論高校教學流程化管理模式的實現——以紫瑯職業技術學院為例

陸春艷

高等院校作為現代社會中的組織，與企業有著本質相同的地方，同樣承擔著為社會輸出“產品”—合格的大學畢業生的功能。因此，企業管理模式可以適應性地引入到高等教育管理領域。

一、紫瑯職業技術學院教學管理現狀分析

(一)教學管理組織結構分析

紫瑯職業技術學院教學管理模式是以主管教學院長負責，教務處主要牽頭，質量管理處以及各系主任共同協調配合的模式，其組織結構如圖1所示。

圖1 教學管理組織結構

(二)教學管理各科室職責分析

教務處各主要科室教學管理工作分工如下。

1.教學行政科。(1)學籍管理;(2)教學運行管理和實施相關文件的擬定;(3)制定教學日歷;(4)課程安排與選課管理;(5)課程考試安排及學生成績管理;(6)日常教室調度及教師調停課管理;(7)教師工作量審核;(8)組織計算機、外語等級考試;(9)試卷及教學資料的印刷、保管與保密工作;(10)教學管理系統的更新及日常維護。

2.教學建設科。(1)專業人才培養方案相關文件的擬定;(2)組織制定和審核教學大綱;(3)教學改革的立項及項目管理;(4)新專業的申報與檢查工作;(5)教材管理和實施相關文件的擬定;(6)落實和檢查教材使用情況;(7)教師業務技能比賽的各項組織工作;(8)畢業設計(論文)工作的安排。

3.實踐教學科。(1)實踐教學管理與實施相關文件的擬定;(2)組織實踐教學大綱制定;(3)組織擬定實驗實訓室建設規劃并組織實施;(4)實驗實訓教學的管理;畢業實習的各項跟蹤管理等。

4.現代教育技術中心。(1)網站的建設與維護;(2)全院辦公電腦的維修、維護等。

5.質量管理處。(1)負責教學質量及其評價的相關文件的擬定;(2)組織實施教學質量監控、評價與管理;(3)教學督導人員的協調、聯系及組織等;(4)學生信息員反饋的教學信息管理;(5)期初、期中及期末教學檢查工作等。

二、高校教學流程化管理模式

流程化管理是以流程為主線的一種管理方法，是現代管理科學的一種重要模式。［1］因流程化管理可以實現管理過程的規范化及可控性，操作程序的簡單化及一致性，故可有效提高教學管理效率。高校教學流程化管理應強調以“服務師生”為首要目標，盡可能提高師生滿意度。按照“服務師生”的理念來分析現有的各項管理業務，重新設計工作流程，減少審批環節和程序，簡化工作流程，結合現代信息技術，最大限度提高學校的管理效率和競爭力。同時，職能的過于細化會導致一些非常規工作的管理出現真空，影響辦事效率，增加質量成本，可將部分過于細化的環節進行整合。

(一)教學管理流程診斷

通過問卷調查、召開座談會、建立有效的反饋渠道等多種方式對現有教學管理流程特別是核心流程進行分析，判別流程中可能存在的問題，以期能將資源集中在解決關鍵性的問題上。教學管理流程主要涉及教師及學生兩個方面，主要包括以下七點。

1.教學檔案流程化管理。根據學年學期、教研室負責將教師業務包(含教師課程教學資料等)、學生畢業設計(論文)及試卷合理歸檔。現多為紙質資料，教師查詢比較費時。條件成熟時應建立綜合型網絡資料信息查詢平臺，如課程資源庫，歷屆畢業設計(論文)選題題庫并提供歷屆優秀畢業設計(論文)全文下載，試題庫等，所有資源悉數對教師進行開放。

2.教務信息流程化管理。對下達各系的教務工作進行信息整理收集，如教學任務安排流程、臨時調停課流程、課程考試流程、公共選修課申請流程等，并將其在教務處網站公布，使廣大教師清晰明確地了解各種流程及其下載，達到服務教師提高效率的目的。

