試論電子檔案的利弊及電子檔案的管理

付艷

摘 要：電子文件保管系統(tǒng)作為信息管理系統(tǒng)的一種，為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段。有效的電子檔案管理是實現(xiàn)人類社會性原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。

關(guān)鍵詞：電子檔案；優(yōu)越性；缺點；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）23-0289-02

隨著電子計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機越來越廣泛地應(yīng)用于人類社會活動的各個領(lǐng)域，各行各業(yè)都在利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢來加快自身信息化建設(shè)的步伐，人類社會活動中產(chǎn)生的電子文件越來越多。電子文件保管系統(tǒng)作為信息管理系統(tǒng)的一種，為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，有效的電子檔案管理是實現(xiàn)人類社會性原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。我們應(yīng)當(dāng)立足于檔案學(xué)、信息學(xué)以及管理學(xué)的交叉融合，順應(yīng)并做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。

一、電子檔案形成的優(yōu)越性

存儲空間小，電子檔案的形成可以有效地節(jié)約檔案占用空間。所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質(zhì)檔案管理方式是相通的。無限增長的紙質(zhì)文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)極少量空間的優(yōu)點能夠很好地解決這一矛盾。例如，一張光盤容量可達600—4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息；而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。相比之下，紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統(tǒng)的檔案利用開辟了一條新路。

以XX發(fā)動機廠為例，每年歸檔的紙質(zhì)會計類檔案就可高達五百余本，足以占用兩個標準文件柜。且需時刻做到防塵、防霉、防蟲，要求檔案庫必須有嚴格的空氣溫度、濕度，溫濕度過高或過低都會對紙質(zhì)檔案造成損壞。相比較電子檔案來說，占用空間少、不會生霉等優(yōu)點是紙質(zhì)檔案無法企及的。

另外，電子檔案還具備操作方便，復(fù)制時不容易丟失信息的特點。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理幾乎不存在這些問題，所以，完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

1.具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計算機的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。

2.傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享。一份紙質(zhì)檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產(chǎn)品。

3.電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，使計算機先進技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。

二、電子檔案存在的缺點

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式就不再發(fā)生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實性。與紙質(zhì)文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎(chǔ)上，其內(nèi)容和形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于刪改變化，并且可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的內(nèi)容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及是否完整等。

1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2.真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3.完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

另外，收集過時的電子計算機軟硬件，提供利用，讀取那些過時的、技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容，這就要廣泛收集、保管過時技術(shù)全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術(shù)的某些技能，還有老化和維護問題，代價十分昂貴。

綜上所述，電子檔案管理是檔案工作的一個新領(lǐng)域，針對現(xiàn)代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產(chǎn)生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統(tǒng)的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內(nèi)容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計算機的邏輯判斷功能和運算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網(wǎng)上立卷，根據(jù)不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。

三、電子檔案的維護

維護電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責(zé)之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對電子文件實施全程監(jiān)控，實行層層負責(zé)制，所有經(jīng)辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應(yīng)履行簽字手續(xù)，并建立電子文件備份系統(tǒng)以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復(fù)制以及定期對計算機病毒進行檢查、防治，對重要文件的存儲和傳輸實行加密技術(shù)處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實現(xiàn)文檔一體化的管理。

四、對檔案人員的要求

高技術(shù)的應(yīng)用需要高技術(shù)的人才來管理。檔案教育應(yīng)及時調(diào)整專業(yè)格局，從課程內(nèi)容、教學(xué)方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質(zhì)的管理型和復(fù)合型人才隊伍來管理，因此在加強檔案管理人員隊伍建設(shè)中，除提高其政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)著重提高其計算機使用操作技能。在電子文件日益發(fā)展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應(yīng)技術(shù)和設(shè)備，以及相應(yīng)的電子計算機硬件技術(shù)。對在職人員進行各種形式的再教育，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。應(yīng)注意引進多方面的人才，將懂檔案業(yè)務(wù)，具有計算機專業(yè)知識的人員充實到檔案隊伍當(dāng)中來，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊伍。

以XX發(fā)動機廠為例，1994年，該廠共有專兼職檔案員20人，其中，本科畢業(yè)以上的1人，大專畢業(yè)以上3人，中專及以下的16人。隨著檔案的增加和專業(yè)對口的要求，到2013年，該廠共有專兼職檔案員50人，其中，本科及研究生畢業(yè)以上的40人，大專畢業(yè)的10人。排除近20年中檔案員正常退休，從這一數(shù)據(jù)中可以看出，現(xiàn)代化的檔案管理對人才的知識能力及水平也相應(yīng)提高了要求。

五、電子檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題

第一，注重檔案管理的安全性。在建設(shè)初期一定要注意電子檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證歸信息的安全、完整。

第二，加快電子檔案信息化建設(shè)進程，對現(xiàn)有的信息化管理平臺進行有效集成。信息化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，有效集成的信息化管理系統(tǒng)是檔案管理信息化的平臺，在進行檔案信息化時，要充分考慮信息化水平，循序漸進，逐步推進。

第三，進一步提高員工素質(zhì)。任何先進的系統(tǒng)都是由人來運用的。沒有高素質(zhì)的人才，再先進的系統(tǒng)也只是一個供人欣賞的美麗花瓶，要充分發(fā)揮檔案信息化管理系統(tǒng)的作用，需要對員工進行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，使員工對檔案管理系統(tǒng)做到能用、會用，并在工作中不斷提出改進意見，使檔案管理系統(tǒng)得到持續(xù)的改進。

數(shù)字化時代召喚數(shù)字檔案，這是時代發(fā)展的需要，參與國際競爭與交流的需要，加強科學(xué)的研究，普及教育知識、服務(wù)社會大眾的需要，提高檔案工作社會地位的需要。檔案信息化是國民經(jīng)濟和社會信息化的重要組成部分，是檔案事業(yè)改革與發(fā)展的內(nèi)在要求。隨著信息社會的發(fā)展，電子文件在日常工作中的不斷應(yīng)用，檔案工作所具有的信息管理和信息服務(wù)屬性日益增強，要做為一名合格的檔案管理工作者，就必須深入學(xué)習(xí)和了解新技術(shù)、新理論，并把其運用到自己的實際工作中去，加強檔案的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)“文檔一體化”管理，不斷提高檔案管理以及服務(wù)工作的網(wǎng)絡(luò)化水平。只有這樣，才能真正適應(yīng)這個科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的新時代，更好地做好新技術(shù)應(yīng)用下的檔案管理工作。

[責(zé)任編輯 柯 黎]