公文寫作常見錯誤舉例分析

【摘 要】運用具體事例指出公文在使用中常見的文種及格式錯誤，分析錯誤的原因，并提出正確的修改意見。

【關鍵詞】公文 寫作錯誤 舉析

【中圖分類號】G【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2014）04B-0068-05

公文是單位與單位之間處理公務的文書，特別是在黨政機關單位，公文的往來十分頻繁，幾乎每人每天都要與公文打交道，所以熟練使用公文顯得相當重要。但由于公文寫作主要是在中高職學習階段進行相關內容的學習與訓練，大學階段學習的主要是專業知識與技能，絕大部分大學生很少再接觸使用公文，從而導致在黨政機關和事業單位工作的相關人員公文知識的匱乏，公文使用常常難免出現差錯。本文對公文使用中經常出現的錯誤進行列舉與簡要的分析，并提出正確的修改意見，旨在減少公文使用的錯誤，提高公文辦理質量。

2012年4 月中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》，規定現行各類黨政機關的公文種類有15種，分別是決議、決定、命令（令）、公報公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要，廣西壯族自治區人民政府辦公廳2012年10月根據《黨政機關公文處理工作條例》精神及工作需要增加了“答復”這個新公文文種。

一、錯將日常應用文當做公文

（一）直接將“工作總結”當做公文

×××關于

中秋國慶節期間水產畜牧產品質量監管工作總結

×××：

根據×××要求，現將我局中秋國慶節期間開展水產畜牧產品的質量安全監管工作總結報送貴辦。請審核。

……

常用的公文種類中沒有“工作總結”這種文種，“工作總結”只是日常應用文并非公文，要將“工作總結”報送常常要依托公文文種“函”來完成。正確寫法應將標題改為：“×××關于報送中秋國慶節期間水產畜牧產品質量監管工作總結的函。”函是公文的一種，“函”適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（二）直接將“說明”當做公文文種

×××內陸100噸級漁政船

建造項目委托設計費付款說明

×××水運規劃設計院：

×××與你院簽訂的《內陸100噸級漁政船建造項目委托設計協議》已生效，按照協議約定將分期支付設計費。×××隸屬于×××，具有法人資格，財務獨立核算，但內陸100噸級漁政船建造項目經費屬于基建項目，由×××管理。因此，×××內陸100噸級漁政船建造項目設計費統一由×××付款結算，特此說明。

……

“說明”只是應有文中的一種，并非是公文文種。要將“說明”報送出去，常常得依托公文文種“函”來完成。正確的寫法應將標題修改為：×××關于內陸100噸級漁政船建造項目委托設計費付款有關情況說明的函。

（三）直接將“匯報”當做公文

×××漁牧經貿洽商團參訪臺灣情況匯報

×××：

2013年12月28日至2014年1月5日，以×××為團長的廣西漁牧經貿洽商團一行13人對臺灣進行了參觀訪問，洽商團拜會了臺灣漁牧業有關部門，參觀考察了臺灣漁牧業有關企業，洽談了桂臺漁牧業合作有關事宜，完成了預定的任務，取得了預期的成果。現將參訪情況匯報如下。

……

“匯報”通常只是一種口頭用語及應用文文種，并非公文文種，“報告”才是公文文種。正確的寫法應將標題修改為：×××漁牧經貿洽商團參訪臺灣情況的報告。

（四）直接將“單純的認可或評審意見”當做公文

×××關于

廣西2013年奶業龍頭企業標準化規模養殖場

項目可行性研究報告的審查意見

×××：

根據×××精神，我局組織畜牧、環保、農村能源和標準化管理工作方面的專家對×××進行了評審，認為：2個選建項目符合國家產業政策，符合項目申報條件要求，項目投資規模與飼養規模相一致；項目建設工藝和內容符合奶牛標準化規模養殖場建設規范要求，技術方案合理；項目實施管理措施具體有力，預期經濟、社會和生態效益良好；可研報告格式符合有關規定，內容全面完整。現將專家審查意見隨文報送貴委，請審示。

