網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何加強學校檔案數(shù)字化建設(shè)

摘 要 隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的重要組成部分，人們享受著互聯(lián)網(wǎng)給人類在信息傳播上帶來的方便，也進一步促進了人類社會的進步。本文主要探討的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何加強學校檔案數(shù)字化建設(shè)，希望通過本文的探討，能夠為相關(guān)方面的研究提供理論性的參考。

關(guān)鍵詞 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 學校檔案 數(shù)字化 檢索系統(tǒng)

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A

How to Strengthen the School Archives Digitization

Construction under the Network Environment

LI Xiangrong

（Zhuhai Vocational School of Polytechnics， Zhuhai， Guangdong 519070）

Abstract With the continuous development of our social economy， the Internet has become an indispensable part of people's life. People are enjoying the Internet brings to the human in information communication convenient， and also further promote the progress of human society. In the article mainly discuss how to strengthen the school archives digitization construction under the network environment， and through this discussion， hope to provide theoretical reference for related research.

Key words network environment； school archives； digitization； retrieval system0 前言

在如今中職學校中，文書檔案的管理已經(jīng)開始了數(shù)字化的建設(shè)，進而促進了學校檔案管理的優(yōu)化和升級，提高了辦事效率，進一步促進了學校的發(fā)展。但是，如今的中職學校數(shù)字化建設(shè)還有待進一步加強。①因此，本文主要通過如下幾個方面對學校檔案的數(shù)字化建設(shè)進行具體的分析和探討。首先，我們探討了中職學校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，其次，我們介紹了如何能夠進一步地加強中職學校的檔案數(shù)字化建設(shè)。下面就對上述的這兩方面進行具體的分析和介紹。

1 中職學校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，國家對于學校資金扶持力度也越來也大，在如今的中職學校，計算機已經(jīng)得到了廣泛的普及，并且建立的現(xiàn)代化的校園網(wǎng)絡(luò)，不僅方便了學生的學習，教師的辦公，也方便了學校對檔案等方面的管理。學校通過各種應(yīng)用系統(tǒng)的建立進而也為學校的檔案管理提供了更為先進的管理理念。數(shù)字化建設(shè)為各種資源的共享提供了更為先進的智力支撐。②學校檔案的數(shù)字化建設(shè)也為圖書館提供了更為有效的信息服務(wù)。但是，學校的檔案數(shù)字化建設(shè)還不夠完善，還需要進一步加強，下面就對如何加強學校檔案數(shù)字化建設(shè)措施進行具體的分析和介紹。

2 加強學校檔案數(shù)字化建設(shè)

2.1 加強網(wǎng)上檔案信息資源的建設(shè)

資源是進行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。因此，首先需要加強學校的檔案信息資源的建設(shè)。如果信息資源不足的話，那么網(wǎng)絡(luò)就好比是無水之源和無本之木。中職學校應(yīng)該根據(jù)本學校自身的特點與網(wǎng)絡(luò)的特點，進行取長補短，根據(jù)自己學校欠缺的資源相應(yīng)地進行補充，進而達到既不浪費投資也使網(wǎng)絡(luò)資源豐富的效果，進而充分發(fā)揮中職學校檔案的作用，促進學校檔案數(shù)字化建設(shè)。③另外，中職學校還應(yīng)該對本學校的檔案資源進行多層次的開發(fā)和利用，進而把學校靜態(tài)的狀態(tài)進行激活，進而使學校的檔案知識、情報能夠最大限度地被利用和開發(fā)。就目前的中職學校的檔案數(shù)字化建設(shè)的情況來看，對于信息資源的建設(shè)非常的不足，因此，需要引起相關(guān)部門的高度重視，進一步開發(fā)學校的檔案資源，為中職學校的檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案信息的檢索系統(tǒng)

中職學校在加強了網(wǎng)上檔案的信息資源的建設(shè)之后，其最終的目標是為了實現(xiàn)高效和快捷的信息檢索的功能。因此，在我們進行信息資源的建設(shè)是為了完善信息檢索功能進行鋪墊。中職學校只有建立完善的網(wǎng)絡(luò)檔案信息的檢索系統(tǒng)，學校的檔案信息化的建設(shè)才能更加有意義。就目前中職學校檔案信息檢索系統(tǒng)的建設(shè)來看，還存在著諸多的問題，像：系統(tǒng)的檢索功能，只適合于學校的局域網(wǎng)信息組織的管理技術(shù)和方法，還有就是在本校的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對于信息的使用權(quán)限的設(shè)定方面等等都存在著一定的問題。④因此，首先應(yīng)該解決好技術(shù)上的銜接的問題，進而實現(xiàn)中職學校的檔案信息檢索系統(tǒng)的高質(zhì)量的服務(wù)，為廣大的使用者提供便利和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.3 建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫

