企業基于內部控制的合同管理研究

吳雙言

[摘 要]合同管理是企業維護自身合法權益，控制合同風險的重要手段，也是企業進行內部控制的重要內容之一。本文從內部控制的角度出發，對企業的合同管理對策進行了探討。

[關鍵詞]企業；內部控制；合同管理

[中圖分類號]F274 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）2-0051-02

在市場經濟環境下，合同是企業進行經濟往來的主要形式，企業的生產、發展離不開合同，能否有效地維護自身權益，對合同風險進行控制，已經成為現代企業經營管理與內部控制的重要內容。通常，企業會制定與建立符合自身實際的內部控制體系，其中會涉及與合同管理相關的內容，同時也會制定相應的執行監督體系。而內控體系不僅是合同管理的有效方法，也是對合同管理工作進行評價考核的主要依據，尤其要強調的是內控體系從根本上保障了合同雙方的共同利益。

1 企業合同內部控制的目標

企業的合同管理工作主要是指企業依法對以自身為當事人的合同進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及監督、審查等方面的管理與控制。其中合同的訂立、履行、變更、解除與轉讓、終止是合同管理的主要內容，而審查、監督與控制則是管理的主要手段。進行全過程的、系統的、動態的管理是合同管理的必要條件。合同管理制度可以說是企業的重要內部控制內容，企業通過對合同的內部控制，能夠有效保證合同內容與條款的完整性與嚴謹性，從而對合同風險進行防范。企業對合同進行內部控制的目標主要包括以下三個方面：

1.1 運營目標

企業結合自身的經營范圍及業務需求，在時間、技術、質量等要求都滿足的情況下，對合同約定的事項進行履行，對合同的可靠性及執行力進行保證，以保證企業經營目標的順利完成。

1.2 財務目標

對資金的安全問題進行明確，并在預算范圍內對成本進行有效的控制，同時對資金進行合理安排。

1.3 合規目標

首先要對國家的相關法律法規嚴格遵守，對合同審批的程序及相關流程認真執行，全面防范合同簽訂及執行過程中出現違法、違規等行為。

2 企業合同風險分析

企業在合同簽訂與履行的過程中，都會潛伏著各類風險因素。總體來講導致合同風險的既有外部因素，又有企業內部因素。只有通過全面的分析與評估，并采取有效的預防措施，才能將風險控制在預期范圍內。通常企業的合同風險主要表現在以下幾點：

2.1 營運風險

這類風險是指企業在經營發展過程中，如果在合同管理過程中出現某一環節的管理失誤或缺失，所引起的預期目標無法實現或產生重要經濟損失。通常營運風險的主要原因有，業務評價不完整、不正確，導致決策失誤，這一點主要表現在合同需求與業務目標不一致，合同審核不當以及定價策略失誤等方面；在合同制定時，如果存在合同條款不嚴謹、不合理，合同雙方權利及義務表述不清，違約責任劃分不明確等問題，所導致的經濟損失及糾紛等；在合同履行過程中，合同雙方溝通不及時或相關信息缺失，也會帶來一定的營運風險；另外，如果合同一方無法履行合同約定的義務，進而造成對方經濟損失，或者自身違約需要承擔相應的經濟賠償等違約風險也隨時存在。

2.2 財務風險

財務風險是指企業在簽訂與執行合同的過程中，如果由于合同條款或合同方信用等原因而產生收益偏差、經濟損失風險。導致企業出現財務風險的主要原因為：沒能合理的對預算進行制定，不能對成本進行有效的控制；合同的支付條件、付款進度、結算審核等不合理、不準確，導致資金占用增加或產生資金損失；合同雙方在約定各方的權利及義務時，如果約定不清，有可能產生額外的費用，進而導致成本控制失利；另外，在稅收方面對可能產生的稅費沒有考慮全面，對哪一方該承擔哪部分的稅款沒有約定清楚所導致的經濟損失。