3.教改項目流程化管理。包括各種教改項目的申請流程、評定流程等，所有流程除了紙質和電子文件的形式下達各系(部)外，應設計流程圖統一在資源整合后的網站上公布。

4.信息化技術服務流程。現教中心將網站服務流程，網絡故障及網絡設備保修流程，學院辦公電腦報修流程等公布于網絡，便于教師查詢、下載。

5.考試管理流程。考試管理主要包括英語及計算機等級考試的報名、信息核對、繳費及考試過程進行流程化;并對補(緩)考程序及考試流程進行細致說明。

6.學籍管理流程。學籍異動管理、學業警告處理、留級處理、延長修學年限管理以及畢業生學籍檔案整理等等流程。

7.學生畢業設計(論文)管理。學生根據專業興趣結合實習崗位、就業方向選擇畢業設計(論文)題目，旨在鍛煉學生綜合運用專業知識解決問題的能力和崗位實踐能力。秉著高校人性化管理的原則，教學管理部門應將歷屆畢業設計(論文)選題題庫同時向學生開放，學生可以對信息進行瀏覽，思考選題方向，最終選擇適合自己的題目。此外，應將畢業設計(論文)指導教師的個人信息及主要研究方向上網，實現畢業設計(論文)指導教師與學生的雙選。

上述所有流程信息公布于網絡并向師生開放，以便于教師的查詢及各項教學工作，同時，也方便學生查詢。

(二)設定目標

教學管理的目標是使管理者與教師共同實現高質量人才培育，應以“服務鏈”理念設計教學管理流程，確保信息在各方面有合理的分布。［2］高校教學管理活動中存在一些不增加附加值的活動如長時間等待、文件在部門間的來回傳遞、重復勞動及跨部門的協調等。實際分析時應抓住流程對滿足師生需求有什么貢獻，此外，非增值活動是首要改進的目標。

(三)流程再造設計

由傳統“剛性管理模式”向“服務型管理模式”轉型。傳統教學管理分教務、理論教學、實踐教學、考務、教學監控與教學研究等，教師學生處于被動地位，管理者處于主動地位。如何向服務型模式轉變，減少管理層次和流程，對現有流程進行再造，可建立如學生服務中心、教師服務中心、教學資源管理中心、教學研究與監控中心等。流程再造過程中還要注意教學管理活動中教學管理部門與執行部門之間的信息不對稱現象。

流程再造過程中可利用清除、合并、重組、簡化的方法進行:(1)清除。清除非必要活動，如等待時間、不必要的運輸環節、往返的材料加工、缺陷及失誤、重復性活動等;(2)合并。將可以合并完成的工作環節進行合并，減少分工，減少工作環節;(3)簡化。清除了非必要活動后，對剩余的必要活動進行簡化。如針對表格設計不夠科學、內容重復、欄目繁瑣等問題，重新設計簡化表格，避免填錯表格導致返工或由于表格過于復雜導致相關人員不會填表而影響效率;(4)重組。經過簡化的任務再進行重新整合集成，使其流暢連貫，以滿足師生需求，如采集數據時一次性采集后多部門共用，可以保證信息的準確無誤及減少多余勞動。

除此之外，對于教學管理中的一些如數據的采集、數據的傳遞及數據的分析，要結合信息系統，做到自動化處理，盡量減少人工作業。

(四)流程再造實施效果的評估

流程改造完成后，需要對改造后的流程進行剖析評價，以確定改進的業績及可實現程度。從質量成本的角度評價改進前后的成本節約。

同時，流程再造是一個長期的循環往復的過程，必須堅持不懈地進行日常改進，循環進行下去。因此，教學管理流程再造的意義不在于再造了幾條流程，更重要的是要建立能持續進行的流程管理的體系和機制。只有形成了流程管理機制，從流程角度對高校教學管理進行診斷，才具有現實和重要意義。

三、高校教學流程化管理實施中的建議

(一)實行教學TQM 模式

教學TQM模式即教學全面質量管理模式，這是一種以“顧客”為中心的，全員、全部門、全過程參與的動態管理模式。教學管理活動內部的相關方既有教學管理部門人員，也包括教師與學生。在此管理模式下，教學管理活動要做到以人為本，即多考慮人的因素和作用，把人始終提至主體位置。多站在學生的位置上思考問題，盡量做到讓學生滿意，在教務管理過程中必須注重人文關懷，倡導人性化管理的重要，認識到人性化管理的必要性。

