知識管理在企業中的應用分析

董玉敏 張晉楠 楊敏

[摘 要] 利用知識管理提升企業競爭力成為知識經濟時代企業生存發展的重要保障，信息化建設的推進為企業開展知識管理提供了技術支持。本文從實施知識管理系統入手，結合新疆油田地球物理研究所的知識管理實踐，提出企業應該將知識管理作為構建新的管理機制的基礎，合理利用信息化技術手段，建立符合企業實際的知識管理體系，持續提升企業核心競爭力。

[關鍵詞] 知識管理；體系；信息系統；應用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 029

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）01- 0053- 03

1 引 言

知識管理興起于20世紀90年代中期，歷經研究領域的提出和建立，已從理念認識發展到應用研究。利用“知識資源”獲得競爭優勢，鞏固行業領先地位，促使知識管理體系建設在咨詢業、制造業、IT業等行業得到廣泛應用。隨著國內企業越來越多地融入全球競爭，國內企業開始嘗試實施知識管理。但是，在實踐過程中，由于種種因素，知識管理背離了本意，沒有發揮應有作用。本文從實施知識管理系統入手，結合新疆油田地球物理研究所（以下簡稱“地物所”）的知識管理實踐，提出在推進知識管理時，企業應將知識管理作為構建新的管理機制的基礎，合理利用信息化技術手段，建立符合企業實際的知識管理體系，使知識管理成為可持續性提升企業核心競爭力的手段。

2 企業知識管理簡介

企業知識管理是指在企業中構建一個人文與技術兼備的知識系統，讓企業中的信息與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，達到知識不斷創新的目的，其實質就是對知識鏈進行管理，使企業知識在運動中不斷增值。企業知識管理的對象分為外部知識和內部知識。外部知識指與企業相關的各組織、機構擁有的知識。內部知識是企業自有知識。根據存在的位置和方式，可將內部知識劃分為6種形式：個人知識，人際關系，數據庫，工作流程與支持系統，產品與服務，組織制度、管理形式、組織文化中的知識。

企業知識管理一般具有3個要素：人、技術和組織，主要涉及知識資產管理、信息管理、業務流程管理與工作方式管理4個方面。企業知識管理不是簡單的知識分類存放、定時更新，關鍵在于分享和創造。大多數企業在進行知識管理時，可以對與員工、項目相關的信息和資料進行嚴格歸檔，但對員工個人大腦中的知識與經驗，沒有有效的手段進行管理，導致企業資源緊缺，創新能力不足。個人知識是企業寶貴的知識來源。理解個人知識的共享對企業知識管理具有重要意義。個人知識共享一般分為編碼化方法和個人化方法。

編碼化方法是指通過內部管理機制和溝通渠道，將個人知識復制成較為顯性的表現方式，如工作流程或數據庫形式，基本思想是將解決問題所需的知識進行標準化，特點是使用方便。編碼體系有工作流程和數據庫兩種形式。編碼化的工作流程將知識嵌入到業務流程中，在業務流程中共享知識。數據庫是最顯性的表達知識的方法，知識通過編碼進入數據庫后，可以方便地被內部成員使用。企業可以根據知識的可編碼程度和知識本身的性質，將知識編碼成工作流程或數據庫的形式。個人化方法是指將沒有掌握某種知識的人和掌握該知識的人緊密地聯系在一起，知識的共享主要通過人與人之間的直接交流。

以上兩種個人知識共享的方法表明，信息技術只是可以選擇的技術平臺。企業知識管理不等同于知識管理信息系統實施，需要知識管理體系作支撐。知識管理體系建設分為知識管理理念建設和知識管理軟硬件建設兩大部分。知識管理理念建設分為企業制度和企業文化建設兩個方面。企業制度建設包括建立知識資產和員工激勵機制，加強知識管理重視程度，鼓勵員工積極共享和學習知識。企業文化建設包括企業共享文化、團隊文化和學習文化建設，破除獨占觀念，加強協作和學習。知識管理硬件建設可理解為知識管理平臺建設，是建立知識收集、加工、存儲、傳遞和利用的平臺，網絡技術平臺是目前知識管理平臺建設的趨勢。知識管理軟件建設是指建立在信息系統之上的實現知識獲取、存儲、共享和應用的綜合系統，可以使用文件管理系統、群件技術、搜索引擎、專家系統和知識庫等技術工具實現知識流動，促進企業知識共享。但是，在實踐中，企業知識管理往往簡單化，偏執于技術手段實施。

3 地物所知識管理系統建設實踐及分析

3.1 地物所知識管理系統建設實踐

在分析了目前通行的6種知識管理系統建設模式（建設專用小系統、利用傳統系統引進知識管理、知識門戶建設、信息系統知識化建設、知識社區建設、個性化知識管理應用建設）后，結合實際工作情況，地物所以“流程為綱，知識為體，技術為用”為原則，實施了地物所綜合管理協同平臺建設，以此推進地物所的知識管理。

