公共圖書館圖書資料政府采購存在問題及對策措施

陳燦玲

[摘 要] 圖書資料管理是公共圖書館的重要組成部分，對促進圖書館事業的健康發展有著重要的影響。本文結合筆者多年的實踐經驗，重點探討了公共圖書館圖書資料實行政府采購中存在的問題，并有針對性地提出了一些切實有效的保障措施，為類似研究工作提供借鑒。

[關鍵詞] 公共圖書館； 圖書資料； 政府采購； 對策措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 06. 051

[中圖分類號] G258.2 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）06- 0085- 02

隨著我國城市化進程的不斷加快，城市文化基礎設施建設得到進一步的發展，政府對公共圖書館的財政投入也逐漸加大，這對城市公共圖書館的圖書資料管理工作提出了更高的要求。政府采購作為一種對公共采購管理的制度，是指各級國家機關、事業單位等使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為，其可以高效利用財政資金，提高社會資源的利用率，以促進公共圖書館的健康發展。但在這種采購模式下，圖書館圖書資料管理工作發生了巨大的變化，也出現了一些亟待解決的問題。因此，文化部門應重視政府采購對圖書館圖書資料管理的影響，采取必要的對策措施，切實保障公共圖書館的發展。

1 圖書館采編業務面對的新挑戰

1.1 訂購方式的轉變

政府采購模式實行之前，圖書館采編業務相對而言具有極高的自主性，能夠根據圖書館實際需要自行規劃和訂購，所以在這種傳統模式下，大多數圖書館的采編業務采用的均是長期訂購的方式。而在政府采購模式下，相關部門需要首先對供應業的信譽和供應時間進行一些規定，然后圖書館才能夠從合格的供應商中選擇一個作為主要供應商。而且，政府模式下，每一個供應商的供貨時間都有一定的限制，大多數均是短期形式，相對于傳統模式下的長期模式而言有較大差異。在這種模式下，圖書館的采編業務也逐漸面臨極大的挑戰。所以，為了能夠在這種模式下更好地發展，圖書館必須要改變其訂購模式，用短期訂購方式代替長期訂購方式。

1.2 采購模式運行時間久

政府采購模式相對于傳統采購模式而言具有極大的規范性，也就是整個采購模式都需要嚴格按照規定步驟一步一步走，從最開始的制訂計劃到最終結算一般需要經過較長一段時間，直接使整個采購的周期變長。這種按照規范步驟進行的模式雖然能夠在很大程度上保障采購的質量。但是，由于圖書館市場并不是固定不變的，所以，在將近半年的采購進行時間里，圖書館就會非常容易出現庫存不足或者庫存訂購率不足，無法滿足客戶要求的問題。

1.3 增大文獻信息資源合理配置的難度

圖書館是人們涉獵不同領域知識的一個重要場所，每一個公共圖書館內均收納有大量不同學科、不同領域的藏書。且全國幾百家出版社中，每一家對其圖書資源的配置都有側重點，有些是比較注重教學類文章，有些是比較注重資源類文章。但是，這些出版社的圖書資源均有可能會成為圖書館的重要藏書。然而盡管政府采購模式下，圖書館的藏書資源提供上來源都是采用招投標的方式，且這種方式較為符合現代交易市場的公平競爭原則。但是，在這種模式下也比較容易出現供應商為投標成功而肆意降低圖書資源價格的惡劣行徑。

1.4 編目中心責任重，壓力大

由于在政府采購模式下，圖書館采編工作必須要堅持專款專用以及折扣被返還費用也要用于采購圖書館藏書的原則。所以，相對于傳統采用模式而言這種模式有助于提高圖書館藏書量。但是，由于這種模式的采購時間比較長，編目中心的編目工作需要提前半年就制定，所以就非常容易出現編目進程與新藏書進館進程沖突的現象。且在這種背景下，編目人員除了要進行編目工作外還需要加班加點地完成新書上架工作，直接增大了編目人員的任務量和壓力，影響編目工作效率。

1.5 中標商附贈的自行編訂數據有問題

一般情況下，中標的供應商在與圖書館定好購書協議后均會同時附送一個比較具體的數目數據，盡管這一舉措看起來可減輕圖書館編目人員工作量。但是，由于供應商制作的書目數據都是依照在版編目數據進行編制的，而圖書館實際的書目數據還需要根據實際概況進行不同程度的更改。所以，供應商參考的編目數據就非常容易出現失誤，造成附送的書目數據存在較大問題，影響正常使用。

