網絡環境下如何加強學校檔案數字化建設

摘 要 隨著我國社會經濟的不斷發展，互聯網已經成為人們生活中不可或缺的重要組成部分，人們享受著互聯網給人類在信息傳播上帶來的方便，也進一步促進了人類社會的進步。本文主要探討的是網絡環境下如何加強學校檔案數字化建設，希望通過本文的探討，能夠為相關方面的研究提供理論性的參考。

關鍵詞 網絡環境 學校檔案 數字化 檢索系統

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A

How to Strengthen the School Archives Digitization

Construction under the Network Environment

LI Xiangrong

（Zhuhai Vocational School of Polytechnics， Zhuhai， Guangdong 519070）

Abstract With the continuous development of our social economy， the Internet has become an indispensable part of people's life. People are enjoying the Internet brings to the human in information communication convenient， and also further promote the progress of human society. In the article mainly discuss how to strengthen the school archives digitization construction under the network environment， and through this discussion， hope to provide theoretical reference for related research.

Key words network environment； school archives； digitization； retrieval system0 前言

在如今中職學校中，文書檔案的管理已經開始了數字化的建設，進而促進了學校檔案管理的優化和升級，提高了辦事效率，進一步促進了學校的發展。但是，如今的中職學校數字化建設還有待進一步加強。①因此，本文主要通過如下幾個方面對學校檔案的數字化建設進行具體的分析和探討。首先，我們探討了中職學校檔案數字化建設的現狀，其次，我們介紹了如何能夠進一步地加強中職學校的檔案數字化建設。下面就對上述的這兩方面進行具體的分析和介紹。

1 中職學校檔案數字化建設的現狀分析

隨著社會經濟的不斷發展，國家對于學校資金扶持力度也越來也大，在如今的中職學校，計算機已經得到了廣泛的普及，并且建立的現代化的校園網絡，不僅方便了學生的學習，教師的辦公，也方便了學校對檔案等方面的管理。學校通過各種應用系統的建立進而也為學校的檔案管理提供了更為先進的管理理念。數字化建設為各種資源的共享提供了更為先進的智力支撐。②學校檔案的數字化建設也為圖書館提供了更為有效的信息服務。但是，學校的檔案數字化建設還不夠完善，還需要進一步加強，下面就對如何加強學校檔案數字化建設措施進行具體的分析和介紹。

2 加強學校檔案數字化建設

2.1 加強網上檔案信息資源的建設

資源是進行檔案數字化建設的重要基礎。因此，首先需要加強學校的檔案信息資源的建設。如果信息資源不足的話，那么網絡就好比是無水之源和無本之木。中職學校應該根據本學校自身的特點與網絡的特點，進行取長補短，根據自己學校欠缺的資源相應地進行補充，進而達到既不浪費投資也使網絡資源豐富的效果，進而充分發揮中職學校檔案的作用，促進學校檔案數字化建設。③另外，中職學校還應該對本學校的檔案資源進行多層次的開發和利用，進而把學校靜態的狀態進行激活，進而使學校的檔案知識、情報能夠最大限度地被利用和開發。就目前的中職學校的檔案數字化建設的情況來看，對于信息資源的建設非常的不足，因此，需要引起相關部門的高度重視，進一步開發學校的檔案資源，為中職學校的檔案數字化建設奠定良好的基礎。

2.2 建立高效的網絡檔案信息的檢索系統

中職學校在加強了網上檔案的信息資源的建設之后，其最終的目標是為了實現高效和快捷的信息檢索的功能。因此，在我們進行信息資源的建設是為了完善信息檢索功能進行鋪墊。中職學校只有建立完善的網絡檔案信息的檢索系統，學校的檔案信息化的建設才能更加有意義。就目前中職學校檔案信息檢索系統的建設來看，還存在著諸多的問題，像：系統的檢索功能，只適合于學校的局域網信息組織的管理技術和方法，還有就是在本校的網絡環境下對于信息的使用權限的設定方面等等都存在著一定的問題。④因此，首先應該解決好技術上的銜接的問題，進而實現中職學校的檔案信息檢索系統的高質量的服務，為廣大的使用者提供便利和優質的服務。