中職學校要想進一步強化本學校的檔案數(shù)字化建設(shè)，還應(yīng)該建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，這也是在如今網(wǎng)絡(luò)時代對學校檔案數(shù)字化建設(shè)的一個基本要求。因此，中職學校應(yīng)該利用現(xiàn)代化的技術(shù)建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫。就目前中職學校的檔案建設(shè)來看，很多中職學校的檔案室沒有建立起對檔案的數(shù)據(jù)管理，檢索查詢，整理編目，系統(tǒng)維護和實體管理等方面統(tǒng)一的管理標準，也沒有將學校的檔案應(yīng)用軟件自成一體。很多應(yīng)用程序與學校的檔案管理嚴重脫節(jié)，缺乏應(yīng)有的文件歸檔的理念，當需要檢索的時候，其檢索功能卻不能完全滿足實際的需要。⑤因而無法為中職學校檔案的管理提供現(xiàn)代化的管理手段和管理的模式。因此，中職學校應(yīng)該建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，并且應(yīng)用先進的設(shè)備和先進的技術(shù)，選擇安全可靠的數(shù)據(jù)平臺。在應(yīng)用系統(tǒng)的選擇上，可以應(yīng)用一些能夠讀取標準的數(shù)據(jù)庫和具有多媒體功能的語言平臺，進而將學校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與常規(guī)的檔案管理工作進行有機的結(jié)合，確保整個學校數(shù)據(jù)庫的實用性。

2.4 建立檔案數(shù)字化信息網(wǎng)站

中職學校進行檔案的數(shù)字化建設(shè)，其最主要的目的就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的共享，并且能夠?qū)⑿畔①Y源在網(wǎng)絡(luò)上進行傳播。因此，中職學校應(yīng)該建立檔案數(shù)字化的信息網(wǎng)站。在進行網(wǎng)站的數(shù)字化建設(shè)的過程中，首先做好網(wǎng)站的相關(guān)規(guī)劃，并且需要認真地考慮學校的檔案的哪些內(nèi)容可以進行網(wǎng)上開放，哪些檔案內(nèi)容不可以進行網(wǎng)絡(luò)上開放，還有就是哪些檔案的內(nèi)容是無償?shù)模男┦怯袃數(shù)牡鹊龋龊眠@些規(guī)劃是非常地有必要的。⑥其次，應(yīng)該制作好網(wǎng)頁，科學地組織信息資源，并且連接到數(shù)據(jù)庫，掛接檢索系統(tǒng)等等，進而建立反饋和通信機制。最后，中職學校還應(yīng)該建立有效的網(wǎng)站安全管理的機制和網(wǎng)站維護的機制。

2.5 進一步加強隊伍建設(shè)

中職學校要想進一步加強學校檔案的數(shù)字化建設(shè)，其關(guān)鍵是進行人才隊伍的建設(shè)。由于檔案的數(shù)字化建設(shè)的自身特點，因此，需要高科技的人才進行技術(shù)上的支持，這也對中職學校的檔案建設(shè)提出了更高的要求。在實踐中我們了解到，中職學校只有進一步加強本學校的檔案數(shù)字化人才的建設(shè)，才能夠使學校的檔案數(shù)字化工作迅速發(fā)展起來，并且朝著一個正確的方向進行。只有這樣才能夠滿足學校的檔案數(shù)字化建設(shè)。但是，就目前的中職學校檔案數(shù)字化建設(shè)的人才隊伍來看，很多中職學校的檔案部門都缺乏高技術(shù)的人才，并且對于檔案的管理和檔案的信息處理的復合型人才更是屈指可數(shù)，很多的中職學校的檔案數(shù)字化處理人員的技術(shù)水平非常低，而且是中職學校的技術(shù)人才隊伍不夠穩(wěn)定，人才流失非常嚴重。因此，中職學校應(yīng)該有計劃和有組織地進行人才的培養(yǎng)和培訓工作，進而使其能夠進一步掌握信息技術(shù)的新知識以及具備應(yīng)用信息技術(shù)的新技能，并在薪資待遇上給予適當?shù)姆龀郑M而形成最佳的中職學校的檔案數(shù)字化人才隊伍結(jié)構(gòu)。并且在管理上，還應(yīng)該開展各種各樣的激勵機制，以增強中職學校的檔案人員的活力。

注釋

① 王洪敏.高校檔案數(shù)字化的重要性及其建設(shè)[J].阜陽師范學院學報（社會科學版），2005（4）.

② 郭燕輝.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)探究[J].中州大學學報，2008（3）.

③ 李清華.淺談高校檔案數(shù)字化[J].赤峰學院學報（自然科學版），2008（10）.

④ 趙慧玉.淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進入高校檔案管理[J].山東紡織經(jīng)濟，2010（8）.

⑤ 汪孔德，童兆勝.與時俱進 同步發(fā)展——關(guān)于當前高校檔案工作的幾點認識[J].池州師專學報，2003（6）.

⑥ 周蕾.淺談高校電子圖片檔案的管理和利用[J].科技資訊，2006（35）.