在構建地物所綜合管理協同平臺時，首先，結合企業知識管理的3個要素：人、技術和組織，以及涉及的4個方面：知識資產管理、信息管理、業務流程管理、工作方式管理，對地物所科研生產及管理工作進行業務梳理，在地物所綜合管理協同平臺上規范固化了事務性管理工作流程，將企業管理制度內化到事務性工作流程中。這種方式使地物所的知識管理與管理業務流程緊密結合。一方面，利用流程歸檔企業管理信息資料，提供查詢回溯，進行企業知識資產管理，在提高事務性工作效率的同時，使員工將更多的精力投入到核心的科研工作中，優化了員工的工作方式；另一方面，內嵌在事務性業務流程中的信息流，使知識管理根植在企業的日常運營中，在企業的成長發展中知識管理得以與企業共同演變，保障了知識管理的長效性。歷經4年建設，目前地物所共建立14類75個流程，每年歸檔流程9 000多個。同時，業務流程效率得到大幅提升（參見圖1）。

其次，在利用編碼化方法促進個人知識共享時，地物所各業務部門對所轄業務進行分析梳理，建立了以業務導向為主的部門文檔目錄，對各類信息資料進行歸檔。通過靈活多變的權限管理滿足不同角色員工對信息資料的使用需求，促進了信息資料在地物所的流動，提高了知識共享效率。同時，通過對地物所各級業務部門運行一年后的文檔目錄進行梳理評估，完善優化地物所文檔目錄結構，努力使文檔目錄更為自然地與地物所業務運轉緊密結合。目前，在線文檔目錄546個，累計文檔38 328篇，每年累計文檔1萬多篇。

第三，建立知識地圖。知識地圖主要關注企業核心的戰略重點性知識，是促進核心知識標準化傳播的有力手段。知識地圖可以通過豐富有趣的多樣性的呈現方式對知識進行標準化和體系化，使其更好地傳播。目前，地物所完成了QHSE管理體系的知識地圖制作。

第四，利用即時通訊工具建立跨部門跨地域的知識交流互動平臺，這是實現知識共享個人化方法的有效手段。專業交流社區擺脫了時間和空間限制，方便靈活地聚集了相關專業內的個體，為他們提供了及時的知識交流共享平臺。目前，地物所活躍的交流社區有“物探處理系統運維群”和“綜合解釋系統運維群”。

3.2 地物所知識管理系統建設分析

盡管綜合管理協同平臺為地物所的知識管理提供了便捷高效的技術手段，取得了一定成效，但是在推進知識化管理的過程中，地物所也遇到了目前國內企業普遍存在的問題：如何有效地將企業核心知識資產納入管理，使知識管理成為可持續性提升企業核心競爭力的手段。為解決這個問題，我們加強知識管理體系建設。

在地物所推進知識管理的實踐中，我們在保持現有業務邏輯的原則下，從底層技術平臺入手，通過優化工作方式和提高工作效率，潛移默化地推行知識管理。這種從底層向上，從周邊向核心的推進方式避免了對現有業務的沖擊，著眼于業務粒度的細化控制實現，回避了基層單位無法開展核心業務邏輯優化設計的困難。但是，隨著知識管理的深入推進，由于缺乏知識管理體系的支撐，地物所綜合管理協同平臺建設暴露出持續深入推進困難的弊端。

由于在建設綜合管理協同平臺時，知識管理只是在推進流程管理過程中的附帶功能，沒有明確的知識管理體系構建理念和知識管理目標，僅著眼于利用綜合管理協同平臺進行觸手可及的知識管理，使得地物所的核心業務和核心知識——油氣勘探綜合研究游離于知識管理之外，無法對地物所核心競爭力的培養提供支持。造成這一局面的主要原因在于沒有將知識管理體系與企業整體戰略進行整合，缺乏以知識管理為中心的企業制度和企業文化建設。具體而言，油氣勘探綜合研究是以物探、地質、鉆井、測井等專業技術人員為主的利用各類信息系統進行創新協作的知識和數據生產活動。要對這一多學科協作的科研活動進行知識管理，首先，必須依據地物所的發展戰略進行學科知識體系規劃建設，明確核心知識體系，圍繞核心知識體系構建工作支撐環境；其次，更為重要和困難的是，要在科研活動中開展知識管理，必須對業務運行進行分析，消除現有業務邏輯中的不合理之處，以知識管理為核心，依據科研活動的本質規律設計業務流程，規范業務流程執行。這些都需要企業構建以知識管理為基礎的新的管理機制，創新企業制度和企業文化，建立符合企業實際的知識管理體系。

4 結 語

知識管理順應知識經濟時代發展而產生，是管理學科的思想和理念向縱深發展的結果，是隨著人們對資源認識的不斷深化和企業管理能力的不斷提高而發展的。在國有大型企業中開展知識管理，需要企業構建以知識管理為基礎的新的管理機制，創新企業制度和企業文化，利用知識管理提升企業核心競爭力。

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