加強工程項目中采購合同管理的研究

馮玉萍

[摘要]采購合同是工程項目中的一個重要環節，是一個企業持續健康發展的重要保障。但在實際操作過程中，對采購合同的管理還存在很多的問題，工程項目方很多時候并沒有發揮出合同的真正作用。要想發揮合同在現代企業建設和市場經濟發展中的優勢，必須加強對采購合同的有效科學的管理。做好采購合同的管理可以從多個方面進行考慮，如提高合同及對其管理的意識、注重合同文本細節、規范合同變更程序、提高從業人員素質等，從而更好避免企業在發展中遇到不必要的麻煩，為企業的順利發展掃清障礙。

[關鍵詞]采購合同；管理；弊端；改進

[中圖分類號]F251[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）31-0054-02

我國實行依法治國，一切行為準則都是依法律為依據，法律規范我們生活的方方面面。在我國市場經濟的法制進程中，合同顯然引起了大家更多的重視。它能很好地規范勞務雙方的行為，如果雙方出現糾紛，依照合同內容就能夠很好化解。由于工程項目的特殊性，在工程合同中尤其是采購合同管理上還存有很多的問題，這嚴重阻礙了企業的健康發展。我們必須要通過多種方式加以改進，使合同能夠為社會主義的發展作出更大的貢獻。

1采購合同管理的意義

市場經濟的一個重要特征就是法治經濟，就是建有符合市場經濟發展的規章制度，所有的經濟活動都必須在法律的規范下進行。隨著依法治國的深入推進，我國現在越來越重視法律在經濟領域的重要作用。合同法的實施就是一個重要體現，通過合同法確立了合同的法律地位，既保障經濟主體雙方的權利又規范雙方的義務。在工程領域由于涉及的項目多，需用的材料種類復雜，采購原材料時極易產生糾紛，因此采購合同就體現出重要的價值。管理是一個企業成敗的關鍵因素，現代企業都非常注重自己的內部管理，而合同管理是其內部管理的重要方面。工程項目中的采購合同對企業今后的經濟起著重要的保障作用，因此，采購合同管理可以說是企業正常發展和經濟運行的一個基本元素，管理好采購合同，可以使企業避免經濟糾紛，提高經濟效益，是創造穩定發展環境的重要保證。

2采購合同管理中存在的常見問題

雖然現在人們的法制觀念已經有了很大的提高，但不可否認的是，在某些領域還存在很多問題。在工程項目中，由于其特殊性，如工期緊，周期短，施工條件的限制，采購人員的緊缺，倉庫的儲備條件不足等，常常造成相應的工程項目采購合同也有很多的問題存在。

2.1對合同及其管理的重要性認識不足

在工程項目中，很多人認為最重要的工作就是做好工程項目，把握好質量關。工程項目的質量當然重要，因為它關系到千萬人的生命安全問題，關系到千萬家庭的幸福甚至影響到國家大局的穩定，不容忽視，但我們也應該看到，除了工程質量外，還有很多的事情要處理好、解決好，一旦產生問題也會間接影響工程的質量，比如，采購合同的質量也同樣是一個安全問題，它關系到工程項目的設備、材料的安全，裝置的安全，最終關系到項目的安全。所以說，采購合同就是其中的一項重要內容。但是在工程項目的管理中，很多人非常重視對施工材料的管理，因為那是直接的看得到的經濟利益，而大多數人都對采購合同不夠重視，因為很多人認為那就是簡單的幾張紙而已。因此，供貨方與采購方之間很少簽訂正式的文本合同，更多的只是口頭的約定，等到工程結束進行結算時，雙方往往會出現很多的矛盾，材料的數額、材料質量的達標程度，材料供應的提前或者延后的懲罰措施等，都會出現分歧，從而產生糾紛，這就會給雙方造成很多的麻煩，供貨與采購的雙方經常為這些本不應該產生的麻煩耗費大量的精力，嚴重影響了后面的工程進度。也有一些工程項目雖然草簽了一些采購的合同，但疏于對合同的管理，經常到最后合同等同于虛設。

2.2采購合同內容不健全，合同文本存在缺陷

有些工程企業雖然也簽訂了一些合同，但合同的內容遠遠不能滿足現實工作的需要。合同文本的不健全表現在多方面，比如，施工材料供貨時間不明確，材料的堆放不做要求，對于違約方的懲罰措施太籠統，對于供貨商的責任規定得較多，而對采購方的責任卻常常忽略，造成合同雙方的不平等。這些問題一旦出現在工程中就會使很多人的利益受到損害，從而引起不必要的糾紛。

2.3采購合同變更程序不規范

由于自然條件的影響或者采購方的臨時起意，一般工程在采購材料中經常出現材料內容的變化，增加或者減少一些施工材料，或者變更一些施工材料的型號標準等，很多時候采購與供貨兩方都是采用口頭協商的方式解決，雖然口頭約定原則上有效，但沒把這些變更的內容及時補充或者干脆就未補充到合同中，這就容易為以后的事情處理留下隱患，實踐證明，由于未把變更的內容形成合同的做法，常常成為爭議的焦點。從最初采購簽訂的采購合同，到最后的解除合同，由于期間的內容變化太大，而合同中并沒有及時補充更新，這樣，最初簽訂的合同幾乎成了擺設。

