辦公自動化背景下醫院文書檔案管理探討

[摘要]辦公自動化提高了醫院文書檔案管理能力和水平，醫院要從積極開發文書檔案管理信息系統，完善文書檔案管理制度，強化檔案管理人員培訓等方面工作，推動文書檔案管理，以適應辦公自動化的要求。

[關鍵詞]辦公自動化；醫院；文書檔案管理

當前，醫院特別是大型醫院都積極推行辦公自動化系統（OA），利用辦公自動化將各種通知、文件、制度等文書資料以電子郵件等形式傳遞給職工，這不僅大大節約了辦公成本，也提高了辦公效率。在辦公自動化模式下，醫院文書檔案管理工作就有了新的內涵，即文書檔案管理要實行電子化與紙質化同步。

一、辦公自動化對醫院文書檔案管理的影響

辦公自動化對醫院文書檔案管理的影響可以分為能力和水平的影響，并且這種影響是持續的，隨著辦公自動化的全面推進，其對醫院文書檔案管理的影響會越來越深。

1、辦公自動化提高了文書檔案管理能力

首先，辦公自動化拓寬了文書檔案管理的渠道，在傳統模式下，紙質的文書檔案只能夠用專門的檔案室來保存，并且還要配備專門的檔案柜，辦公自動化條件下，醫院還可以利用計算機電腦來存儲這種文書檔案，如醫院辦公室可以利用辦公自動化系統將檔案傳遞給檔案部門，并予以保存，這就拓展了檔案管理渠道。其次，辦公自動化增加了文書檔案管理的工具，辦公自動化使文書檔案電子化，這就可以充分利用信息技術如編碼技術、檔案管理軟件對文書檔案進行管理，創新了檔案管理工具。

2、辦公自動化提高了文書檔案管理水平

首先，辦公自動化提高了檔案管理效率，傳統模式下，文書檔案的調閱、查詢等難度較大，特別是經歷了較長時間的文書檔案，而在辦公自動化條件下則效率大幅提升。如醫院要銷毀到期的文書檔案或者說無價值的文書檔案，在傳統模式下只能通過檔案目錄去查詢，如果目錄不清晰則查詢難度大，但在辦公自動化條件下，可以利用辦公系統對文書檔案的記錄包括時間、類別等的記錄直接獲取檔案存放的信息，從而提高了管理效率。其次，辦公自動化降低了檔案管理成本，包括由于效率的提高帶來的人工成本、時間成本的降低等，特別是，辦公自動化背景下需要銷毀的檔案等處理會更加及時，可以有效的節約檔案存儲空間，也間接的降低了保存、清理等成本。

二、辦公自動化背景下醫院文書檔案管理存在的問題

雖然辦公自動化對醫院文書檔案管理具有積極的促進作用，但從實踐來看，目前部分醫院文書檔案管理還沒有充分利用好這種便利，文書檔案管理還停留在傳統的模式下，或者說雖然有電子文書檔案存儲，但其中存在大量不規范問題，亟需改進。

1、文書檔案管理人員素質有待提升

首先，文書檔案管理人員業務有待提升，辦公自動化對文書檔案管理的專業性要求更高，但部分醫院文書檔案管理人員并不具有檔案管理專業背景，或者是兼職檔案管理人員，從而在文書檔案管理中出現了檔案分類處理不專業、檔案歸檔較為混亂，甚至對檔案本身的內容缺乏必要的檢查，導致歸檔檔案存在要素不全等問題。其次，文書檔案管理人員信息技術應用能力有待提升，主要表現在紙質文書檔案與電子文書檔案相脫節，兩者沒有有效的聯系起來，部分文書檔案管理人員甚至對計算機操作不熟悉，無法利用辦公自動化系統開展檔案管理工作。

2、電子化文書檔案管理配套體系尚不完善

首先，辦公自動化條件下文書檔案管理制度不健全，如部分醫院沒有明確文書檔案必須報送電子檔案的要求，導致電子檔案不齊全，沒有明確電子檔案存儲、調閱、刪除等方面的管理制度，容易出現管理上的漏洞。其次，辦公自動化條件下文書檔案管理操作不規范，部分醫院沒有開發相應的檔案管理信息系統，而是簡單的利用建立文件并存儲在計算機系統中，這不僅容易導致電子文書檔案內容的安全性遭遇威脅，而且容易導致電子檔案的內容被改變、電子文檔被刪除等事項的發生。

三、辦公自動化背景下提升醫院文書檔案管理水平的思考

辦公自動化背景下，醫院必須積極推動檔案管理信息化，不斷促進檔案管理水平的提升，這一過程中要積極開發文書檔案管理信息系統，完善文書檔案管理制度，強化檔案管理人員培訓。

1、積極開發文書檔案管理信息系統

首先，要強化分析醫院文書檔案管理系統的需求，醫院要根據辦公自動化、文書檔案管理信息化以及醫院文書檔案的特殊性等要求，分析文書檔案管理信息系統應當具備的基本功能，明確系統開發需求。其次，要根據辦公自動化系統開發出能夠有效進行數據交換的文書檔案管理系統，一方面，這種系統要保留有接口與辦公自動化系統進行數據對接，嚴格杜絕系統之間相互獨立、數據不能交換等問題的產生，這一過程中，可以通過優化設計自動導入文書檔案的名稱等內容，并通過預設功能將檔案進行自動分類，以便于存儲。另一方面，要為系統保留足夠的空間，以便于存儲辦公自動化系統轉移過來的數據。

2、完善文書檔案管理制度

首先，要建立辦公自動化條件下文書檔案接收制度，即從辦公自動化系統接收到文書檔案后，文書檔案管理人員要建立完善的接收目錄，對文書檔案的名稱、發送部門等進行記錄，以便于核對查詢。其次，要建立辦公自動化條件下文書檔案存儲制度，醫院要明確電子文書檔案、紙質文書檔案分類管理制度，推動兩種檔案管理方式之間的信息對接，以便于查詢。再次，要建立辦公自動化條件下文書檔案調閱、銷毀等管理制度，醫院要明確文書檔案調閱、銷毀的基本流程，同時對于電子文書檔案，還應當明確文書檔案拷貝、計算機信息系統授權登陸權限等事項，避免制度不全導致信息泄露。

3、強化檔案管理人員培訓

首先，要加強檔案管理人員職業道德培訓，幫助檔案管理員樹立起辦公自動化背景下崗位責任意識、職業道德意識，做到嚴格遵守醫院檔案管理制度，積極為醫院檔案管理奉獻力量。其次，要加強檔案管理人員業務能力培訓，針對辦公自動化背景下檔案管理的要求，積極加強檔案管理軟件、辦公軟件如Office軟件等的使用培訓，加強檔案管理業務培訓，使檔案管理人員既具備全面的專業素質，又具有較強的計算機信息系統操作能力。

參考文獻

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