大的低碳發(fā)展空間。我們有責任和義務(wù)在系部檔案管理工作上運用低碳理念優(yōu)化和完善，用我們的實際行動去深刻影響我們周圍的人，逐步向全社會推廣低碳的生活方式。這不僅是為了自己，更是為了我們的子孫后代。

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