通信設計企業圖檔信息管理系統的建設探索

江蘇省郵電規劃設計院有限責任公司 劉琳 南京供電公司 何智平

通信設計企業圖檔信息管理系統的建設探索

江蘇省郵電規劃設計院有限責任公司 劉琳 南京供電公司 何智平

摘要：在剖析圖檔現狀問題的基礎上，結合通信工程的設計需求和管理模式，建設了通信設計行業“以電子檔案為主，紙制檔案為輔”的圖檔信息管理系統。該平臺具體目標是：電子打印歸檔、智能整編、百度和淘寶式查詢、圖檔編研，紙質文本銷毀管理等，實現通信設計企業的實物檔案、過程資料、圖書期刊和標準規范等圖文資源的“可收、可管、可用”，實現設計文件“精準采集、自動歸檔、智能整編、多維檢索”等目標。有效保護企業的知識產權，提高設計人員和管理人員的工作效率，提升企業的核心競爭力。

關鍵詞：電子檔案；條形碼；自動采集；智能整編

1　現狀分析

通信設計企業每天都在生產出大量的設計產品，有設計文本、設計藍圖、硫酸紙圖、過程資料等，這些文檔是公司的核心資產。目前檔案管理一般采用雙套制工作模式：紙質產品存檔于檔案室，實行永久保管；電子文檔上傳于項目管理（PM）系統。隨著公司業務量的不斷增加，該模式越來越不能滿足生產管理的需要，主要問題有：

1）檔案庫房空間的需求壓力日益加大，空調、電力等設備費用和運營成本不斷增高；

2）電子檔案是由設計人員手工上傳至PM系統，尤其是硫酸紙圖，無法控制上傳文件的完整性，也無法保證其與出版文件的一致性；

3）項目的查勘紀要、會審紀要和地質勘探報告等過程資料歸檔不及時、不完整；

4）紙質檔案保管時易損壞，紙張易黃、易粘、易脆；

5）資源未得到充分利用，查詢效率低，多人不能同時調閱，不利于設計人員對公司優秀項目設計理念的參考，影響了企業知識的傳承。

明確“以電子檔案為主，紙制檔案為輔”的項目文件歸檔機制，建立一套能涵蓋歷史檔案數字化，貫穿新檔案的出版歸檔、整編、編研、利用和銷毀全過程的管理，同時又基本符合現有實際工作流程的數字化圖檔信息管理系統，成為通信設計企業信息化建設的一項重要工作。

2　項目目標

鑒于市場競爭壓力，節本增效成為企業在競爭中取得優勢的重要因素，圖檔信息管理系統建設的整體目標正是推動公司提高工作質量、縮短設計周期、降低生產成本，從而使企業在市場競爭中處于主導地位。該平臺具體目標是：電子打印歸檔、智能整編、百度和淘寶式查詢、圖檔編研，紙質文本銷毀管理等，實現通信設計企業的實物檔案、過程資料、圖書期刊和標準規范等圖文資源的“可收、可管、可用”，為今后搭建知識管理平臺創造數據條件。

3　系統建設

3.1系統配置

系統新購置2臺服務器，容災方式采用異地主備用，滿足3 000人在線使用的需求，支持500用戶并發。拓撲結構見圖1。

其中：

1）服務器：主頻2.4 GHz處理器，2 TB的磁盤空間，8 GB內存。

操作系統要求：Windows server 2008。

數據庫要求：MS SQL（微軟結構化查詢語言）server 2008 R2。

2）防火墻、VPN（虛擬專用網）服務器、防病毒系統等，利舊。

3.2系統功能

系統采用中望CAD（計算機輔助設計）/server及C/S（客戶機/服務器）結構，系統功能見圖2。

3.2.1基本功能

1）可收：自動采集。

設計人員無需登錄PM上傳成果文件，直接通過在office、CAD里無縫嵌入“電子打印管理”插件，在打印圖檔的同時，系統自動在每套文檔或每張圖紙中加載唯一的條形碼，并將源文件及其關聯信息自動上傳至圖檔信息管理系統的數據庫，并具有斷點續傳的功能，從而實現圖檔資源的“可收”。

