企業會計檔案管理實訓的有效教學

黃玉娟

摘 要： 隨著經濟的發展，企業管理者的檔案保管意識越來越重視，許多中小企業到校招聘文員時一般要求應聘人員不僅具備財會核算能力，還要具備文檔管理能力。然而，目前大多數中職學校在會計模擬實訓教學中，多側重會計核算，而忽視會計檔案管理這一環節。怎樣有效指導學生掌握會計檔案管理的操作技能，增強學生的工作適應能力，是中職學校會計檔案管理實訓教學中存在的普遍問題。

關鍵詞： 中職教育 會計檔案管理 實訓教學

會計檔案是企業日常事務中不可或缺的憑證和參考。近年來，企業招聘文員會有“懂整理和保管會計檔案”等方面的要求，可見企業管理者對會計檔案保管意識的重視。然而，目前大多數中職學校在會計模擬實訓教學中，多側重會計核算，對會計檔案管理這一環節較為忽視，學生到企業實習時，無從入手。依據會計檔案立卷歸檔制度中的規定：會計檔案應由財務部門每年負責整理立卷，裝訂成冊，在會計年度終了后，由財務部門暫保管一年，期滿后由財務部門編制清冊移交綜合檔案室。因此，我們應重視會計檔案管理實訓教學。

一、中職會計檔案管理實訓教學的現狀

1.會計檔案管理是會計模擬實訓教學內容的最后一個環節。該環節要求學生學會會計檔案管理。由于實習時間緊，內容多，教師一般只教學生折疊、裝訂憑證，對如何保管鮮有教學 。

2.由于沒有單位背景支持，實訓時一般選用會計模擬實訓資料作為立卷材料。由于不需要學生收集，因此學生的檔案收集意識不強。

3.隨著信息技術的不斷進步，會計檔案管理信息化代替傳統手工工作是必然趨勢，而目前，會計檔案管理實訓教學仍采用傳統教學方式。

4.現在的中職生在擇業時，傾向選擇專業對口的崗位，如會計專業學生，他們的擇業范圍往往定位在會計或出納，至于文職，他們不感興趣，認為文職跟打雜無異，這樣自然會影響學習態度，從而影響課堂教學質量。

二、企業會計檔案管理的流程

怎樣才能更好地指導學生掌握會計檔案管理的技能，我們可按以下步驟教學，如圖1所示：

圖1

三、如何有效指導學生進行企業會計檔案管理實訓

1.收集會計模擬實訓資料。收集是檔案工作的起點，沒有材料意味著不能管理。現行中職學校使用的會計模擬實訓資料一般要求學生完成從填制憑證→登記賬簿→編制報表的賬務處理過程，其內容相當于一個企業一個月的業務量，資料比較齊全。實訓時，學生基本是人手一套，為確保完整，從實訓材料下發第一天起，就要求實訓班級按人數分組，每組指派一名組長，定期回收實訓材料，回收時填寫材料移交清冊，這樣可促進學生對檔案收集工作的認知和學習。

2.巧用任務法，引導學生歸納分類標準。以任務為驅動，更能有效培養學生的動手能力。實訓一開始，教師就可給每組布置任務：

任務一：分一分，比一比，看看哪組能以最快速度把桌面上的會計資料分門別類擺放好。學生接到任務后，能準確地把憑證、賬簿、報表分成三堆擺在桌面。

任務二：查一查，業務發生的年度？“2012年”。

任務三：歸一歸，分類依據是什么？學生分組討論后會得出：報表（9.1）—2012；賬簿（9.2）—2012；憑證（9.3）—2012，也就說在分類時按類別—年度進行分類。

此時，馬上給學生予鼓勵，提高學生的學習興趣。

3.運用講解、演示法，指導學生對會計檔案進行整理。怎樣才能把面前的檔案整理好？當學生求知欲望被激發起來時，教師可借助實訓材料，邊講解邊演示。教師在這個環節應當注意讓學生聽懂并能操作，例如：在整理過程中要提醒學生注意區別記賬憑證及原始憑證，如發現原始憑證在折疊時不合規格，應重新折疊，又如發現裝訂的憑證采用鋁釘裝訂時，應先告知企業財務人員，征求同意后再用棉線重新裝訂。再如在講到憑證拆訂后重新用棉線裝訂時，教師可演示怎樣穿線、包三角邊、蓋章封口、如何給每卷憑證編號、怎樣填寫盒脊背內容、有序裝柜等一系列操作方法。

實踐可以調動學生的積極性，此時，可安排學生整理會計檔案。由于學生間存在個體差異，因此教師應對學生實操的過程進行實時質量監控，對實操能力較差的同學及時教導并鼓勵；對實操能力較強的同學，及明表揚，形成互助學習小組，增強學生之間的合作協調能力，同時也為他們步入社會奠定基礎。

4.創設問題情境，增強學生的會計檔案保管意識。企業會計檔案保管工作是一項經常性的細致工作，檔案保管的意義在于一要維護其完整與安全，二要最大限度地延長其壽命。讓學生掌握一定的檔案保管知識和技巧是有必要的。啟發性是課堂問題的靈魂，教師要適當運用機智進行設問。例如：

情境：在實操期間，一名學生不小心打翻水杯，將整卷憑證弄濕，可設問：

（1）憑證濕了，你怎么辦？結果，有的同學說將憑證拿到太陽下曬，有的同學說用電吹風吹干。

（2）憑證放在太陽下曬，紙張會變成怎樣？“變舊，紙很脆”。

（3）這樣會造成什么后果？“紙張容易損壞，字跡會模糊”。

（4）應該怎樣處理才有利于長期保存呢？ 同學們積極思考討論，結合教師的點評，最后得出：自然晾干后重新復印一卷，加蓋“與原件相符”印章并附在原件之后。

又如，當發現學生的憑證有霉點時，可設問：“為什么會發霉？應如何防治？”這樣，通過師生間的對話，既營造了輕松和諧的課堂氣氛，又讓學生邊實操邊發現邊思考，學會了檔案保管防與治的基本技能。

四、利用信息技術促進會計檔案管理實訓有效教學

企業會計檔案管理的最終目的是能更好地利用會計檔案為企業服務。信息技術可為檔案利用者快速找到自己需要的檔案信息。所以，在編制會計檔案目錄表時，完全可以運用EXCEL軟件建立數據庫，對會計檔案信息進行著錄，且查詢起來比較方便。如圖2所示：

圖2

現在，大部分中職學校的會計電算化課程與會計實訓是分兩門課程教學的，并且會計實訓多以手工完成為主，因此，在教學會計檔案管理這一環節時，讓學生上機實操就不太現實。但是，教師可結合其他課程：如辦公自動化，安排學生在上機課時完成會計檔案目錄表的著錄，并通過OA平臺回收學生著錄的文件進行批改、指導，實現會計檔案管理實訓的有效教學。

實踐表明，運用任務驅動、講解等教學方法能有效提高會計檔案管理實訓的教學質量，使單純的理論講授轉變為“動”起來的課堂，這樣既開闊學生的視野，又使學生學會怎樣管理會計檔案，有利于教師提高專業水平。更重要的是，學生修完課程，走向企業實習時，對文職工作不再有排斥情緒，而是樂于接受。學生從“做”中學會知識，學會技能，學會做人。總之，隨著會計電算化在企業中的廣泛應用，給企業會計檔案管理帶來的更高要求，同時給教育工作們帶來更高的挑戰。讓學生掌握一定的會計檔案管理和計算機操作技能更能滿足企業的需求，我們應對會計檔案管理實訓教學這一環節予以重視。

參考文獻：

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