如何加強大學生檔案信息化的管理

趙磊

摘 要：大學生檔案是記錄每位學生的家庭出生、家庭地址、家庭成員、所學的學校、在校的表現、輔導員的評語、獎懲情況、學習成績、健康狀況、實習情況、誠信記錄、聯系方式等各方面的綜合信息。所以學生的檔案是最有歷史價值、最有保存價值、最有參考價值的資料。隨著各高校規模不斷擴大，新校區、分校、教學點的成立，高校的在校生已經是以前學生的若干倍。陳舊的、傳統的檔案管理顯得落后，嚴重地影響和制約了學生檔案資源的利用和開發。學校也必須與時俱進，將學生檔案工作放在重要地位。

關鍵詞：學生檔案 管理 信息化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-2117（2014）06-0061-01

1 高校學生檔案管理的困難

1.1 學生檔案的流程復雜、整理工作繁重

目前，高考檔案的傳遞是學生按照錄取通知書的地址，到所在高中辦理檔案快遞手續；然后，高中學校集中將考生檔案寄往高校；各高校開學前收齊學生檔案；按照系、專業、班級分類；最后，將分好的檔案交予輔導員。如此大量的檔案，工作量也是巨大的。每年學工部門的教師都為此感到頭痛。

高校學生畢業前，檔案要收集整理大量的在校材料，如高考時原始檔案、學生成績冊、成績單、授課教師意見、學生評語、系部材料、實習手冊、畢業生登記表、派遣報到證、獎懲材料、組織關系、貧困證明、誠信記錄等。使得檔案管理部門和輔導員感到材料種類非常多樣，整理檔案工作非常繁重。

1.2 學生檔案管理沒有配備專業人員

由于學生檔案工作長年沒有被重視，多數工作人員都是兼職，工作主動性不強，也不可能有創造性的發展和深入的研究。沒有按照標準進行登記、立卷、歸檔、錄入、檢索，將檔案管理工作認為是簡單的收發工作，學生檔案利用率低，沒有體現出檔案的真正價值。檔案只是保存在那里，工作人員也就成了“保管員”。

1.3 學生檔案室沒有基本的條件

學生檔案室還是傳統的檔案柜，紙質、照片、錄音、錄像等存放的資料容易損壞，經過長期存放也容易老化。而且整理一次工作量巨大，在工作人員不足的情況下，幾乎是無法完成的事。條件更差一些的高校還沒有學生專用檔案室，有的即使有檔案室，也沒有配備復印機、電腦、攝像機等，不能滿足現代化的需要，不能進行網絡信息的交換。

1.4 檔案信息管理存在安全問題

學生電子檔案的各種私人信息是受國家保密法保護的，學校有義務保護學生的檔案信息安全。但如網絡上的學生身份證和密碼防盜問題、防病毒問題、服務器防火墻、遠程控制、數據備份、災難恢復等問題，高校卻很難解決。

1.5 學生檔案軟件開發不夠

計算機硬件技術的發展比檔案管理軟件方面的開發速度和水平明顯要快很多，尤其是在學生檔案管理軟件方面沒有一個全面、系統的產品。隨著學生檔案信息數量和種類的多樣多變，以及對檔案管理信息化軟件的不斷需求，全國高校聯網共享的檔案管理模式必定取代局域的形式。

2 如何進行學生檔案信息化管理

2.1 重視學生檔案工作

用人單位可以從大學生的檔案，直接看出高校管理水平的高低和學生的綜合素質，無論是高校和大學生自己都必須要認真對待。首先，從硬件方面，高校要給檔案室配備電腦、復印機、傳真機、數碼攝像機等，檔案室應和教育廳、檔案局、其他處室、系部、輔導員、學生建立一個信息互動的電子平臺系統。其次，從制度方面，高校要制定出一定理論水平的規章制度，做到標準化、規范化、系統化、網絡化。例如，學生可以通過身份證或學號，在網上提出申請，經過認證后，登錄電子平臺系統，可以進行查閱學習成績、打印在校證明等事宜。

2.2 加強學生信息電子化錄入管理

2.2.1 檔案信息管理做到分級化

對于學生的基本信息，如姓名、性別、民族、血型、身份證號碼等，應由派出所在學生出生時，一次性錄入并加密鎖定，成為學生電子檔案中永久的信息，任何單位和個人無法修改。在幼兒園、小學、中學、高中到大學，分別由班主任或檔案管理人員整理好數據批量導入每位學生電子檔案中。每個學段結束后加密鎖定，只能查閱不能修改，分別形成固定檔案。畢業生就業后繼續收集人事檔案。這樣分階段收集，錄入的工作量不大，也減少了重復錄入的工作。

2.2.2 內容錄入規范統一化

每個階段的入學和畢業的照片，要求“免冠”、“2M”以內，各類畢業證、英語等級證、計算機證、獎勵證書的電子版，盡量做到內容完整。特別是音樂、美術、體育特長，大學期間的入學培訓、創業培訓、參加社團、各類比賽、社會實踐、誠信記錄等還未收錄到現在的學生檔案中沒有記載。

2.2.3 檔案儲存設備科技化

紙質的檔案、實體材料、照片、錄像等，體積大占用庫房，這些材料也易破損、老化，很難存檔。所以可使用具有壓縮功能，高科技的光盤、U盤、移動硬盤、虛擬網絡硬盤等進行索引存檔。利用電腦查閱檔案的速度增加了幾百倍。

3 配備檔案專業的工作人員

做到檔案的高度信息化管理，專業工作人員顯得特別重要。工作人員要具有檔案專業技能，熟知我國檔案法、文書立卷、信息應用技術、Foxbase數據庫知識、辦公自動化等，不斷提高檔案管理的綜合素質。轉變思想觀念，以服務社會、服務學生為宗旨，充分發揮學生檔案的價值。

4 保障學生信息安全

學生檔案信息化的基礎是運用在網絡平臺上，為了避免信息泄露和丟失，檔案管理必須應用多層安全關口模式。學校應用服務器防火墻、專用網絡（VPN）、電子密碼器、USB Key等，學生以身份證號碼和學生證號認證為第一關，密碼認證為第二關，個人密碼鑰匙為第三關。基本上能夠保正檔案信息的安全。如有特殊需要，還可以用指紋識別、紅外眼膜等更加安全的方式。

5 研究開發檔案管理軟件系統

學生檔案管理軟件開發一定是多個開放端口，建立資源共享適應各種用途的一個平臺。主要服務對象是人力資源部門、教育廳、公安局、檔案局、就業部門、學籍管理、學校就業指導、安全保衛、用人單位、保險公司、學生，各終極用戶端口要能同時進行信息交換。任何用戶只要在一臺能上網的電腦上，就能快速、準確地查閱到所需要的信息。在軟件編程時，信息的錄入和文字的編排采用XML文檔和RTF、TXT格式，照片上傳和圖像掃描采用JPEG、TIFF格式，音頻數據采用MP3、WAV格式，視頻數據采用MPEG、AVI等格式，同時要設計各種模式的轉換，數據統計、自動搜索、打印等功能。信息安全上設置權限管理和密級等級。學生檔案最終也是服務于社會，考慮加上工資、職稱、養老、社保、失業、結婚、生育等模塊。這也是今后檔案管理發展的趨勢。

（安慶醫藥高等專科學校，安徽 安慶 246000）endprint