2.3 合規風險

合規風險是指，企業在訂閱與履行合同的過程中，不能夠全面考慮到相關的法律法規、執行標準以及行業規范等，所受到的法律制裁或處罰，甚至引發重大經濟損失或聲譽損失。在合同管理方面主要存在的合規風險有：在訂立合同時，違反了相關的法律法規，合同有可能被確認為無效，同時還需要承擔相應的法律責任；在對合同主體進行選擇時，并不具備合同所需要的資質，因此項目質量或產品質量不能得到有效的保證；在合同審核期間不能認真審核，審核流程或審核工作不能嚴格執行，導致企業利益受損；另外，一些人員違反制度、徇私舞弊，甚至侵吞公款、接受賄賂等現象也會造成合規風險的產生。

3 合同的內部控制對策

企業在進行內部控制時，相關的制度與管理流程應該覆蓋到合同管理的全過程當中，實施精細化管理，尤其要對可能產生較大風險的因素進行重點控制。筆者結合多年合同管理經驗，對合同管理過程中的具體控制措施提出相應看法：

3.1 準備階段的合同管理及控制措施

在準備階段首先需要建立起系統的合同需求申請制度，對未經批準的需求進行嚴格控制，以保證合同需求能夠符合企業的實際；對市場行情、行業信息等相關情況進行深入調查，對合同主體的合法性、履約能力及資質等情況進行核實，并對相關信息進行分析、比選，對合同的談判策略進行擬訂。并建立起信用資料庫以及一系列的評價機制與管理制度；將合同資金納入到全面的預算管理之內，在進行合同談判定價時，合同預算是基礎，也是成本控制的依據；另外，還需要建立起相應的合同文本示范文庫，針對合同類型的不同，編寫出標準化的合同文本格式，合同文本的建立必須在合法、公平、合理的基礎之上。在進行合同談判前，主動向對方提供本單位的合同文本，并爭取讓對方接受，對于存在分歧或事項不明確的條款，應該留待談判階段進行協商。

3.2 簽訂階段的合同管理及控制措施

對于重要、重大的項目合同，應該由技術部門、財務部門以及法律部門等組成談判小組，對合同價格、付款方式、技術要求、違約責任、變更處理等主要內容進行重點解決；談判小組應該對權限范圍內的各類事項作出合理決策；對談判的過程及結果進行詳細記錄，并由談判各方統一簽字；在合同文本形成之后，應該由企業的相關職能部門或管理人員進行嚴格審核，審核的內部不僅要包括合同的合法性及可行性，還需要考慮合同的經濟性；建立健全合同的分級授權等管理制度，在限額范圍內批準簽訂合同，但限額范圍外的合同，需要經過有管理權限的上級部門進行審核。當法人代表或授權代表簽字以后，相關管理人員應該根據相關條例對合同審批文件、合同編號等進行核對與確認；另外，還應該建立完善的合同檔案管理體系，對合同檔案進行妥善保管。在合同簽訂之后，應該在規定的時間內，將合同正本移交給檔案管理人員進行歸檔，其中如果有涉及財務收支的合同，必須保存一份原件，作為財務記賬依據。

3.3 履行階段的合同管理及控制措施

在合同履行期間，需要建立起相應的合同管理臺賬，對合同內容、金額、付款方式以及執行重點等情況進行記錄。并對合同雙方的履行情況進行實時監控。近年來，隨著合同管理工作越來越龐大化、復雜化，很多企業都會請一些有資質的軟件公司結合企業實際情況，來定制開發一套有效的合同財務管理軟件，以便提高合同管理、審查及協調等工作的效率；在合同簽訂之后，合同主管部門還需要組織相關部門及人員，對合同的相關條款進行進一步的分析，以便及時對合同履行階段的風險進行預測及防范；如果出現重大環境變化，導致合同無法繼續履行時，應該及時與合同單位進行有效溝通與協商，同時，根據變更條款，簽訂變更補充合同或解除合同；另外，還需要建立起相應的合同糾紛處理機制，在協商無法進行時，由法律部門根據合同糾紛進行依法處理，并在處理完后，對相關資料進行整理歸檔。

4 結 論

對于企業來講，合同管理的主要內容包括合同起草、合同談判、合同審核、合同簽訂、合同執行、合同變更、組織設置、管理權限以及常見問題處理預案等。在合同管理方面，企業不僅需要在合同準備、簽訂以及履行階段進行嚴格的內部控制，還需要建立科學的合同履行評估機制，從而通過分析評估來不斷豐富和總結合同管理經驗。

參考文獻：

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