……

“意見”是上級領導機關或主管部門針對當前即將進行的主要工作和亟待解決的重大問題，提出原則性的要求和具體的處理辦法，并直接發至下級機關或轉發到有關部門遵照執行的一種具有指示作用的公文。而此文的審核意見只是單純的認可或同意，不屬于行政公文中“意見”這一文種，這種意見的報出常常只能依托公文文種“函”來完成。正確的標題應修改為：×××關于報送廣西2013年奶業龍頭企業標準化規模養殖場項目可行性研究報告的審查意見的函。

（五）直接將“工作要點”當做公文

×××局機關及直屬事業單位2013年度

公共機構節能工作要點

為切實抓好我局機關及所屬事業單位節能工作，根據×××結合我局公共機構節能工作實際，制定我局2013年度公共機構節約能源資源工作要點。

……

“工作要點”是日常應有文中的一種，并非公文文種。要報出“工作要點”常常只能依托公文文種“函”來完成。正確的標題寫法應修改為：×××關于報送局機關及直屬事業單位2013年度公共機構節能工作要點的函。

（六）直接將“公示”當做公文

關于《廣西水產畜牧業技術推廣骨干人才培養計劃》

推薦人選名單公示

×××：

根據×××精神，經研究，決定推薦×××等105名科技人員作為《廣西水產畜牧業技術推廣骨干人才培養計劃》培訓對象（名單詳見附件），現予公示。

對推薦人選如有異議，請以書面形式并署真實姓名，于×年×月×日前郵寄或直接送×××監察室（郵編：×××；聯系電話：×××）。

……

“公示”是隨著干部人事制度改革應運而生的應用文書，但它決不僅限于黨政干部任前的公示，其適應范圍廣泛，使用的頻率相當高。近年來，無論是黨政機關，還是企事業單位等向社會或有關單位及人員公開某一信息，以達到廣泛征詢公眾意見，接受群眾監督的目的時，常使用“公示”。由于公示制產生的時間不長，“公示”這一應用文的文種及格式等問題，目前在《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》中都沒有明確的規定，寫作界對此也沒有一個明確的說法，因此在運用的過程中，還存在一些問題。目前在制發公示性文書時，通常根據中組部《關于推行黨政干部任前公示制的意見》中“需向社會公示的，一般通過報紙、電視、廣播等新聞媒體發布公告；在部門（單位）或系統內公示的，可采取公示通知或會議公布、張榜公告等形式”的規定，或使用“公告”，或使用“通知”。因此，“公示”根據其內容只能使用“公示公告”或“公示通知”這兩個公文文種。上述標題的正確寫法應修改為：×××關于廣西水產畜牧業技術推廣骨干人才培養計劃推薦人選名單公示的通知。

二、生造公文文種

（一）“復函”代替公文文種“函”

關于征求全區社會求助廳際聯席會議制度及成員單位職責

修改意見的復函

×××：

貴廳《關于征求全區社會救助廳際聯席會議制度及成員單位職責修改意見的函》（桂民函【2013】1004號）收悉。經研究，我局無修改意見。

……

公文只有“函”這種文種，而“復函”是生造的公文文種。正確的寫法應將標題改為：×××關于全區社會求助廳際聯席會議制度及成員單位職責（征求意見稿）修改意見的函。

（二）用“函復”代替公文文種“批復”

關于《×××關于提高

生豬調出大縣獎勵資金的請示》的函復

×××：

你局《××市××區水產畜牧獸醫局關于提高生豬調出大縣獎勵資金的請示》（×××漁牧報[2013]43號）悉，經研究，函復如下：

……

公文只有“批復”的文種，“函復”是生造的公文文種。正確的寫法應將標題改為：×××關于×××水產畜牧獸醫局提高生豬調出大縣獎勵資金有關問題的批復。

三、誤用公文文種

（一）兩種公文文種連用

例1：

關于參加海洋100噸級漁政船設計方案討論會議的通知函

……

“通知”和“函”是兩種不同的文種，在一份公文的標題中不能同時用兩個文種（轉發、印發的公文除外）。正確寫法應將標題改為：“×××關于參加海洋100噸級漁政船設計方案討論會議的通知”（主送單位為下級單位）或修改為“×××關于參加海洋100噸級漁政船設計方案討論會議的函”（主送單位是平級或不相隸屬的單位）。