2.3 建立統一的檔案數據庫

中職學校要想進一步強化本學校的檔案數字化建設，還應該建立統一的檔案數據庫，這也是在如今網絡時代對學校檔案數字化建設的一個基本要求。因此，中職學校應該利用現代化的技術建立統一的檔案數據庫。就目前中職學校的檔案建設來看，很多中職學校的檔案室沒有建立起對檔案的數據管理，檢索查詢，整理編目，系統維護和實體管理等方面統一的管理標準，也沒有將學校的檔案應用軟件自成一體。很多應用程序與學校的檔案管理嚴重脫節，缺乏應有的文件歸檔的理念，當需要檢索的時候，其檢索功能卻不能完全滿足實際的需要。⑤因而無法為中職學校檔案的管理提供現代化的管理手段和管理的模式。因此，中職學校應該建立統一的檔案數據庫，并且應用先進的設備和先進的技術，選擇安全可靠的數據平臺。在應用系統的選擇上，可以應用一些能夠讀取標準的數據庫和具有多媒體功能的語言平臺，進而將學校檔案數據庫的建設與常規的檔案管理工作進行有機的結合，確保整個學校數據庫的實用性。

2.4 建立檔案數字化信息網站

中職學校進行檔案的數字化建設，其最主要的目的就是為了能夠實現信息資源的共享，并且能夠將信息資源在網絡上進行傳播。因此，中職學校應該建立檔案數字化的信息網站。在進行網站的數字化建設的過程中，首先做好網站的相關規劃，并且需要認真地考慮學校的檔案的哪些內容可以進行網上開放，哪些檔案內容不可以進行網絡上開放，還有就是哪些檔案的內容是無償的，而哪些是有償的等等，做好這些規劃是非常地有必要的。⑥其次，應該制作好網頁，科學地組織信息資源，并且連接到數據庫，掛接檢索系統等等，進而建立反饋和通信機制。最后，中職學校還應該建立有效的網站安全管理的機制和網站維護的機制。

2.5 進一步加強隊伍建設

中職學校要想進一步加強學校檔案的數字化建設，其關鍵是進行人才隊伍的建設。由于檔案的數字化建設的自身特點，因此，需要高科技的人才進行技術上的支持，這也對中職學校的檔案建設提出了更高的要求。在實踐中我們了解到，中職學校只有進一步加強本學校的檔案數字化人才的建設，才能夠使學校的檔案數字化工作迅速發展起來，并且朝著一個正確的方向進行。只有這樣才能夠滿足學校的檔案數字化建設。但是，就目前的中職學校檔案數字化建設的人才隊伍來看，很多中職學校的檔案部門都缺乏高技術的人才，并且對于檔案的管理和檔案的信息處理的復合型人才更是屈指可數，很多的中職學校的檔案數字化處理人員的技術水平非常低，而且是中職學校的技術人才隊伍不夠穩定，人才流失非常嚴重。因此，中職學校應該有計劃和有組織地進行人才的培養和培訓工作，進而使其能夠進一步掌握信息技術的新知識以及具備應用信息技術的新技能，并在薪資待遇上給予適當的扶持，進而形成最佳的中職學校的檔案數字化人才隊伍結構。并且在管理上，還應該開展各種各樣的激勵機制，以增強中職學校的檔案人員的活力。

注釋

① 王洪敏.高校檔案數字化的重要性及其建設[J].阜陽師范學院學報（社會科學版），2005（4）.

② 郭燕輝.高校檔案管理數字化建設探究[J].中州大學學報，2008（3）.

③ 李清華.淺談高校檔案數字化[J].赤峰學院學報（自然科學版），2008（10）.

④ 趙慧玉.淺析網絡信息化進入高校檔案管理[J].山東紡織經濟，2010（8）.

⑤ 汪孔德，童兆勝.與時俱進 同步發展——關于當前高校檔案工作的幾點認識[J].池州師專學報，2003（6）.

⑥ 周蕾.淺談高校電子圖片檔案的管理和利用[J].科技資訊，2006（35）.