上汽進出口的“制度大掃除”

一家成立了近三十年的貿易公司，在多年的發展歷程變遷中，管理制度如何隨著發展的腳步系統的優化、與時俱進？如何使制度與實際工作一致？如何使制度發揮相應的約束作用？如何使制度產生管理價值？上海汽車進出口有限公司與AMT合作開展管理制度梳理項目，開展了一場“制度大掃除”的活動。

作為上汽集團的對外經貿公司，上海汽車進出口有限公司（簡稱“上汽進出口”）于1985年2月成立，目前已與五大洲80多個國家和地區建立貿易關系，相繼在美國、歐洲、香港建立公司，近兩年又在印度、中東建立分公司。業務范圍涉及汽車及零部件、附件以及其他機電產品等的出口，國外整車進口及其批發、零售和維修，汽車生產用技術、設備、零部件及原材料的進口。

上汽進出口要立足國內市場和部分國際市場，加快布局全球商貿網絡，完善以信息、流通、金融為核心的國際商貿功能，圍繞上汽集團的生產采購和產品出口，構建全球性的服務體系，成為汽車行業國內領先、國際知名的供應鏈組織者和增值服務提供商。

面對公司的快速發展和宏偉戰略目標，原有零散、多重、老舊的制度文件已經遠遠不能滿足要求，如何建立相配套的管理制度保障？如何解決實際執行與制度規定“兩張皮”？上汽進出口對流程和制度提出了適應性的調整要求：流程制度從導向性上需響應戰略要求；流程制度要支持管理、業務開展要求；流程制度需要滿足各專業化體系（ISO、內控）的要求；流程制度需符合管理和監管的相應法規要求。

根據以上要求，上汽進出口提出制度建設優化的主要目標：

統一：構建流程框架，建立流程責任矩陣，明確相關流程和制度的責任主體，使得公司能在一個框架完整的流程和完整的制度下工作；

流暢：完善流程制度而非推到重來，通過流程制度要使管理和業務運作流暢，能滿足公司戰略和業務發展的要求；

自控：建立適合流程管理和制度完善的長效機制，實現監督、制約、警告的機制，滿足各專業化體系要求，使得流程制度更好的運行。

針對以上建設要求和目標，AMT在深入調研訪談之后，提出了以下的解決方案：

全面梳理制度：AMT根據上汽進出口的實際情況，以流程為主線，對制度進行全面梳理，按照業務領域分類分級，從全局的視角，形成緊密鏈接的業務鏈，實現對端到端流程和制度的呈現。

明確責任部門和責任人：根據流程的分類分級，落實流程和制度的歸口管理部門，明確流程和制度的責任人和主要職責。

建立流程制度的管理保障機制：建立流程制度的制訂、審批、發布、變更的管理機制，實現對流程制度的管理，同時通過制度的信息化，保障制度的執行落地。

建立流程制度的持續優化審計機制：建立流程制度審計的原則和要求，明確流程制度審計的發起部門，規定各部門對自身流程進行定期自評優化。通過流程監控與審計機制，保障流程和制度的執行。

為了推動流程制度優化的變革和共識，培養企業內部的專業人員，并形成全員的流程制度意識，項目過程中充分發動企業內部的人員參與：

文件編寫64人：文件編寫過程中，流程制度的責任人負責各自流程制度的設計撰寫，共計64人參與編寫工作。

溝通討論477次：文件編寫過程中，針對存在的問題和難題，項目組和流程制度的責任人舉行各類跨部門、跨崗位的溝通討論477次。

培訓12場次：項目中開展了近12場針對全員或部分員工的流程制度的培訓，使尊重制度、遵照制度深入人心。

首次制度簽字率97%：文件編寫完畢后，需要編制責任人和相關領導審核、簽字確認，由于制度撰寫過程中的相關責任人的全程參與，首次制度簽字率高達97%。

管理制度梳理優化為上汽進出口帶來的價值：

建立了完善的制度管理體系：通過全面梳理和大掃除，原有上汽進出口制度的保留比例為17%，新增和完善的制度比例為83%。在項目組和編制責任人的共同努力下，最終確定的管理制度基本上能滿足上汽進出口各項工作開展的需求。

建立了制度的持續優化機制：通過組織保障、流程制度發布與優化、流程監控與審計，督促和幫助各職能部門、各業務單位提升管理水平，防范、降低經營管理風險，不斷在工作過程中實現對制度的持續優化。

培養了尊重制度、遵照制度的行為理念：通過項目過程中的多次培訓、溝通、交流，制度相關責任人建立起了“用制度說話、用制度辦事“的理念。