保密工作在涉密檔案管理中的應(yīng)用

關(guān)洪山

摘 要： 檔案管理工作紛繁復(fù)雜，特別由于歷史原因沒有實(shí)施《檔案法》以前，檔案管理工作無法可依，也沒有先進(jìn)的手段和專門的人員對(duì)檔案實(shí)行有效管理，造成檔案管理工作存在很多不規(guī)范的操作，丟失、泄密現(xiàn)象給國(guó)家、社會(huì)、個(gè)人造成巨大的不可估量的損失。隨著制度的完善，在檔案管理過程中的保密工作尤為重要。

關(guān)鍵詞： 保密工作 涉密檔案管理 應(yīng)用

檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，對(duì)研究歷史及社會(huì)主義精神文明和物質(zhì)文明建設(shè)有至關(guān)重要的作用。作為檔案管理者做好檔案管理過程中的保密工作，防止信息泄露，是重中之重。檔案管理者必須嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密制度，確保檔案的政治安全。另外，還應(yīng)該從以下幾方面加強(qiáng)保密工作。

一、檔案的存放

因經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，檔案逐步從紙質(zhì)形式向電子形式發(fā)展，目前兩種形式并存，出于保密的要求，我們要采取不同方式對(duì)檔案進(jìn)行保存。存放紙質(zhì)類檔案的庫(kù)房應(yīng)該單獨(dú)設(shè)立，并且盡量遠(yuǎn)離閑雜人員經(jīng)常出入的地方，同時(shí)要對(duì)庫(kù)房的墻體加厚，門窗加固。結(jié)合檔案的種類、保密級(jí)別、保密年限等要求，將檔案分門別類予以存放，配備必要的滅火、控溫、通風(fēng)設(shè)施。但在通風(fēng)口必須安裝防盜設(shè)備，有條件的機(jī)構(gòu)要單獨(dú)設(shè)置檔案存放地。對(duì)于電子檔案采用單獨(dú)的存儲(chǔ)設(shè)備，并且必須按照規(guī)定予以備份，切不可使用可以接入互聯(lián)網(wǎng)并且沒有高等級(jí)防火墻的電子設(shè)備存儲(chǔ)檔案。

例如：縣及縣級(jí)以上政府都建有檔案館專門存放保管各類檔案，各級(jí)行政事業(yè)性單位也都設(shè)有專人對(duì)本單位的檔案進(jìn)行管理，但檔案庫(kù)房建設(shè)因經(jīng)費(fèi)問題、辦公場(chǎng)地問題等限制有的還不規(guī)范，很容易導(dǎo)致泄密現(xiàn)象的發(fā)生，隨著國(guó)家對(duì)檔案工作的重視，應(yīng)該加大此方面的建設(shè)投入力度。

二、檔案的運(yùn)輸

隨著人員流動(dòng)及各級(jí)相關(guān)需求，檔案的正常調(diào)動(dòng)時(shí)有發(fā)生，但是一定要嚴(yán)格按照程序規(guī)范執(zhí)行檔案的運(yùn)送方式。作為各種數(shù)據(jù)的真實(shí)記載，運(yùn)送過程中須預(yù)防滅失、篡改等事件的發(fā)生。檔案保管機(jī)關(guān)在檔案發(fā)出前必須查驗(yàn)檔案封裝袋內(nèi)的各種記載事項(xiàng)是否齊全，內(nèi)裝物品與檔案袋外標(biāo)注是否相符，無誤后將繩扣編花打結(jié)，貼好封條，并加蓋騎縫章。各級(jí)檔案原則上不允許個(gè)人攜帶，不允許通過社會(huì)快遞公司、物流公司郵寄。出于保密需求，必須填寫中國(guó)郵政機(jī)要函件發(fā)運(yùn)單，并通過此渠道運(yùn)輸。電子檔案的傳送必須考慮保密工作的需要，不能通過日常QQ、MSN、電子郵件傳輸。同時(shí)作為電子文檔必須進(jìn)行專業(yè)的加密工作。檔案寄達(dá)接收單位后，檔案管理員務(wù)必按照程序檢查封條、印章、外包裝粘和處有無異常，確認(rèn)無異常后，認(rèn)真填寫接收記錄單，將調(diào)入的檔案歸類保存。