例2：

關于×××項目批復的通知

……

“批復”和“通知”是兩種不同的文種，這兩個文種不能在同一份公文的標題中使用（轉發、印發的公文除外）。正確的寫法應將標題改為：×××關于×××項目的批復。

（二）用函代替通知

關于征求《廣西壯族自治區畜禽規模養殖場養殖小區

備案管理辦法（修訂稿）》修改意見的通知

自治區環保廳、區發展和改革委員會，各市、縣（區）水產畜牧獸醫局：

《廣西壯族自治區畜禽養殖場養殖小區備案管理辦法》自2007年實施以來，對規范畜禽規模養殖場、養殖小區管理發揮了重要作用。根據×××規定，近期對“辦法”進行了修訂。現將“辦法”（修訂稿）送請你們，請于2014年1月10日前將書面意見反饋我局畜牧與飼料處，以便盡快修改完善后報自治區人民政府。逾期不反饋視為同意。

……

自治區環保廳、自治區發展和改革委員會和發文單位自治區水產畜牧獸醫局是不相隸屬的單位，不相隸屬的單位特別是主送級別高一級的單位是不能用“通知”這種公文文種的。正確寫法應將標題修改為：關于征求廣西壯族自治區畜禽規模養殖場養殖小區備案管理辦法（修訂稿）修改意見的函。

（三）用“報告”代替“函”

關于上報2013年上半年廣西生鮮

違禁添加物專項監測總結的報告

農業部奶業管理辦公室：

為提高我區生鮮乳質量安全水平，根據×××要求，我局下達了《廣西壯族自治區水產畜牧獸醫局關于印發2013年廣西生鮮乳質量安全監測計劃的通知》（桂漁牧發[2013]22號）并順利完成2013年上半年度監測任務，現將專項監測總結上報。

……

主送單位農業部奶業管理辦公室與發文單位廣西壯族自治區水產畜牧獸醫局是平級單位，正確的寫法應將標題修改為：關于上報2013年上半年廣西生鮮乳違禁添加物專項監測總結的函。

四、公文標題常見錯誤

（一）“關于對”連用

關于對廣西農業產業化十大龍頭企業

評選方案意見的函

自治區農業產業化聯席會議辦公室：

你辦《關于征求廣西農業產業化十大龍頭企業評選方案意見的函》（桂農產聯辦函【2012】3號）收悉。經研究，我局無修改意見。

……

“關于”與“對”只能選用其一。正確的寫法應將標題修改為：“×××關于廣西農業產業化十大龍頭企業評選方案意見的函”或修改為“×××對廣西農業產業化十大龍頭企業評選方案意見的函”。

（二）公文標題過長

×××關于

貫徹落實×××副書記在自治區“美麗辦”呈報的

《關于積極吸納現代環保企業力量助推“美麗廣西·清潔鄉村”活動的建議》上重要批示情況的報告

……

通常情況下公文的標題字數不宜超過30字。上述標題字數共64個字，明顯過長。正確的寫法應將標題修改為：×××貫徹落實×××副書記關于積極吸納現代環保企業力量助推“美麗廣西.清潔鄉村”活動重要批示情況的報告。

（三）標題誤用書名號

關于報送《廣西壯族自治區

2013年獸藥監督執法工作總結》的函

……

根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定，凡法律、行政法規、地方性法規、自治條例、單行條例以及國務院部門規章、地方政府規章的名稱在公文標題中出現時，應加書名號；凡被批轉（轉發、印發）的請示、報告以及方案、意見、規定、決定等文件的名稱在公文標題中出現時，不加書名號。正確寫法應將標題修改為：×××關于報送廣西壯族自治區2013年獸藥監督執法工作總結的函。

