淺析信息技術在學校檔案管理中的應用

鄭玉環

摘 要：隨著信息技術日漸滲透到社會發展中的各個領域，智能化發展逐漸成為各行業發展的主流，學校檔案管理的數字化發展更是為信息智能化提供了良好的發展空間。日趨智能化的數字化管理，使得學校檔案管理在文獻資源，客戶服務等各方面水平都得到了有效提升。為充分挖掘學校檔案的深層數據資源，學校檔案管理在建設中開始引進數字信息技術。本文通過分析信息技術在數字學校檔案的應用，通過分析學校檔案管理傳統方式的弊端與學校檔案管理應用信息技術的優勢，總結出在檔案管理中推進信息技術的應用措施以供參考。

關鍵詞：學校檔案管理 弊端 優勢 應用措施 信息技術

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-2117（2014）06-0084-02

1 學校檔案管理傳統方式的弊端

1.1 查找效率低

傳統的學校檔案管理工作都未能得到學校領導的重視，其實，學校檔案工作對于學校發展來說是非常重要的。良好的檔案管理可以讓學校了解學校師生的生活和思想情況，有助于學校領導根據學校實際情況作出相應的決策。但是，目前我國許多學校都有或多或少的因素影響著其檔案管理工作的發展，其中查找效率低是最為普遍的一個現狀。學校傳統的檔案管理工作都是以卷宗的形式來開展，并且如果需要查找的話也是人工來操作，在實際工作中，由于卷宗的數量過于龐大，單純的人工方式效率極低，再者人工尋找的方式會增大尋找的出錯率，進而影響了學校檔案管理的工作效率和質量。

1.2 保密性差

目前許多學校的檔案工作都是人工操作的，但學校檔案管理部門人員流動性較大，導致接觸學校檔案工作的人數就比較多，在日常檔案工作管理中，就會出現許多意外事故，尤其是對于一些保密級的檔案來說，其保密性就得不到有效保障。

1.3 檔案的更新與保護困難

目前許多學校檔案管理工作都是以卷宗的形式進行保存，隨著辦學時間的增加，檔案室的檔案卷宗勢必會越來越多，一旦卷宗數量過大，就會給學校檔案管理工作帶來許多不變，再者卷宗都是以紙為主要材質，時間過久就會出現發霉、蟲蛀、腐爛等現象，嚴重威脅著學校檔案的管理和儲存。

2 學校檔案管理應用信息技術的優勢

2.1 適應時代發展的需要

自黨中央提出國家信息化發展任務以來，社會中的各行業領域都開始逐漸轉變發展模式，加之以世界數字化進程的推動影響，我國的數字信息化發展速度進步飛快，互聯網的全面普及更是從橫向有力地推動了我國的數字信息化建設。從城市至鄉村，日漸開始形成形式多樣、規模大小不一的數據庫統計管理。對于某地域數據進行集中采集處理，數字信息化的投入利用不斷滿足人們對于信息日漸強烈的需求。檔案管理工作對于學校發展來說至關重要，并且隨著我國學校現代化建設步伐的加快，傳統的檔案管理工作已經不能滿足學校檔案管理工作的要求，因此強化我國學校檔案管理工作的數字化信息管理程度是適應時代發展的客觀需要。

2.2 促進學校科學決策

學校日常工作的管理時刻都離不開學校領導的正確決策，在面對一些重大問題時，學校領導能不能根據學校的實際情況來進行決策關乎著學校未來發展的持久性，也關系著學校當前管理的穩定性。學校檔案是領導作出決策所依據的現實基礎，只有實現檔案管理的信息化，使信息儲存及時、有效并得到高速傳遞，才能為學校領導的正確決策提供信息支撐。

2.3 提升檔案管理效率

現代學校檔案管理工作的構建將會向著數字化模式發展，信息技術將會成為數字學校檔案的主要技術力量。學校檔案如果能夠采用計算機科學管理，就可以避免繁重的人工工作。高效能計算機能夠將復雜的信息有效的整合組織起來，這里需要特別指出的是數字化學校檔案管理工作不是像一般人認為的，在一個學校檔案的主頁上就能實現所有的需求。數字化學校檔案是有一套完整的高效的數字分析系統，能夠實現學校檔案資源的高效整合利用，提高學校檔案管理工作的效率和質量。