2 針對公共圖書館資料政府采購模式存在問題采取的應對措施

2.1 健全圖書館政府采購的法律、法規，制定與遵守相關規章制度

盡管針對圖書館政府采購規范化的多項法律法規已經實施了很多年，但是我國的圖書館采購工作仍然沒有較好地按照這些規范要求進行，仍然存在很多與法律法規相互沖突的問題，以至于直接造成我國圖書館的政府采購模式出現很多影響采購效率的問題。所以，對相關法律法規進行進一步的改造和完善應該是解決這些問題的重要方法。努力通過健全法律法規的方式提高我國圖書館政府采購效率。具體要求是：① 圖書館政府采購工作必須要嚴格按照規律法規規定有序進行。需要根據實際概況和法律要求制定有針對性和合理性的規章制度。② 嚴格規定中標供應商的采購方式。即中標商的采購方式一般主要有訂單采購和現場采購兩種方式。這兩種方式的到貨率分別大于95%和92%。兩種采購方式中，中標商均要嚴格按照招標單位制作的書目進行采購工作，而不能按照自己制定的書目進行采購。若有中標商沒有按照招標單位要求直接以自己指定的書目為采購書目，或者招標單位允許中標商按照自己的書目進行采購，那么都需要取消中標商的投標和采購資格。③ 除了要計劃好招投標工作之外，圖書館還需要對中標上相關技術和服務做一些必要的規定。比如中標商應該有在與招標單位合作下可以一個月制作3萬圖冊的能力。制作內容包括檢查重量、圖書索書號制作和審核等；中標商在確定采購計劃后首先需要交與圖書館必須要的采訪信息，且提供方式為電子表格的形式。采訪信息具體有采購的書本和副本數量、書本出版情況、價格以及標準書號等。總而言之，在開展圖書館采編工作過程中，只有嚴格按照規定要求和實際進行不斷的摸索，才能夠真正使政府采購模式發揮其應有作用，推動圖書館采編工作的進行。

2.2 增強圖書館采購工作的監管力度

目前，圖書館政府采購招投標工作中仍然存在供應商壓低價格來實現中標目的的現象，而這種現象之所以一直無法根除的原因就是政府采購模式的招投標制度仍然存在缺陷。所以，為了杜絕這類事件的再次出現，必須要加強圖書館招投標的監督和管理力度。具體要求是：招投標管理人員首先應該將目光放長遠，認識到招標工作對整個圖書館采購效率和質量的重要性。其次，選擇供應商時除了要看投標價格之外，還需要對供應商的信譽進行深入了解。比如堅持在分析多項因素后才能夠選擇合格供應商的原則。

2.3 加強圖書館采編工作的計劃性

政府采購模式不同于傳統采購模式，其需要的采購周期相對比較長，若沒能夠制訂有序可行的采編計劃，那么將非常容易造成采購工作與新書入館工作相沖突的現象。所以，為了解決當下政府采購存在的這些諸多問題，必須要增強文獻采編的計劃性。比如在開展招投標工作之前，圖書館采編人員就應該首先預算好圖書館采購的具體費用后和計劃好招投標的具體工作事項；對于編目中心的工作要提前估量出一個比較接近實際任務量，然后根據這個任務量去合理安排編目人員的工作量，使編目工作有序進行；對于采購的經費，必須要根據采購計劃進行合理分配，采購經費中必須預留出一部分作為特殊情況的處理經費（如中標供應商無法提供的圖書資源）；另外，在開展圖書資源采購時還要學會多加分析和總結經驗，努力做到越來越好。

2.4 推動圖書館采編工作信息化和網絡化建設

信息化、網絡化是現代化社會不斷深入發展的必然結果，在政府采購模式下對圖書館采編業務進行信息化管理，除了能夠有助于圖書館采購信息的及時性和高效性，同時還能夠有助于提高圖書館采購工作的公正性。當前，在現代先進信息技術的作用下，圖書館的專家數據庫已經形成，基本已經形成專家掌控圖書館采購的模式。但是筆者認為，僅有各學科的專家是不夠的，全國還應該建立由圖書館學專業的專家組成的專家庫，這樣才能從圖書館學的專業角度對采購提出有針對性的指導建議。除專家庫外，還應考慮建設全國統一的文獻資源政府采購平臺，通過這個網絡平臺，將出版商、圖書供應商、各地圖書館緊密地聯系在一起。這樣，文獻資源可以高效快速地在這三者中得到傳遞，準確地收集供需信息，提高圖書館采編的效率，也有利于圖書市場的健康發展。

3 結 語

綜上所述，公共圖書館實行政府采購后，圖書資料更多地出現在各地區的政府采購目錄當中。因此，為提高圖書館圖書資料管理的效率，文化部門應結合圖書館的實際情況，準確收集圖書館的供需信息，并制訂出合理的采購計劃，以提高圖書館圖書資料的管理水平，從而進一步促進公共圖書館的健康發展。

主要參考文獻

[1] 黃小玲. 圖書資料政府采購對圖書館業務的影響[J]. 科技情報開發與經濟，2008（25）.

[2] 吳俊峰. 公共圖書館圖書資料政府采購現狀調查分析[J]. 圖書館論壇，2005（3）.