2）可管：智能整編。

對于設計文件，檔案人員通過掃描標志型條形碼，每個單項的文件及其字段信息/過程資料會自動按“年份—工程編號—單項編號”歸檔到檔案庫對應的成果文件/過程資料目錄下；

對于圖書期刊，系統支持書刊的封面、扉頁、目次/目錄、正文等按“年份—專業—標準/圖書/期刊”歸檔到書刊庫對應的目錄下。

后期通過補充錄入，實現電子文檔和紙質檔案或紙質書刊的有序存儲，實現圖文檔資源的“可管”。

3）可用：靈活使用。

通過權限管理和搜索集合，保證適當的人、在適當的時間、找到適當的資料。其中主要檢索方式有關鍵字查找、全文索引、擴展查找和邏輯查找等。

另外，做好歷史檔案的數字化入庫和銷毀工作。

3.2.2附加功能

為了更有效提高生產和管理效率，系統實現5項工具功能：自動生成圖表目錄、多張圖紙的.dwg文件和文件夾的批量打印、標準模板檢查、出版結算和標準規范（尤其是強制性文件）按專業的推送。

4　運作流程

在維持設計查勘、編制、審核、審定、出版、分發環節工作模式基礎上，系統對歸檔工作實施了自動化和信息化，并進一步降低相關人員的系統入口數量和減少管理流程內容，其中：

1）設計人員在office/CAD軟件平臺中設計出產品后，直接通過“電子打印管理”插件，觸發成果文件上傳至圖檔管理系統的數據庫，再遵照原有的管理流程，登錄PM系統，無需上傳文檔，直接觸發提交標檢；

2）標檢人員登錄PM系統，在PM中標檢鏈接的成果文件；

3）檔案人員/資料管理員只需登錄圖檔管理系統，實施電子歸檔、實物整編、資料借閱管理；

4）設計人員可以直接在office/CAD或登錄圖檔管理系統，查閱資料；

5）系統管理員登錄圖檔管理系統，定義人員權限和設置標準模板。

整個系統的主要工作流程見圖3。

1）自動采集：審定修改完成后，設計人員直接在office/CAD軟件中操作，系統“自動采集”完成設計成果文件及其關聯信息上傳至圖檔管理系統的數據庫，并關聯鏈接至PM，供標檢人員電子核定。

2）實物交付：存檔的文件均在公司本部出版，由公司本部出版人員在系統上直接打印文件再出版交至檔案人員。其中：經核定的硫酸紙圖打印后，生產部門專人統一實施簽字蓋章工作；允許設計人員此時在硫酸紙圖上做細微修改，要求將經審定后的最新版本的資料重新采集至數據庫。

3）電子歸檔：檔案人員通過掃描標志性條形碼，先后實現設計成果文件、過程資料（主要是前期資料，如項目查勘紀要等）的電子歸檔，然后系統自動向PM系統返回信息，結束PM歸檔流程。

4）實物整編。

成果文件：白圖不掃描；檔案人員批量掃描硫酸紙圖（藍圖不存檔），系統自動標記成“出版”后，補充上傳入對應項目的成果文件庫中。

檔案人員將架位信息錄入對應的文件的實物位置字段，對實物打孔/縫邊，上架歸檔。

過程資料：設計人員提交過程資料（主要是后期資料，如項目會審紀要等、允許繼續補充前期資料）。

電子文件：檔案人員直接上傳至該單項工程的過程資料目錄下。

紙質文件：檔案人員按照“電子掃描”“上傳歸檔”、“錄入架位”“實物上架”的步驟實現其歸檔工作。

5　結束語

通過“圖檔信息管理系統一期工程”的建設，企業實現設計文件“精準采集、自動歸檔、智能整編、多維檢索”等目標，并增加生產工具助手，切實保證了歸檔文件的完整性和可靠性，有效保護了企業的知識產權，充分挖掘提升圖檔的再利用價值，顯著提高著設計人員和管理人員的工作效率，有力提升企業的核心競爭力。在信息時代的今天，檔案管理模式應從以“檔案實體”向以“檔案信息”為中心的轉變，該系統為通信設計企業的圖檔信息化建設提供了首家成功的范例，起著重要的示范作用，并為今后建立大數據環境下的知識管理平臺奠定下堅實的基礎。◆