2.4采購合同管理人員綜合素質較低

由于中國經歷的是國有采購，即國有單位采購居多，而工程合同管理也像采購合同管理一樣在其從原來的較低水平向現代先進水平的過渡中，難免出現合同管理人員參差不齊、良莠混雜的局面，故引進專業的合同管理人員是彌補這種差異的不二選擇。由于工程企業的專業技術人員大都集中在施工的一線，都是施工方面的人才，在合同管理方面很少有專業人員來負責。很多人以為合同管理就是簡單地看管好合同就行，這大大誤解了合同管理的含義。合同管理是一項專業性非常強的工作，它要求合同管理人員不僅要有良好的職業道德，要有關于合同的法律法規知識，也要了解稅務、工商、財會、政府政策等方方面面的知識，同時還要有書寫、計算以及現代化技術設備的運用能力等，但這些在工程項目合同管理中很多從業人員都是不具備的。

3采購合同管理的改進建議

3.1簽訂合同的雙方提高合同法律意識

合同管理人員在管理采購合同的過程中，要熟悉合同文件、明確防控重點，加強風險控制，同時還應密切關注合同進展、詳細記錄合同執行情況。合同管理流程包括合同訂立前的準備、合同模板評審、合同文本編制、合同文本審核、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同變更等。合同管理人員應該清楚合同管理流程，有效管理合同。在采購合同中，采購方與承供貨方必須要有合同的意識。合同在某種意義上講就是法律，它既保障對方的權益，同時也在保護著自身的利益。若能簽訂正規的采購合同，可以避免很多的糾紛，可以為自己減少很多不必要的麻煩，使自己更有精力去生產經營。合同是一件嚴肅的事情，一旦簽訂，雙方都要嚴格按照工程的合同辦事，而不可把合同當兒戲，要有用合同保障自己權利的意識。一旦出現糾紛，也要按照合同辦事，切不可置既定合同于不顧，任由自己想法解決糾紛。

3.2規范合同文本及其內容

合同模板是提高工作效率和工作質量的一種方式，應當規范合同模板，避免一人一個合同模板，同時又要根據合同模板，實施具體的條款擬定以更貼近實際的需要。較高的標準文本使用率與較低的合同糾紛數量是相對應的，進一步完善標準文本庫、深化標準文本應用水平、提高標準文本使用率，對于降低合同糾紛數量十分必要。合同的簽訂不是說只要簽了就行，而應該嚴格按照合同的文本內容進行詳細的簽訂。簽訂時一定要采用正規的合同文本，把雙方考慮到的內容都寫到合同中。一些雖然出現概率很小，但一旦出現就影響很大的事項也要寫到里面去，同時在簽訂合同時一定要表意明確，不產生歧義，只有這樣才能最大限度避免產生合同糾紛。

3.3使用科學技術，規范變更程序

合同的管理是一件非常復雜的事情，一般的工程項目合同都比較多，既有企業之間的合同，也有企業內部與員工的合同，這樣在管理合同時就容易出現混亂，可以使用計算機等現代化的技術進行合同的保存、分類等，這就大大提高了合同管理的效率，同時也能提高合同管理的準確性。在工程項目中，由于設計方案變更，引起的材質、規格型號、技術要求、數量、質量等變更，均應簽訂變更合同。對于合同的變更，哪怕很小的問題，都應在變更合同中詳細加以描述。不要圖省事而只是口頭約定一下，千萬不要為以后留禍患。

3.4引進專業管理人員，提升整體素質

只有專業的采購隊伍，才能打造專業的采購市場。由于目前采購的現狀和種種原因導致的采購合同管理人員的管理水平差異，除了應在制度規定上對其加以規范外，還可以引進專業的合同管理人員，有了專業的管理人才，采購合同的管理才能與現今的采購市場發展步伐保持一致。采購合同的管理對企業的發展有著至關重要的作用，再加上采購合同管理是一項技術性非常強的工作，這就要求企業一定舍得花錢，引進專門的人才進行合同管理。有了專業的管理人員后，還要全面提高管理人員的綜合素質。首先要加強職業道德的培訓，只有有了較高的職業道德，才能真正從心里做好合同管理的事情。其次，要加強管理人員的技術培訓，對現有人員進行技術和知識的培訓，使其更好更快地規范合同管理。

4結論

總之，采購合同在企業的發展中發揮著越來越重要的作用，我們必須正視并解決目前的問題，改正現有的合同管理中的缺點，通過提高合同的法律意識，規范合同文本，規范合同變更程序，引進專業合同管理人員，提高管理人員整體素質等途徑，加強對采購合同的管理工作，從而充分發揮合同在企業發展中的作用。

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