（四）公文標題用詞不準確

例1：

×××關于

印發全國漁業漁政工作視頻會議精神的通知

“精神”一般只能傳達而不能印發。正確的寫法應將標題修改為：×××關于印發全國漁業漁政工作視頻會議要點的通知。

例2：

關于給予2013年下半年奶牛布病結核病撲殺補助經費的

請示

“經費”一般用“撥付”來表述，正確寫法應改為：關于撥付2013年下半年奶牛布病結核病撲殺補助經費的請示。

例3：

自治區×××局關于請求自治區臺辦領導參加我局赴臺項目

對接洽談工作團行前培訓的函

自治區臺辦與發文單位自治區×××局是不相隸屬的單位，發文單位沒有資格要求臺辦的領導參加本單位舉辦的會議。正確的寫法應將標題改為：×××局關于邀請自治區臺辦領導蒞臨我局指導赴臺項目對接洽談工作團行前培訓工作的函。

例4：

×××關于

申請延長桂北漁80209號等2艘漁船

批準書有效期的請示

“申請”與“請示”詞義重復，應將“申請”兩字去掉，正確的標題應為“×××關于申請延長桂北漁80209號等2艘漁船批準書有效期的請示”。

例5：

×××關于

同意將文明漁港創建項目資金調整為

南萬漁港航標維修經費的批復

“同意”與“批復”詞義重復，應將“同意”兩字去掉，正確的標題應為：×××關于文明漁港創建項目資金調整為南萬漁港航標維修經費的批復。

例6：

廣西×××局關于

提供在建大型漁政船擬使用進口船用產品情況的函

農業部漁業船舶檢驗局：

你局《關于提供在建大型漁政船擬使用進口船用產品情況的函》（農漁檢[字]函[2013]28號）收悉。現將廣西在建大型漁政船擬使用進口船用產品型號和數量呈報，請查收。

……

在工作中上級部門往往要求下級單位提供有關材料。對下級而言，給上級的材料一般用報送來表述。正確的寫法應將標題修改為：廣西×××局關于報送在建大型漁政船擬使用進口船用產品情況的函。

（五）公文標題要素不完整

關于報送開展“審計整改年”活動工作情況的函

完整公文標題一般由“發文單位+事由+文種”組成，而且根據廣西壯族自治區人民政府辦公廳2012年10月印發的《黨政機關公文處理工作條例》格式規定，發文單位要求用全稱。正確的寫法應將標題修改為：廣西壯族自治區+單位全稱+關于報送開展“審計整改年”活動工作情況的函。

（六）標題轉行或排列錯誤

例1：

×××關于報送2013年桂西資

源富集區主要任務實施進展情況的函

例2：

廣西壯族自治區×××局關于報送

“吃空餉”問題專項

清理檢查自查報告的函

公文標題轉行時不能將詞語折斷，多行標題排列一般為梯形或菱形，不能排列成長方形或上下長、中間短的沙漏形。上述公文標題應分別修改為：

×××關于報送2013年

桂西資源富集區主要任務實施進展情況的函

廣西壯族自治區×××局關于

報送“吃空餉”問題專項清理檢查

自查報告的函

五、文題不符

關于對納入2012年農業部國家發改委

專項檢查的我區基本建設項目農業綜合

開發項目進行抽查的通知

×××：

根據我局×××工作布置及要求，各有關項目單位已完成了項目自查，我局也于5月21—24日對項目資金的管理和使用進行了集中審查，目前項目已進入抽查階段。現就有關事宜要求如下：