2.4 實現信息資源共享

目前許多學校的檔案管理工作主要是以卷宗的形式來進行的，如果需要對檔案進行復制和修改，就會給學校的日常管理帶來成本壓力，信息資源共享更是難以實現。信息技術不僅能夠降低學校檔案管理的成本，還會提高學校檔案管理工作的效率。數字化信息技術最本質的應用，就是通過數據分析來全方位地了解學校檔案管理現有資源的利用情況，為其未來建設提供參考。這項技術能夠有效地使學校檔案管理資源得到較大程度的優化。

要實現信息資源共享首先應對檢索記錄進行分析，其次是把傳統模式上的人工數據轉變為電子數據記錄。這樣做是為了利用網絡技術更加全面的分析總結數據庫資源。幫助學校檔案管理人員對檔案信息做補充和調整，提供實際參考依據，也為大型學校檔案管理工作建設提供有效的引導。

3 學校檔案管理中推進信息技術應用措施

3.1 轉變檔案管理概念

隨著我國經濟的飛速發展，各種形式的數字信息載體逐漸融入人們生活，人們對于數字化信息的處理也開始變得頻繁，網絡的推動在數字化進程中更是起到了推波助瀾的作用。我國城鄉建設中，計算機在居民家庭中的普及范圍擴大，人們對于數字化的信息處理能力也在潛移默化的提升。學校檔案管理工作人員也應轉變檔案管理工作的傳統概念。傳統的檔案管理工作由于其工作特點，都會被人們定位為費力工作，大部分人在心理層面上都有一定的抵觸。隨著信息化技術的引入，管理人員要更加注重學校檔案管理工作的安全性和保密性，強化學校檔案管理的信息化意識，并且從檔案管理的基層人員到領導者都要充分認識到檔案管理工作的重要性，要逐漸樹立高質量現代化管理理念，保證學校檔案管理工作的規范化發展。

3.2 加大資金投入引進先進的軟硬件設備

學校和政府都應加大對檔案管理工作的資金投入，尤其是對于學校檔案管理數據庫建設以及網絡共享平臺的建設等方面，建立完善的數據傳遞系統，以及信息共享平臺，以保證學校檔案管理信息能夠實現無障礙傳遞和共享。利用先進的軟硬件設備，強化學校檔案管理工作的個性化服務，所謂的檔案管理的個性化服務。主要是在對數據進行挖掘的同時體現出對數據處理的智能化，如關聯資源的挖掘。關聯挖掘也是個性化服務的主要組成部分。再者就是對于網絡電子檔案的智能化調取，這也是個性化服務的體現。endprint

3.3 提高檔案工作者的素質

隨著信息化檔案管理工作的發展，檔案管理工作者的素質會直接影響到學校檔案管理工作信息化推廣的效率和質量，因此必須要強化檔案工作者的素質。現代化學校檔案管理人員不僅要具備扎實的理論知識，還要熟練地掌握計算機以及網絡技術，促進學校檔案工作的數字化實現，同時還要建立后期培訓機制，保證檔案管理人員的技術能夠跟上信息化技術發展的速度。

3.4 構建云計算信息處理平臺

云技術是一種具備大量且可擴充的與IT相關能力的技術，通過網絡技術并以服務的方式提供給用戶，云技術可以細化為云計算和云服務兩大部分。云計算更側重于IT方面，通過虛擬化和自動化技術，創造出更多計算機運算資源。而云服務則是利用虛擬的形式，將信息技術包括運算、儲存以及寬帶，以服務的形式通過網絡提供給用戶。基于云計算的區域范圍內信息資源共享的云服務管理，要圍繞著基礎設施以及基礎平臺來建設，最大程度地規范本地信息資源的建設，利用公共云、私有云以及混合云等多種平臺來開展信息資源共享服務，利用各個平臺的交互使用實現資源的最大程度共享。可以根據學校檔案管理的工作重點，將部分重要檔案和保密級別較高的檔案上傳到學校的公共云里，便于檔案的長久管理和保存。

4 結語

在我國信息化建設進程的推進過程中，以網絡計算機技術為平臺的數據處理技術將會得到更為廣泛的應用，這為社會各領域工作效率和質量的提升創造了良好的發展契機。同時，在網絡計算機技術構建的平臺上，多種類型的數字資料都會得到極大的豐富與完善，這也將會為人們提供更多的信息化建設資源，使得我國信息化建設發展與云計算應用形成良好的循環發展模式。學校檔案管理工作中，數據的處理是重要環節，因此強化學校檔案管理中信息技術的應用至關重要。我們要基于現有的水平，不斷創新學校檔案管理策略，開創學校檔案管理的新時代。

（莆田市第五中學，福建 莆田 351100）

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