教務管理既要面對老師，又要面對學生，必須加強與師生的溝通，調動師生參與管理的積極性，改變學生被動管理的觀念。加強對教務管理人員的績效考核，采取有效的激勵措施，提高工作積極性。

(二)構建扁平化組織

構建教學管理扁平化組織需要減少教學管理中間層次，壓縮教學管理行政人員的規模并且增大管理人員的管理幅度，管理重心下移、管理權下放，實現權責利一致。這樣的改變必須同時借助信息化手段，使得信息傳遞和溝通更順暢，改變內部信息交流過緩或失真的弊端。

(三)解決教學管理、執行部門間的信息不對稱

教學管理職能部門代表學院進行教學管理，為師生提供服務，有一定的決策權，主要完成宏觀管理，系(部)負責具體教學過程管理和教學組織實施。系(部)常掌握著精細化管理經驗，而管理部門掌握了更多的教學管理信息和決策權，故在實際教學過程管理中存在系(部)與教學管理部門之間信息不對稱的情況。

一方面，教學管理部門很難做到全面掌握教學基層單位信息，加上若基層單位反饋給教學管理部門信息過少的情況，會使教學管理過程中管理部門無法及時對基層教學實行監督和控制;另一方面，教師學生對教學管理決策信息了解不全面，對管理制度的理解容易出現偏差，且大多只了解本部門的信息，對其他系(部)和部門的信息了解偏少，結果可能出現基層教學單位制度執行不力。信息不對稱還可能會造成系部與管理部門，部門與部門之間相互推諉，影響教學管理效率。

解決教學管理部門與執行部門的信息不對稱問題，可讓執行部門即基層教學單位參與政策決策過程，充分保護和發揮執行部門的民主建議權。(1)通過參與決策過程，可使執行部門細致了解決策、制度制定的目的和執行要求;(2)開通并維護合適的溝通渠道，如定期召開教學工作委員會會議、系主任會議、教研室主任會議、教務員會議等，重點解決教學基層單位執行過程中的難題;(3)可利用校園網絡建成分教師板塊及學生板塊的院內實時網絡聊天室，讓教學基層單位師生充分反饋對教學管理各類意見和建議，教學管理部門可收集反饋信息，也可通過這一渠道進行制度宣傳和釋疑。除此之外，學院還可通過設立教學院長信箱，教務處長信箱等及時了解教學基層的信息，并及時做出反饋。

(四)顧客滿意度貫穿教學管理始終，加強教學管理質量評價

教學管理活動作為學校內部提供給師生的一種服務型“產品”，應始終強調顧客滿意度。教學管理顧客滿意度取決于高校師生的綜合性評價。在教學管理中引入顧客滿意度的理念可對改進教學管理服務質量起到反促作用。將顧客滿意度貫穿教學管理活動的始終，需要加強教學管理活動中的服務理念，實現由“管理”轉向“服務”，最終目的是為師生創設一種全新的教學環境，寓“管理”于“服務”之中。

(五)樹立教學管理質量成本意識

質量成本是指為保證既定的產品(服務)質量標準而付出的代價，以及因產品(服務)未達到既定的質量標準而發生的損失總和。［3］教學質量成本管理是基于全面質量管理理念的一種新模式。教學質量成本貫穿于教學管理活動的始終，包含如招生、教學計劃、教學實施、教學評價等質量成本。在此過程中，教師、學生既是服務的對象，也能動性地參與到服務過程中，是質量形成的主體。需要在全院內樹立質量成本管理意識，同時對每一部門都要進行質量成本管理的實施。加強教學質量成本管理，可以開源節流，降低教學管理成本，提高經濟效益，減少不必要的教學資源浪費，增強院校的綜合實力。

筆者認為，教學管理部門應轉化理念，通過對教學流程化管理的診斷、分析，找到癥結，簡化流程，控制質量成本，關注服務對象滿意度，持續動態改進流程，回歸教學管理“服務一線師生”的本質職能。

［1］張秀芝，陳廣立.陳玉霞.院系教學流程化管理的探索與實踐［J］.高教論壇，2011(6):95－96.

［2］陳意軍，趙文才.教學管理流程再造與信息不對稱的改善［J］.科教導刊，2012(9):179.

［3］田茂華.基于多維質量標準的質量成本動態分析［J］.商業會計，2012(12):76.