一、在本次財務檢查中，對項目資金管理和使用出現的問題進行通報。

二、各有關項目管理人員、會計，針對檢查披露的問題，結合本次財務培訓進行整改。相關市水產畜牧獸醫局財務負責給予指導。

三、對存在問題的項目要求在6月10日前完成整改，并將整改情況（紙質）行文上報我局，電子版通過民生政務網發送至我局計財處或×××電子信箱。

四、我局于6月11日—30日分三個專項檢查組對納入本次專項檢查的基本建設項目、農業綜合開發項目進行實地抽查。

……

公文標題表述的內容是對我區基本建設項目農業綜合開發項目進行抽查，但正文內容的第一至第三點內容表述的并非是項目抽查的內容，顯然是文題不符。正確的寫法應將正文的第一到第三點的內容作為附件另提要求，并在第一段集中審查情況之后“加上相關情況及整改要求詳見附件字樣”，正文內容只寫與抽查有關的事項。

六、主送單位出現的錯誤

（一）無主送單位

×××關于

開展政府職能轉變和機構改革情況監督檢查的報告

根據×××精神，結合我局實際情況，我局組織人員對全局政府職能轉變和機構改革情況進行監督檢查。現將情況報告如下：

……

公文中除了命令、公告、普發性通知、表彰性的決定不用寫主送單位之外，其他文種一般都要寫明主送單位。正確的寫法應在正文開頭上一行加上主送單位：×××。

（二）誤用頓號將不同層次、不同性質的主送單位并列

區環保廳、區發展和改革委員會、各市、縣（區）水產畜牧獸醫局：

區直單位和市、縣局不屬于同一層次、同一性質的單位，同時頓號連用表意也不明確。正確的寫法應修改為：區環保廳、區發展和改革委員會，各市、縣（區）水產畜牧獸醫局。

（三）將公文主送給個人

各市水產畜牧獸醫局、各飼料監測機構、各有關專家：

除上級單位負責人直接交辦的事項和需直接報送上級領導同志的絕密事項以及少數特別緊急的事項、重大突發事件外，不得以單位的名義和個人名義向上級單位負責人個人報送請示、意見或報告。這份會議通知正確的寫法應將主送單位的各有關專家去掉，可將各有關專家列到參會的人員當中。

七、公文附件出現的錯誤

（一）不應使用附件而使用附件

×××關于

印發《北部灣近岸海域及主要入海河流

水產畜禽養殖等污染治理工作意見》的通知

×××水產畜牧獸醫局：

根據×××精神，我局制定了《北部灣近岸海域及主要入海河流水產、畜禽養殖等污染治理工作意見》，現隨函印發你們，請推進落實，并于每月1日（從4月起）上報有關工作進展至我局清潔養殖辦公室。

……

附件：北部灣近岸海域及主要入海河流水產、畜禽養殖等污染治理工作意見

×年×月×日

印發、轉發、批轉通知和所印發、轉發、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。上述公文的附件標注純屬多余應去掉。 （下轉第113頁）

（上接第71頁）

（二）省略冒號

附件 廣西壯族自治區2013年獸藥監督執法工作總結

公文的附件后面一般都用冒號。正確寫法應在附件后加上冒號。

（三）誤用頓號或在附件文字后面加上標點符號

附件：1、×××；

2、×××；

3、×××；

4、×××；

5、×××；

表示公文附件數量的阿拉伯數字后面一般用實圓點來表示，附件名稱的文字后面不用加標點符號。正確的寫法應將頓號改為圓點，將各分號去掉。

八、落款日期錯誤

×××關于

召開直屬國有企業改制和職工安置工作協調會的通知

各有關單位：

為了加快×××改制工作，經研究，決定在×××召開×××工作協調會。現將會議有關事項通知如下：

……

二O一二年六月五日

2012年7月1日實施的《黨政機關公文處理工作條例》中明確規定：公文成文日期統一使用阿拉伯數字。正確的寫法應將落款日期改成2012年6月5日。

【作者簡介】蔣麗華（1964- ），女，湖南洞口人，在職研究生學歷，廣西水產畜牧學校高級講師。

（責編 劉 影）