如大學(xué)生畢業(yè)后檔案需要發(fā)送至工作地點(diǎn)，出于“省事”的考慮，讓本人隨身攜帶檔案，最終導(dǎo)致偽造檔案、添加虛假榮譽(yù)、抽出違紀(jì)記錄、篡改成績(jī)記錄等事件的發(fā)生，失去檔案真實(shí)性的特質(zhì)。

又如檔案管理員不執(zhí)行規(guī)范要求，利用民營(yíng)的快遞公司寄送本應(yīng)由郵政專營(yíng)的機(jī)要遞寄業(yè)務(wù)，運(yùn)輸過程中的各項(xiàng)防范、監(jiān)管、交接制度不健全，執(zhí)行不到位，很容易導(dǎo)致檔案丟失、損毀。

三、檔案的調(diào)閱

檔案根據(jù)重要程度分為三種保密級(jí)別：絕密、機(jī)密和秘密。在調(diào)閱檔案時(shí)，一定要嚴(yán)格審查調(diào)閱者的查看權(quán)限，切勿越級(jí)調(diào)閱，超過審批范圍查閱，避免內(nèi)容的泄密。檔案管理員的工作枯燥乏味，但十分重要。管理者必須擁有強(qiáng)烈的責(zé)任心和較高的政治覺悟，在實(shí)際工作中不能因上下級(jí)關(guān)系、同事朋友關(guān)系等違規(guī)進(jìn)行檔案的調(diào)閱，不得復(fù)印、抄寫檔案，更不可以帶出檔案室。檔案回收后應(yīng)立即鎖在保險(xiǎn)柜里，不得在外存放。當(dāng)今社會(huì)關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，敵對(duì)勢(shì)力通過各種辦法向我方滲透，企圖刺探我國(guó)經(jīng)濟(jì)情報(bào)、軍事情報(bào)、對(duì)外政策等信息，一旦泄密必將給國(guó)家、社會(huì)、個(gè)人帶來不可估量的損失，因此必須把好審查關(guān)。

如政府職能部門的人事安排是一個(gè)十分敏感的問題，經(jīng)過組織部門考察推薦，拿到常委會(huì)上討論通過，每個(gè)人的表態(tài)都會(huì)以會(huì)議紀(jì)要的形式存檔，這些一般屬于機(jī)密檔案，一般工作人員是無權(quán)調(diào)閱的，即使是領(lǐng)導(dǎo)干部，未經(jīng)授也不得調(diào)閱，否則很可能導(dǎo)致同事間的不團(tuán)結(jié)，影響正常的工作和生活。

四、檔案的解密

在涉密檔案的保密期內(nèi)，根據(jù)國(guó)家發(fā)展建設(shè)需要，有很多涉密檔案有一定的保密期，在保密期內(nèi)能接觸到檔案內(nèi)容的任何集體和個(gè)人都有責(zé)任和義務(wù)保守秘密。并按相關(guān)保密級(jí)別處理相關(guān)事宜。但檔案有其特殊性，保密期限結(jié)束，需要解密的應(yīng)該及時(shí)履行相關(guān)解密手續(xù)，以便更好地為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

如涉密檔案根據(jù)密級(jí)大體上可以分為三類，絕密級(jí)保密期限不超過三十年，機(jī)密級(jí)保密期限不超過十年，秘密級(jí)保密期限不超過三年，保密期限是長(zhǎng)期的必須報(bào)中央相關(guān)部門批準(zhǔn)。因此，保密期限已過的，檔案管理員應(yīng)該及時(shí)報(bào)批對(duì)檔案進(jìn)行解密，以便供查閱、引用、研究等。

總之，檔案管理工作中，特別對(duì)涉密檔案的管理，不但要有嚴(yán)格的保密制度，而且要根據(jù)不同情況，盡可能將保密工作落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)：

[1]1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議修正.中華人民共和國(guó)檔案法.

[2]1990年4月25日國(guó)家保密局發(fā)布的.中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施辦法.